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Telefônica transforma faturas em documentos eletrônicos

Projeto batizado de e-conta nasceu da iniciativa de e-NF e, depois de investimentos de 4 milhões de reais, será lançado como piloto no próximo mês de abril

Luiza Dalmazo, do COMPUTERWORLD

16/04/2008 às 17h10

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A Telefônica no Brasil possui 2,1 milhões de clientes de banda larga. Por saber da existência dessa crescente base que utiliza a internet rotineiramente, a operadora decidiu mudar as contas de telefone do formato papel para o modelo eletrônico. Segundo Juan Berrocal, diretor do segmento residencial da Telefônica São Paulo, tudo começou em abril de 2006, depois do projeto de Nota Fiscal Eletrônica, do qual a companhia participou com outras 18 empresas convidadas pela Secretaria da Fazenda.

“Observamos vantagens de controle fiscal nas auditorias, arquivamento e até um grupo de 15 pessoas pôde ser realocado, porque ficou mais fácil gerenciar os dados”, conta. Diante disso, a empresa decidiu ampliar esses benefícios para o cliente final e criou o projeto e-Conta, que consiste na digitalização da fatura que hoje os usuários recebem em papel. “A aparência é a mesma, mas os dados de gastos mensais são enviados por e-mail ou buscados na web, facilitando o controle dos custos e o armazenamento das contas”, afirma Berrocal.

Em 2007, no início desse projeto, a equipe da Telefônica desenhou as tarefas e envolveu vários departamentos, como o de marketing, jurídico, fiscal e de tecnologia da informação. “As maiores dificuldades foram o dimensionamento do tamanho médio dos arquivos de contas [enquanto usuários finais têm contas de 30KB, empresas têm contas de 1GB] e a definição do tipo de layout dos documentos”, relata Bruno Moreira da Gama, superintendente de gestão do segmento residencial.

Ao longo da iniciativa, a companhia investiu 4 milhões de reais, principalmente em infra-estrutura. Foram necessários novos servidores, discos, recursos de segurança e certificados digitais, tudo isso porque a operadora acredita que, até o fim de 2008, entre 1,5 milhão e 2 milhões de pessoas terão aderido ao novo modelo. “Os fluxos de trabalho também eram novidade, e por isso levamos três meses para entender como funcionava. Só agora estamos com a bola na marca do pênalti”, brinca Gama.

Após as últimas customizações, a empresa pretende colocar em prática um piloto com 200 clientes residenciais, o que deve ocorrer nos meses de abril e maio. Segundo a companhia, o projeto de e-Conta foi implementado rapidamente porque o departamento de tecnologia da informação da Telefônica está mudando a base de mainframe que possuía para uma nova plataforma desenvolvida internamente, chamada ATIS.

“Esse é o projeto que mais concentra recursos, que recebe mais dedicação das equipes e só deve ser concluído no final deste ano. Se não fosse isso, poderíamos ter começado 2008 com a emissão de faturas eletrônicas aos clientes”, afirma Berrocal. Mas o projeto maior não pode ser adiado. Como a Telefônica adquiriu diversas estatais latino-americanas há quase dez anos, era importante unificar os legados. “Isso é fundamental para a companhia ter uma aparência de multinacional”, afirma o diretor.

O projeto das faturas eletrônicas, no entanto, não ficou de lado. Seguiu em paralelo, até porque contribui com a iniciativa de sustentabilidade ambiental da empresa, outra prioridade. Até o final deste ano, segundo Berrocal, como um sexto das contas devem ser emitidas eletronicamente, a economia em papel esperada é de entre 2 milhões e 3 milhões de reais no período. “Além disso, existem os ganhos de emissão e postagem das faturas, assim como pode haver uma redução no tempo de chegada da conta, o que pode representar uma antecipação de receita”, explica o executivo.

Para que tudo isso fosse possível, a empresa contou com o apoio da Xerox, como integradora responsável pelo serviço, e da Group1, que desenhou a tecnologia que insere a variável de cada conta e permite que a fatura em formato de arquivo se torne eletrônica. “Além da cópia fidedigna da conta que o cliente recebe em papel, ele pode avaliar variáveis, como as ligações dos últimos três meses para uma cidade, região ou país, um serviço que ajuda a fidelizar os clientes”, explica. O embrião que está prestes a nascer, promete ser grande. Além de já estar nos planos ser ampliado para os clientes corporativos, tomará proporções ainda maiores quando for implantado em outros países da América Latina.

Resumo do projeto

A transformação das faturas mensais em documentos eletrônicos deve:

- Simplificar ao contribuinte a análise dos gastos
- Facilitar para a Secretaria da Fazenda o acompanhamento das operações
- Reduzir os custos de impressão e de papel
- Atingir até o final do ano cerca de 2 milhões de clientes
- Gerar uma economia em papel de entre 2 milhões e 3 milhões de reais

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