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Sete dicas para a videoconferência

Um passo-a-passo para iniciantes. Como escolher o melhor sistema para suas necessidades e integrá-lo à sua infra-estrutura

Por Al Sacco

31/07/2007 às 11h55

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Nos últimos cinco anos, a oferta de sistemas de videoconferência tem aumentado consideravelmente. Mas, antes de comprar um, você precisa ter uma idéia clara dos seus objetivos, de como integrar o sistema à sua infra-estrutura e os efeitos potenciais na sua rede.
1 – Como usar o sistema de videoconferência
Decida quem são os usuários e que tipo de sistema quer. Ele será usado para simples reuniões cara-a-cara entre executivos? Se o sistema for para chats, você não precisa do que tem a mais alta resolução. Sai mais barato e fácil usar webcams com aplicações de mensagens instantâneas.
Com quantas localidades você quer se conectar simultaneamente? Estas localidades estão dentro ou fora da sua rede de proteção? Que equipamentos os interlocutores usarão e qual a segurança tecnológica deles?
É improvável que uma webcam padrão funcione num sistema padrão de videoconferência (H323), a menos que você adquira uma aplicação de terceiros. Você pode encontrar as ferramentas para fazer uma webcam funcionar desta maneira, mas ela possivelmente vai deixar a desejar.
Uma opção, necessária para algumas pessoas, mas irrelevante para outras, é compartilhar telas e apresentações de um PC. Você usará o sistema de maneira colaborativa, com muitas partes comunicáveis, ou assistir uma apresentação central (como uma aula em que um professor instruiu um certo número de alunos ao mesmo tempo). Ou serão conversas reservadas?
Determine a qualidade de vídeo necessária. Se você pretende usar o sistema com freqüência para encontros cara-a-cara, este pode ser um bom negócio. A alta definição elimina os pontilhados e evita os borrões, comuns aos sistemas tradicionais de videoconferência, e torna a videoconferência mais real.
Mesmo se você optar pela webcam simples, não espere que o processo acontece de maneira fácil. Como descobrimos, cada cliente tem uma relação diferente com a videoconferência e gosta de adequá-lo aos recursos que já utiliza, seja Messenger, AOL IM, Yahoo ou Skype, nomes diferentes para a mesma coisa.  E é aí que a coisa pega. Alguns só trabalham com áudio, outros só vídeo.

2 – Saiba onde você vai usar seu sistema de videoconferência
Outro passo é a mobilidade. Para muitos usuários, o sistema pode ser instalado em uma sala que é dedicada apenas à videoconferência. Outros precisam que esteja disponível em diferentes locais. 
Considerando os fatores que podem interferir na experiência da videoconferência, a localização ideal é um lugar neutro, com poucas distrações e movimentação.
Evite salas muito iluminadas ou onde a luz atinja diretamente os participantes da webconferência. Salas com iluminação natural são melhores. Coloque a câmera sobre o monitor, a dois ou três passos dos participantes. Você precisará de um espaço que possa comportar mesa e cadeiras, onde as pessoas vão se sentar à distância correta da câmera. Sua sala de conferência já tem um sistema de som? Em caso afirmativo, você pretende integrar a videoconferência ao sistema de som que já existe? 

3 – Defina quanto você vai investir
Comprar e instalar um sistema novo de videoconferência pode ser um investimento caro. Os sistemas inteiramente customizados em HD chegam a custar milhares de dólares. Os sistemas tradicionais, baseados em desktop, não pesarão muito no orçamento, a menos que você queria distribuí-lo em grande escala dentro da empresa. A videoconferência tradicional e a comunicação por vídeo em alta definição são coisas bem diferentes. Aprender antes se a definição de 352 pixels por 288 linhas oferecidas pelos sistemas tradicionais satisfarão suas necessidades ou serão precisos 1080 por 720 de um HD. É também uma idéia boa calcular os custos associados com as atividades que você planeja substituir ou realçar com a videoconferência. O custo que você pretende limar serve também para medir seu ROI futuro.

4 – Faça uma lista dos vendedores
Depois de pesquisar, faça uma lista dos vendedores que dispõem dos sistema que você precisa. Muitos oferecem uma espécie de test-drive antes da tomada de decisão final. Aproveite para ver a performance do sistema e as maneiras de integrá-lo à sua infra-estrutura. Segue uma lista de fornecedores: Cisco, Codian, Emblaze-VCON, Hewlett-Packard, LifeSize, Polycom, Sony, Tandberg.
Algumas coisas a serem testadas: disponibilidade de ligação (com que freqüência as chamadas são perdidas no meio da conversa?), qualidade de áudio e vídeo, facilidade de uso (o quão simples é a interface de navegação?), como o sistema se integra com a infra-estrutura existente, que componentes adicionais são necessários?

5 – Saiba que rede usar
Você deve ter uma boa idéia das organizações e pessoas com quem pretende realizar teleconferências para descobrir se tem cobertura de área ou não. Por enquanto, se você escolher uma rede digital integrada (ISDN) ou de IP, assegure-se que é válida nas regiões com as quais deseja se conectar.
Considere os custos para esta adequação no valor total. A rede ISDN costuma ser considerada o padrão para as videoconferências. Porém, a IP é mais barata e acessível, além de ser mais segura.
Você também deve se assegurar que toda a configuração atenderá o CEO quando ele precisar de videoconferência. Para isso, cheque a capacidade necessária.

6 – Prepare-se para trabalhar com mais segurança
Para uma comunicação de sucesso por vídeo, você precisa abrir as portas certas dentro do seu esquema de segurança. Isto significa que terá que trabalhar lado a lado com o "garoto da segurança". Permitir a troca de vídeos com segurança pode ser simples com o uso das ferramentas corretas e com o suporte do fornecedor para guiá-lo no processo.

7 – Conheça as recomendações para videoconferência
Você estará a salvo se aprender algumas lições básicas de codificação e decodificação de áudio e vídeo. Para acessar algumas recomendações globais que podem ser bastante úteis, clique no link:

Videoconferencing Standards (PDF) from Tandberg http://www.tandberg.com/collateral/white_papers/whitepaper_Videoconferencing_standards.pdf

Major Videoconferencing Standards from the U.S. Naval Postgraduate School
http://web.nps.navy.mil/~seanet/Distlearn/chp3.htm

Videoconferencing Standards and Terminology from TeamSolutions.co.uk
http://www.teamsolutions.co.uk/tsstds.html

Videoconferencing Standards from Wikipedia
http://en.wikipedia.org/wiki/Videoconferencing#Standards

Videoconferencing Standards from Linktionary
http://www.linktionary.com/v/videoconferencing.html

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