Cinco tarefas que ficam mais fáceis com a gestão eletrônica de documentos

As empresas com grande fluxo de funcionários têm multiplicado o número de documentos a serem preenchidao, cadastrados e arquivados pelo departamento de Recursos Humanos. O controle dessa papelada exige muita organização e espaço físico disponível, mas ainda assim a busca por um registro durante uma atualização ou demissão pode levar um tempo considerável.

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma ferramenta fundamental para a otimização deste processo, entenda como:

- Armazenamento: Arquivo morto ocupa espaço e custa caro para ser mantido. As impressoras multifuncionais podem digitalizar e armazenar uma série de documentos trabalhistas em um servidor na nuvem, reaproveitando o espaço físico para outras funções.

- Localização: Para atualizar documentos de um colaborador promovido, que sai de férias ou é demitido, o funcionário do RH pode levar minutos ou até mesmo horas diante de pastas e gavetas. Os arquivos digitais são encontrados no servidor em questão de três segundos, como uma busca no Google.

- Controle: O administrador da rede tem uma visão geral de permissões por colaborador e histórico de acessos. Se um arquivo sumir da pasta, o responsável pelo sistema consegue verificar quem foi o último a abrir, alterar ou excluir. O GED pode também controlar e reduzir gastos, a partir do gerenciamento de impressões, respeitando filtros de permissão por trabalhos ou funcionários.

- Conservação: O armazenamento virtual previne a perda de arquivos em incêndios, deterioração por umidade, por insetos ou mera desorganização. Qualquer falta pode ser recuperada com restauração de backups.

- Descarte: Os arquivos físicos são mantidos pelas empresas por até cinco anos após a saída de um funcionário. Com o GED, o administrador, no ato da digitalização ou a qualquer atualização pode estabelecer uma data para a exclusão automática do documento, a fim de liberar o espaço do servidor.

(*) Rodrigo Reis é Diretor Comercial e Sócio da Reis Office