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10 segredos obscuros da automação de processos robóticos para repensar o RPA
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10 segredos obscuros da automação de processos robóticos para repensar o RPA

RPA promete simplificar os fluxos de trabalho. Mas, por trás das grandes vitórias, espreitam questões ocultas que valem a pena abordar

Peter Wayner, CIO (EUA)

28/01/2021 às 11h00

Foto: Adobe Stock

Toda boa história de ficção científica tem pelo menos um mordomo robô, um gênio que tudo sabe e que tudo vê, que pode fazer todos os nossos problemas desaparecerem em uma fração de segundo. As pessoas que cunharam a palavra-chave “automação de processos robóticos” estavam claramente tentando explorar esse sentimento. Os clientes que compram a plataforma esperam poder entregar suas tarefas a um mordomo de computador para que os humanos restantes na equipe possam se concentrar nos desafios maiores.

A boa notícia é que existem muitos exemplos de palavras da moda sendo precisas. As empresas estão simplificando fluxos de trabalho e criando painéis sofisticados que sugam dados e fornecem infográficos úteis. As ferramentas RPA provaram ser bem-sucedidas em permitir que o computador execute algumas das tarefas mais onerosas que incomodam a todos na cadeia alimentar.

As ferramentas RPA também dão nova vida aos sistemas legados, adicionando uma nova camada que pode manipular de forma inteligente o código antigo e ajudar a estender sua vida útil. Muitas ferramentas RPA também podem ser implantadas por não programadores, capacitando aqueles que conhecem a dor de trabalhar com ferramentas legadas para arrastar e soltar novos ícones para melhorar seus fluxos de trabalho. Escolha a ferramenta e a implementação certas e qualquer pessoa que possa escrever macros de planilhas pode agilizar os processos de trabalho usando o RPA.

Toda essa magia é clara, proporcionando uma fachada maravilhosa que elimina grande parte do trabalho árduo e enfadonho. Mas, por trás do verniz, o RPA adiciona aos seus sistemas vários problemas escondidos que podem se revelar problemáticos com o tempo.

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O inevitável está atrasado

Uma das grandes vantagens do RPA é sua capacidade de construir uma camada para colar pacotes de software legados. Claro, você poderia reescrever os pacotes do zero para harmonizar tudo, mas uma boa solução de RPA pode realizar muitas das mesmas coisas em um período de tempo muito mais curto. É a versão digital da goma de mascar e do arame para enfardar.

Essa abordagem pode fazer maravilhas. O aumento na produtividade pode ser emocionante quando revelado pela primeira vez. Mas isso não elimina o código legado. Apenas o esconde mais fundo, onde tem mais poeira e é mais estranho.

O apoio político para soluções reais diminui

Quando a bela camada de RPA corrige os pontos fracos dos reclamantes vocais, é uma grande vitória. Mas como os problemas mais profundos não desapareceram, o verniz de uma solução pode ter outro problema oculto: ninguém está prestando atenção mais.

Correções temporárias que satisfazem o aqui e agora podem até prejudicar qualquer esforço de alocar orçamento para corrigir o código legado de uma vez por todas, porque os processos deixarão de receber reclamações imediatas. Eles assumirão que a camada de batom do RPA fez o trabalho e eles podem gastar seu orçamento em outro lugar.

Complexidade aumenta

O usuário médio pode pensar que a solução RPA está simplificando tudo, mas por baixo da superfície tudo está ficando um pouco mais complexo. Onde antes havia N camadas de código crufty, agora há N + 1 camadas. Isso torna a depuração e a manutenção muito mais difíceis. Quando surge um problema, significa vasculhar N + 1 camadas na esperança de encontrar o único lugar onde o bug foi introduzido.

Bugs legados persistem

As soluções RPA podem esconder a feiura do código legado, mas não podem corrigir as limitações ou bugs embutidos no fundo. A boa notícia é que uma camada RPA inteligente pode interceptar alguns dos problemas potenciais. Às vezes, a correção será maravilhosa e estável. Às vezes, será como uma nova camada de tinta em uma varanda podre.

A tradução de dados pode custar caro

Muitas vezes, uma boa parte da codificação pode ser sobre como reorganizar os bits para caber em um formato de dados exigido por alguma biblioteca e, então, quando a resposta voltar, reorganizar os bits novamente para armazená-los em um formato diferente em outro lugar. Uma parte do código quer primeiro o ano na data; outro quer o ano no final. Alguém com um senso de humor malicioso uma vez criou os utilitários Java para iniciar a matriz do mês com zero, então fevereiro é o mês um. A primeira data do mês, porém, é um. Esse é o tipo de código que ajudou a colocar um teto sobre minha cabeça.

Muitas pilhas RPA automatizam algumas dessas traduções, então você não precisa se preocupar com elas. Isso tornará mais fácil construir um software funcional, mas não elimina o trabalho subjacente necessário para realizar essas traduções infinitas. Os servidores precisarão ser mais poderosos e você literalmente pagará por todo esse malabarismo de dados com contas de luz maiores. Em muitos casos, isso pode ser apenas alguns centavos, então não vale a pena se preocupar com isso. Mas se você estiver executando uma grande operação, o custo de dimensionamento pode se tornar significativo. Em algum ponto, pode valer a pena contratar uma equipe de programadores para escrever um código limpo e feito à mão.

Seus "superusuários" não têm poderes de programação

Todos, do alto escalão ao grupo de estagiários de meio período, serão capazes de iniciar uma ferramenta RPA e realizar algo com apenas um pequeno esforço. A automação realmente funciona. Mas mesmo que os superpoderes sejam reais, eles não vêm com a sabedoria para entender como usá-los de forma eficaz.

Os programadores conhecem estruturas de dados e já gastaram muito tempo sentindo a maneira idiossincrática como os computadores podem ser manipulados como, por exemplo, uma data no formato errado. Os programadores entendem de redes e entendem as regras básicas da arquitetura do computador e do sistema. Todos esses instintos são inestimáveis quando se trata de encadear os vários encantamentos que impulsionam o RPA.

Os programadores ainda são sua melhor aposta

Apesar do discurso de vendas de que os usuários de negócios serão seus implementadores de RPA, os programadores ainda representam seu uso mais eficaz e eficiente das ferramentas de RPA. Eles têm anos de experiência trabalhando em cada camada da pilha. Eles sabem quais dúvidas podem ser respondidas rapidamente pelo banco de dados e quais estarão repletas de JOINs que transformam a máquina em melaço. Todo o cabelo que eles arrancaram ao longo dos anos deu a eles insights sobre as melhores maneiras de formular perguntas para que os sistemas gerem respostas valiosas.

Se as ferramentas RPA são um multiplicador de força de, digamos, 10x e você as dá a um programador cinco estrelas que já entrega 10 vezes mais do que o codificador médio, você verá 100 vezes mais rendimento. A vantagem pode realmente aumentar.

A amplitude do suporte tem suas desvantagens

A maioria das ferramentas RPA vem com promessas de que podem interagir com um zilhão de produtos diferentes, falando em zilhões de formatos de API diferentes. A afirmação geralmente está correta, mas os resultados muitas vezes estão longe de ser perfeitos. Os fornecedores de RPA estão atendendo às demandas de amplo suporte, mas essa amplitude é difícil de suportar e manter.

É comum, por exemplo, encontrar bugs ou lacunas nos dados que fluem pelas conexões. Às vezes, a data pode estar em um formato estranho. Às vezes, resultados “nulos” aparecem. Existem centenas de falhas que aparecem. Isso pode não ser fatal, mas você adicionará outra camada para limpar os erros ou talvez apenas contornar a lacuna ocasional.

Os computadores podem eliminar muita burocracia

As ferramentas RPA prometem simplificar os fluxos de trabalho, mas a maioria dos gargalos de processo não tem nada a ver com computadores ou RPA. Frequentemente, etapas são adicionadas a fluxos de trabalho porque alguns humanos encontraram uma maneira de bagunçar as coisas - e muitas vezes essa catástrofe aconteceu décadas atrás. Talvez alguém no escritório de Kansas tenha perdido um milhão de dólares porque não recebeu conselhos de Portland. Talvez algum estagiário tenha se revelado um trapaceiro.

O melhor software RPA pode amenizar alguns desses aborrecimentos, mas não consegue se livrar deles. Se alguém decidir que a equipe em Hong Kong precisa aprovar todas as faturas, bem, o pacote RPA só poderá tornar um pouco mais fácil empacotar a documentação para o pessoal em Hong Kong. O software não será capaz de eliminá-los do loop. A verdadeira complexidade vem das pessoas. Apoiar-se muito no RPA como uma solução mágica pode cegar sua organização para o trabalho real envolvido na simplificação de seus processos.

Muita automação pode ser perigosa

É claro que grande parte da burocracia em seus fluxos de trabalho foi colocada lá por um motivo. Um dos perigos secretos é que uma implementação de RPA acelera as coisas a ponto de os problemas passarem pelos porteiros humanos que presumem que o RPA está fazendo o trabalho pesado. Eles farão login em seu painel e percorrerão as páginas enquanto assistem TV ou ouvem um podcast. Por que perder muito tempo com os detalhes se o RPA sinalizará os casos estranhos?

Pode não haver uma maneira fácil de automatizar realmente muitas das tarefas difíceis que envolvem conformidade ou proteção contra fraude. Os bandidos vão investigar o sistema e explorar cada pequena fraqueza do RPA. Às vezes, deve haver algum atrito no sistema. Às vezes, tornar as coisas muito fáceis é um erro.

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