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Vai contratar à distância? 5 dicas para integração remota da TI
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Vai contratar à distância? 5 dicas para integração remota da TI

Se você está contratando durante a pandemia, o onboarding pode ser complicado. Líderes de TI compartilham conselhos para contratações à distância

Sarah K. White, CIO (EUA)

17/07/2020 às 8h00

Foto: Adobe Stock

A pandemia da Covid-19 impactou a maneira como realizamos o trabalho, com funcionários de todo o mundo trabalhando remotamente. E, enquanto algumas empresas estão demitindo trabalhadores ou fechando suas portas, outras se viram em dificuldades de contratação, lutando para recrutar e integrar trabalhadores suficientes para atender às crescentes demandas.

Se sua empresa está enfrentando a necessidade de novos talentos durante a pandemia, você pode estar se perguntando como integrar novos funcionários remotamente. Como você não pode fazer novas contratações para cuidar da integração e do treinamento, precisará ser criativo para garantir que os novos funcionários se acostumem às suas funções desde o primeiro dia e se sintam parte da equipe.

Aqui estão cinco dicas para causar uma boa primeira impressão em seus novos contratados on-line.

Automatize o que puder

A automação é a maneira mais fácil de aliviar tarefas mundanas, minimizar a papelada e obter novas contratações de todas as informações necessárias sem problemas. Kirsten Wolberg, CTO da DocuSign, diz que sua equipe utiliza o Slackbots para reduzir alguns dos primeiros dias que podem ocorrer com a papelada, documentos integrados e apresentações de novos contratados.

Quando um novo contratado faz login no Slack, ele é configurado automaticamente com os canais necessários do Slack para sua função. Cada canal inclui documentação relevante e necessária para sua função ou departamento e também fornece acesso a membros da equipe que podem responder perguntas. Há também um Slackbot que introduz automaticamente novas contratações para a empresa após o preenchimento de um pequeno questionário. Isso dá às pessoas a oportunidade de conhecer um novo contratado e se apresentar no chat.

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Se ainda não estiver, certifique-se de colocar toda a documentação e conteúdo de integração on-line e na nuvem o mais rápido possível. Isso torna toda a documentação importante facilmente acessível para que novos contratados possam encontrar rapidamente o que estão procurando. Verifique se você possui canais do Slack, ou algo semelhante, claramente definidos e que possam atuar como um recurso fácil para novos contratados quando eles precisam revisar processos ou entrar em contato com alguém de um departamento específico.

Planejar barreiras

De acordo com Miles Ward, CTO da SADA Systems, a empresa contrata trabalhadores remotos há mais de 15 anos - mas, no passado, novos funcionários eram levados de avião para a sede para integração e treinamento. Durante o período no escritório, o departamento de TI configurava o hardware no local. Mas, devido à Covid-19, não é mais possível realizar novas contratações, portanto, o processo ficou totalmente on-line. E, com tempos imprevisíveis de remessa, a equipe de Ward passou a manter o estoque em casa com o pessoal de TI responsável pela integração.

“Foi muito mais fácil para nós e mais confiável manter o estoque em casa com os líderes de TI responsáveis por esses diferentes grupos de nossa equipe. Eles são capazes de configurar tudo e configurar da maneira que eles gostam lá e depois empacotar tudo como uma única remessa que vai para o funcionário”, diz Ward.

Na caixa de boas-vindas, eles também incluem camisetas, adesivos e outros artigos de marca corporativa para ajudar os novos contratados a se sentirem parte da cultura desde o primeiro dia, mesmo que não possam estar no escritório. A equipe de Ward também prepara e manda entregar aos novos contratados uma caixa de lanches em substituição aos oferecidos nas cozinhas dos escritórios. Esses pequenos detalhes podem ajudar a compensar a mudança na integração. Embora você não possa envolver fisicamente os funcionários na cultura da empresa, há pequenas coisas que você pode fazer para tornar a experiência de integração remota mais envolvente.

Toque nas suas ferramentas atuais

Se você está on-line com seu processo de integração, convém usar sua força de trabalho remota atual para ver quais ferramentas funcionam melhor para funcionários que já trabalham remotamente. Escolha uma plataforma padronizada para comunicação e tente escolher algo com o qual as pessoas estejam mais familiarizadas - como Slack ou G Suite. Isso pode ajudar a minimizar a curva de aprendizado quando você chama um novo funcionário, principalmente se ele não tiver a vantagem de treinar pessoalmente em novos sistemas ou hardware.

Avon Puri, CIO da Rubrik, diz que sua equipe considerou valioso confiar em ferramentas populares como Salesforce, Slack e G Suite, porque a maioria das novas contratações no setor de tecnologia já trabalha com essas ferramentas em outras empresas. Você enfrentará menos dores de cabeça se adotar ferramentas populares da nuvem, em vez de um sistema de software exclusivo ou de nicho, pois a curva de aprendizado será menor. Os novos contratados de TI poderão começar a operar mais rapidamente sem serem treinados em diferentes ferramentas.

O logon único (SSO) é outra maneira de facilitar a vida da integração de seus novos funcionários de TI. Você pode automatizar facilmente o processo de SSO, para que os funcionários sejam automaticamente inscritos nos sistemas certos de que precisam para realizar seu trabalho. O uso dessas ferramentas já implementadas no local de trabalho pode ajudar a facilitar a transição para a integração remota.

Mostre a cultura da sua empresa

Wolberg diz que a DocuSign fez a transição para contratação remota e integração de uma a duas semanas antes de Seattle e São Francisco emitirem pedidos de isolamento social. Sabendo que grande parte do processo de entrevista está dando aos candidatos uma ideia da cultura do escritório, Wolberg e sua equipe passaram pelo escritório tirando vídeos e fotos para mostrar aos novos contratados onde eles algum dia trabalhariam.

“Também tentamos trazer o máximo de nós possível para as entrevistas, falando muito mais e realmente articulando o que é único e especial culturalmente sobre a organização. E tentando colocar em palavras esses intangíveis para ajudar a descrever para um funcionário como é trabalhar na DocuSign”, diz Wolberg.

A equipe de Wolberg também participa de sessões de dança de 10 minutos por meio de bate-papo por vídeo, o que alivia o estresse e dá aos novos contratados uma plataforma informal para se relacionar com colegas de trabalho. A empresa também organiza reuniões "Ask Me Anything" que oferecem a todos a oportunidade de fazer perguntas, colocar rostos em nomes e aprender mais sobre a organização.

Existem várias maneiras de mostrar sua cultura corporativa, por exemplo, Ward diz na SADA que eles praticamente comemoraram o Pride, organizaram programas de culinária e realizaram outros eventos que normalmente aconteciam no escritório. A esperança é que isso ajude os funcionários atuais a se envolverem com a empresa, mesmo estando remotos, e possa dar aos novos contratados a chance de entender o que é a SADA e como eles se encaixam na cultura.

Deixe uma boa primeira impressão

Considere o seu processo de integração como a primeira impressão da sua empresa. Você deseja receber novos funcionários remotos com uma experiência perfeita ao entrar no trabalho no primeiro dia. A equipe de Wolberg coloca os funcionários na cultura do escritório a partir do momento em que inicializam o laptop emitido pela empresa. As telas de carregamento incluem informações sobre a DocuSign e, à medida que o computador se configura, vídeos sobre como trabalhar na DocuSign reproduzem para o novo funcionário.

Pequenos toques como esse podem ajudar os funcionários a se sentirem engajados desde o primeiro dia e criar um senso da cultura da empresa. Você deseja garantir que os novos contratados sintam que fizeram a escolha certa ao aceitar sua oferta de emprego. Pode ser difícil para os profissionais de tecnologia sentirem-se entusiasmados com o novo cargo, caso tenham um processo de integração bagunçado ou estressante.

"Eu acho que você tem que estar muito consciente disso, porque é importante que você tenha [seu processo de integração] otimizado e sem atritos ao máximo possível, para que seus novos contratados sintam 'tudo bem, eu fiz a coisa certa'", diz Wolberg.

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