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Use ferramentas Lean Kanban para aumentar a transparência

Sem transparência, os gestores e companheiros de equipe serão obrigados a ficar te perguntando sobre o seu trabalho o tempo todo

Daniel Alfenas *

03/04/2018 às 7h21

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Como esperar que seus companheiros tomem boas decisões
sobre o trabalho se eles não são capazes de visualizar tudo o que está
acontecendo? Como podemos esperar que um gestor perceba os desvios de
padrão no fluxo e trabalhe para corrigi-los? Somente escutando a
reclamação das pessoas? É como se, em um jogo de futebol, um jogador
tivesse que cruzar uma bola para a área sem saber a localização dos seus
companheiros, e depois ficasse reclamando que eles não estavam no lugar
combinado enquanto o outro reclama que ele não jogou a bola no lugar
certo. Essa estratégia é conhecida no mundo da bola como ‘chuveirinho’.
Geralmente é usada em momentos de desespero, quando o time está perdendo
e o tempo da partida se esgotando. Costuma dar errado na maioria das
vezes.

Para fugir do ‘chuveirinho’, uma das principais ferramentas é o método Lean Kanban
aplicado no mundo todo para definir, gerenciar e melhorar serviços que
entregam produtos de software (na verdade, ele serve para qualquer
trabalho do conhecimento). Ele é facilmente caracterizado por três
itens:

· Comece com o que você faz agora - respeite os processos, papeis, títulos existentes

· Torne o fluxo de trabalho visível com um quadro Kanban

· Procure a melhoria contínua dos serviços de forma evolucionária: um pouco de cada vez.


outros princípios importantes no Kanban, como o foco no cliente e o
incentivo à liderança em todos os níveis, mas o que o diferencia mais de
outros métodos de trabalho são os itens acima. Para que eles funcionem
bem, existem algumas premissas, ou valores, que devem ser respeitados
por todos, mas antes de tudo é preciso aprofundar o conhecimento sobre
uma delas em especial: a transparência. A crença de que compartilhar informação abertamente melhora o fluxo de valor de negócio.

Lean

Na
prática, ao falarmos sobre transparência quando trabalhamos com
desenvolvimento de software, o que estamos querendo dizer é que:

-  Todo o trabalho em andamento está visível em um quadro Kanban. Quer
seja aguardando em fila, "em progresso" de fato, ou "bloqueado" (dizemos
que o cartão está no “purgatório” quando bloqueado, pagando os seus
pecados por não ser bem comportado). E mais: é possível saber quem está
trabalhando ou trabalhou com o cartão e os tempos que os cartões levaram
até ficarem prontos. Se o Kanban não reflete essas coisas, então você
não está sendo transparente.

-  Todas as demandas de trabalho para a
sua equipe/serviço estão visíveis, incluindo todos os itens que definem
o escopo: documentos, propostas, mapas de história, backlogs. É claro
que se o cliente exigiu sigilo relativo a algum assunto específico, isso
deve ser levado a sério.

-  Todo o trabalho já finalizado, mas não
aceito pelo cliente - seria legal se ele fizesse parte do fluxo de
trabalho do Kanban, mas nem sempre é o caso. Algumas vezes, o processo
de homologação não é controlado por quem desenvolve: ele entrega o
código-fonte para outra parte, e daí em diante não tem mais visão do
fluxo até ser acionado pelo cliente. Se você puder mudar isso, mude!

- Todos os itens já aceitos e finalizados.

Sem
transparência, os gestores e companheiros de equipe serão obrigados a
ficar te perguntando sobre o seu trabalho o tempo todo. No Lean,
chamamos de jidoka essa visualização clara de modo que qualquer coisa
que atrapalhe ou perturbe o fluxo de trabalho seja percebida e corrigida
imediatamente.

Sinalizar o seu trabalho através de cartões requer
disciplina e mudança de hábito, mas é muito rápido de ser feito. Uma
vez habituados, é irrelevante o tempo gasto sinalizando com cartões.

Não
há como evoluir a maturidade do seu fluxo de serviço sem transparência.
Com jidoka, podemos começar a discutir as melhorias reais da equipe de
forma objetiva, baseada em dados, buscando a causa raiz e melhorando
indicadores que realmente importam: entregas mais rápidas, maior
faturamento, maior previsibilidade e maior satisfação do cliente. Mas
este é assunto para um outro artigo.

Podemos contar com você para que sua equipe busque mais transparência?


(*) Daniel
Alfenas é mestre em engenharia de computação e enterprise Agile Coach
na 7COMM, e especialista em Kanban e Lean para desenvolvimento de
software

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