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Retenção do conhecimento segue desafiando os gestores da era 4.0

E qualquer projeto destinado a atacar o problema deve considerar 12 etapas. Confira.

Fernando Zaidan *

08/03/2019 às 19h06

Foto: Shutterstock

As organizações têm uma grande preocupação em valorizar os ativos intangíveis, o capital intelectual, bem como a forma coerente de retenção do conhecimento. Contudo, nem sempre estão fazendo o dever de casa no que diz respeito à retenção do conhecimento dos funcionários, de uma equipe, da organização ou da rede de organizações com as quais interage.

Neste contexto, o conhecimento pode se dispersar e se perder facilmente:

1 - Trabalhadores de um projeto não têm conhecimento do desenvolvimento de projetos similares, com problemas e soluções intercambiáveis, o que provoca um trabalho redundante.

2 - Um grupo de trabalhadores é eficiente em determinados conhecimentos. Outros trabalhadores da organização poderiam aproveitar estes conhecimentos;

3 - Negociações malsucedidas da organização, se não forem retidas, não trarão aprendizados e experiências para futuros negócios;

4 - Todas as tentativas e erros, bem como os testes, falhas e correções, dos projetos que são finalizados nas organizações, não são documentados ou retidos;

5 - Funcionários deixam as organizações. Seus conhecimentos e experiências não foram transmitidos, tampouco retidos.

A retenção do conhecimento inclui todas as atividades da gestão do conhecimento que conservam o conhecimento. A retenção inclui, também, as atividades que mantêm a viabilidade de o conhecimento estar dentro do sistema. Nem todas as ferramentas de gestão do conhecimento focam na retenção. Algumas ferramentas, dentre elas o e-mail, não possibilitam a retenção; o foco destas ferramentas é apenas a transferência!

Frequentemente só há formas de retenção de conhecimento tácito dos participantes por meio da socialização (conhecimento tácito para tácito). Dados e informações podem estar em práticas não descritas ou informais, o que compromete a retenção. Capturar o conhecimento de uma experiência é um trabalho árduo. Se sabe que este exercício despende tempo e esforço consideráveis.

Algumas perguntas devem ser feitas para que o caminho rumo a retenção seja viável:

1 - Quais áreas são o alicerce para o sucesso da organização no futuro?

2 - Quais são os conhecimentos mais valiosos destas áreas?

3 - Quais são os maiores riscos da perda do conhecimento dos colaboradores?

4 - Quais são os conhecimentos mais facilmente modificados quando houver uma perda irreparável?

Uma vez respondidas estas perguntas, deve-se partir para um projeto de retenção, cujas etapas devem incluir:

1 - Entrevistas para entendimento do cenário da gestão do conhecimento;

2 - Modelagem dos processos do conhecimento;

3 - Medição do estágio atual da gestão do conhecimento;

4 - Validação e classificação dos documentos a serem utilizados;

5 - Estabelecimento dos critérios para socialização entre os colaboradores;

6 - Taxonomia dos documentos;

7 - Tabela de temporalidade dos documentos;

8 - Escolha da ferramenta de gestão do conhecimento;

9 - Planejamento da implementação da ferramenta;

10 - Implementação da ferramenta utilizando métodos ágeis para o projeto, a partir dos processos que foram modelados;

11 - Medição do estágio da gestão do conhecimento;

12 - Mentoring constante para que o projeto tenha sustentabilidade.

 

(*) Fernando Zaidan é consultor, palestrante, educador, pesquisador, escritor e colunista do IT Fórum 365

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