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O que é Gestão da Informação, de Documentos e de Conhecimento?

Com a era digital, a gestão da informação e a do conhecimento ganham maior importância

Por Yuri da Cunha*

26/11/2019 às 15h21

Foto: Shutterstock

Você já deve ter ouvido estes três termos: Gestão da Informação, Gestão da Documentação e Gestão de Conhecimento. Mas eles são sinônimos? A resposta precisa é não. E por que vamos abordar a diferença entre eles? Porque a primeira e a terceira gestões citadas ganham mais importância com a era digital.

Começando por a mais popular e executada por quase todas as companhias, eficientemente ou não: a Gestão da Documentação. Em simples palavras, a ideia presente aqui é a avaliação do documento gerado e arquivá-lo, física ou digitalmente, de um modo correto. Tem importância destacada num contexto brasileiro devido às exigências normativas.

Excluindo-se os que são obrigatórios e dando um passinho à frente nessa ideia: num mundo tão dinâmico, quais são os documentos adicionais que devo elaborar? Qual a utilidade dele (serve apenas para um projeto em andamento ou terá serventia a posteriori)? A elaboração deve ser delegada especificamente a alguém ou deve ser compartilhada? Quanto tempo devo mantê-lo em meus arquivos?

Para dar maior eficiência administrativa e gerar inúmeros documentos que ninguém lerá, mas é “bom guardar tudo”, todas essas perguntas devem ser respondidas. Documentos podem ser uma importante fonte de informação (não a única!). Devemos destacar que “informação” apenas deve ser considerada como um dado tratado (ou um conjunto deles).

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Dados transformados em informação podem ser encontrados em todas as atividades, das mais simples às mais complexas. Varia em abrangência, alcance e como é transmitida. Os dados estão em todos os lugares esperando serem recuperados e interpretados. A Gestão de Informação entra exatamente nesse momento.

Poderíamos mencionar que a gestão de informação possui as seguintes etapas: identificação das fontes; captura de dados, classificação de dados, processamento dos dados, transformando-os em informação, armazenamento da informação, distribuição e uso da informação, retroalimentação.

Com as ferramentas disponíveis no mercado, conseguimos constantemente capturar e processar mais dados. Entretanto, em qual informação devo prestar atenção? A Gestão de Informação estruturada possibilitará a você responder com maior exatidão, inclusive, com a retroalimentação de todo o processo, ajudará a identificar quais são os erros na captura.

Quanto isso vale? A informação é intangível por natureza, mas poderá ser a diferença entre a arrancada, a sobrevivência ou a falência de um negócio. Isso nos leva ao último tipo de gestão: “uma informação só se torna um conhecimento quanto o receptor realmente internaliza a mensagem transmitida”.

A informação poderá ser interpretada de diferentes maneiras, gerando conhecimentos distintos. E o conhecimento é o elemento mais complexo de tudo o que abordamos até aqui. Então, como conseguir gerenciar todo o conhecimento gerado por cada colaborador? Antes de tudo, é bom admitirmos: o compartilhamento de todo o conhecimento por uma pessoa é impossível.

A Gestão do Conhecimento tem alguns objetivos, como: incentivar o crescimento da organização, pois “conhecimento pode gerar mais conhecimento”; minimizar os impactos da centralização de importantes conhecimentos em um indivíduo; permitir que mais colaboradores possam aprender, de modo mais eficiente; fazer com que a memória organizacional seja mantida de modo regrado e sistematizado, permitindo que a organização continue a crescer.

Conhecimentos podem ser externalizados em documentos, treinamentos, até em conversas no café. A “externalização” desse conhecimento do colaborador deve ser incentivada constantemente! E isso deve ser parte da cultura organizacional, visto que colaboradores têm medo de serem “descartados” após ensinarem praticamente tudo o que aprenderam ao longo dos anos.

Portanto, como a gestão do conhecimento será implementada no todo deve ser uma estratégia global na companhia! Por fim, queremos destacar um pensamento de extrema importância atualmente: pensem em como farão essas gestões e não “qual ferramenta vou aplicar para isso”.

Você poderá implementar a melhor ferramenta em nuvem para armazenar os documentos, mas ninguém os ler; você poderá contratar o melhor software para capturar e processar os dados sobre os seus clientes, mas não saber como transformá-los em informações úteis; você poderá pagar os melhores cursos de especializações para seus colaboradores, mas esses não compartilharem com a organização. Dessa maneira, deixemos um pouco o nosso vício em tecnologia de informação de lado e pensemos no “como” fazer.

*Yuri da Cunha é especialista de comércio exterior na eCOMEX - NSI, responsável pela conexão com a 4Comex, Aceleradora de startups de comércio exterior. Graduado em Gestão de Comércio Internacional e Mestrado em Engenharia de Produção pela Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).

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