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Scrum: 5 pontos determinam melhores prazos, entregas e expectativas

São percepções que fazem diferença do ponto de vista executivo

Carlos Alberto Jayme *

21/06/2018 às 13h00

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Foto:

A nossa experiência com Scrum começou em 2007 quando a CINQ estava em
mais um de seus ciclos de mudança organizacional. Naquela época,
estávamos buscando uma maior presença no mercado externo, certificação
CMMI-3 e iniciando nossas iniciativas de inovação apoiada em Design
Thinking com foco em resultados de negócio.

Começamos com
algumas iniciativas internas devido ao fato de estarmos homologados como
Fábrica de Software em grandes clientes do setor financeiro. Os
resultados dos projetos como Fábrica eram medianos, tendo qualidade e
funcionalidade dentro das expectativas, mas os prazos e custos acima do
planejado. Isto exigia grande energia de negociação com os clientes para
aprovar “change requests”, o que nem sempre era bem-sucedido e ainda
causava pontos de conflito.

Este cenário fomentou algumas
iniciativas internas para estudarmos a metodologia Agile com o framework
Scrum. Também fomos procurados por um dos diretores da Nokia, Marcio
Machado, o qual estava fazendo mestrado em engenharia de software com
foco em Scrum. Sabendo de nossas iniciativas, ele nos procurou para
realizar um estudo de caso na CINQ para seu trabalho. Aproveitamos este
momento para treinar nossos gerentes de projeto, arquitetos e analistas
nesta nova metodologia.

Em 2008, fomos homologados como um dos
fornecedores globais de uma grande empresa europeia com operações em
vários países. O time do Canadá nos visitou, nos treinou mais uma vez e
solicitou que todos os projetos passassem a usar o Scrum.

Os
projetos internacionais, portanto, passaram a operar em sua totalidade
com o Scrum, cuja cultura era fomentada diariamente. Por outro lado, nos
projetos nacionais ainda precisaríamos convencer nossos clientes. Desta
forma, operávamos parcialmente.

Patrocinado por um de nossos
clientes globais, recebemos em outubro de 2011, um treinamento extensivo
do Sr. Agile Coach, Allen Bennett.
Aproveitamos a vinda dele para treinar todos nossos líderes de projeto e
principais profissionais ligados ao desenvolvimento e testes de
software.

Contudo, incutir uma cultura é algo que se leva tempo e
muita dedicação. Agile é um mindset e não adianta dizer que a empresa é
ágil se pequenas ações e decisões são procrastinadas ou postergadas.
Para reforçar ainda mais a cultura, em meados de 2015 contratamos a
Adaptworks para termos um treinamento com o facilitador Alexandre Magno.
Além dos líderes de projeto, participaram Analistas de Negócio e
lideranças das demais áreas da empresa. Todos os participantes obtiveram
certificação CSM (Certified Scrum Master).

A partir de então, a
CINQ adotava o Scrum em todos os projetos, mas ainda existiam algumas
barreiras com clientes mais conservadores. Mesmo assim, rodávamos a
metodologia internamente e mostrávamos uma interface cascata com o
cliente.

Após estas iniciativas de capacitação, continuamos
investindo em treinamentos pontuais, principalmente para os novos
profissionais integrantes do time. Em 2018, lançamos o programa de
capacitação CINQ Tech, onde iniciativas de bootcamp estão em andamento,
principalmente para os trainees que entram em cada semestre. Tudo isto
para oxigenar e manter a cultura Agile Scrum na empresa.

Tivemos
3 ondas principais de Scrum na CINQ. Na primeira, usávamos post-its, e
focávamos mais nas stand-up meetings e menos nas Sprint Plannings e
Reviews. Na segunda, passamos a usar Jira/TFS e dar mais ênfase nas
Plannings e Reviews, principalmente reforçando a necessidade da presença
do Product Owner nestes eventos. Na terceira onda passamos a ter um
approach mais firme de movimentar as entregas para os ambientes de
homologação dos clientes, adotando a filosofia de DevOps.

Estou
contando esta longa história para mostrar que Agile Scrum é uma questão
de determinação e muita dedicação. O patrocínio e engajamento do nível
executivo é tão fundamental quanto o acolhimento do time de
profissionais na adoção das práticas.

Após 10 anos de uso contínuo do Agile Scrum, podemos dizer que temos uma cultura ágil presente em nossa empresa.

A
teoria é extensa sobre o assunto e não cabe aqui repetir os princípios
que regem o Agile, mas gostaria de colocar percepções que fazem a
diferença do ponto de vista executivo.

scrum

São vários os pontos que
me agradam no Scrum e que determinam melhores prazos, melhores entregas e
melhor alinhamento de expectativas:

1- Objetivos e Visão do Projeto
Percebo
que no Scrum busca-se priorizar “o quê” e não o “como”. Do ponto de
vista executivo espera-se que uma iniciativa de software resolva,
aprimore, otimize algum desafio de negócio. Então busca-se definir
claramente qual é razão em termos de negócio que pretende-se atingir,
qual valor entregar.

2- Flexibilidade do escopo
É um
grande erro fechar a priori o escopo de um determinado projeto. Eu
trabalho desde 1982 na área e não me lembro de algum projeto que tenha
se mantido fiel ao escopo inicial. Desenvolver software é um processo
iterativo e incremental. As melhorias, novas funcionalidades, problemas
de integração e operação são percebidos ao longo da construção. Em um
modelo de escopo fechado, as mudanças não são bem-vindas. Além disso,
quando se especifica um software são consideradas muitas funcionalidades
que nem sempre são úteis ou trazem valor. Nos modelos cascatas, temos o
triângulo de ferro determinando o escopo, o prazo e o orçamento. Nos
modelos ágeis, procuramos determinar o prazo e o orçamento com base no
roadmap inicial do projeto. No entanto, as mudanças são bem-vindas e as
funcionalidades que trazem real valor são priorizadas.

3- Granularidade das entregas
Que
alívio falar de entregas frequentes quando lembro das longas fases de
análise, especificação, codificação e testes do modelo cascata. Esta é
uma das grandes vantagens do Scrum, pois muda-se o mindset para entregar
funcionalidades de software que façam sentido em curto espaço de tempo,
normalmente de 2 a 3 semanas. Para conseguir este feito, é importante
que a cada Sprint seja feito o planejamento e priorização das
funcionalidades que serão entregues. Isto exige um envolvimento maior
por parte do cliente para definir o que é importante para ele.

4- Comunicação
O
Scrum conta com várias cerimônias que asseguram uma comunicação
objetiva e frequente entre os vários envolvidos no projeto, considerando
áreas cliente e times de desenvolvimento. Eu acredito que problemas de
comunicação, em geral, respondem por uma boa parte de problemas de
projeto. Este framework assegura uma comunicação fluida, contínua e
focada no objetivo do projeto.

5- Responsabilidade (ownership)
Muitos
projetos no formato cliente/fornecedor, seja o cliente/ fornecedor
áreas internas ou empresas independentes, enfrentam desafios
relacionados à responsabilidade de cada área envolvida. No modelo
tradicional, ocorrem muitas vezes situações da área cliente entregar uma
especificação, participar de algumas reuniões intermediárias, mas
verificar de fato o projeto ao seu final. Esta situação normalmente gera
frustações de expectativas, desvios de custo, prazo e funcionalidades.
No Scrum, a área cliente, representada normalmente pelo Product Owner,
tem um papel fundamental na definição e priorização do backlog,
ajustando a cada Sprint as funcionalidades de real valor a serem
entregues. Isto gera senso de responsabilidade tanto da área cliente bem
como do time de desenvolvimento. Na verdade, o que mais gosto no Scrum é
que esta questão de área x e y deixa de ter sentido, uma vez que o
time, PO e demais envolvidos estão focados no sucesso do projeto. Esta
mágica ocorre por conta de um framework simples que assegura todos os
pontos aqui mencionados, mas que exige mudança cultural e disciplina
para adotar.

É por todas estas razões que decidimos
adotar o método Agile, baseado em Scrum e outras práticas ágeis, em
todos os projetos e serviços da CINQ. Esta foi uma decisão executiva
baseada em percepções no ambiente de trabalho, na satisfação dos
clientes e principalmente nos resultados tangíveis atingidos.

 

(*) Carlos Alberto Jayme é sócio Fundador da CINQ Technologies

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