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Integração de sistemas é chave para criar equipes estratégicas
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Integração de sistemas é chave para criar equipes estratégicas

Desafio das organizações é que diferentes sistemas especialistas conversem de forma automática de modo a desburocratizar processos

Isis Abbud*

08/06/2021 às 10h15

Foto: Adobe Stock

Desde que as empresas começaram a adotar sistemas especialistas, identificaram a necessidade de automatizar os seus processos, principalmente com foco em reduzir custos e ganhar velocidade para que se tornassem mais competitivas no mercado. Hoje, o que se vê dentro das organizações é um grande número de diferentes sistemas especialistas e um esforço para fazer com que eles se conversem de forma automática.

Mesmo que em se tratando de
diferentes sistemas implementados em diferentes departamentos, todas as
automações trazem ganhos enormes aos seus usuários. Neste caso, devido à
eliminação de trabalhos manuais, pode-se minimizar eventuais riscos de erros
ocasionados por humanos, obter ganho de tempo às equipes e melhoria
significativa da acuracidade de informações, o que pode impulsionar o
crescimento da organização.

Imagine uma área financeira que
tem o desafio de lidar com uma rotina intensa, devido a grandes volumes de
transações diárias com documentos fiscais. Certamente, a integração de sistemas
viabiliza a estruturação inteligente, gestão automática e desburocratização
dessas informações provenientes de documentos fiscais eletrônicos, para
impactar positivamente futuras decisões de líderes e os resultados do negócio.

Integração de sistemas e seus ganhos

Existem inúmeros fatores a
considerar para uma integração, que via de regra não é algo pronto, aplicado
como padrão ou em massa para muitas empresas. Ao contrário, é um processo
extremamente personalizado, sem contar a complexidade nas empresas e nos
sistemas que elas utilizam. Isto requer flexibilidade, competências técnicas e
parametrizações específicas.

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Cada modelo de negócio possui suas
próprias particularidades, que devem estar contempladas em todo o processo de
integração de sistemas. É importante saber qual tipo de integração se deseja
realizar, sendo essencial compreender as reais possibilidades técnicas para
avançar com o projeto.

Ainda com relação aos benefícios
dos sistemas conversarem entre si, como dissemos anteriormente, podem ser
enormes. Alguns ganhos com a integração de sistemas para a automação da gestão
de documentos fiscais, por exemplo, são:

  • Democratização de acesso - Diversas áreas dentro da empresa ampliam seu conhecimento com relação a documentos fiscais emitidos contra o CNPJ e relacionados às operações. Além do fiscal e da contabilidade, outras áreas como logística, compras, tesouraria, CSC e outras, podem ser beneficiadas, inclusive a ter mais competência para identificar emissões indevidas de documentos fiscais e tomar ações rápidas e corretivas, evitando prejuízos ao negócio.
  • Mais produtividade - A automação das tarefas manuais otimiza o tempo de trabalho do colaborador, facilitando a importação de dados relevantes provenientes dos documentos fiscais eletrônicos e  acelerando as operações. Permite compartilhá-los com velocidade entre áreas estratégicas envolvidas no processo, enquanto os gestores se beneficiam com a tomada de decisões mais assertivas.
  • Melhora a precisão dos dados e a comunicação entre equipes - Há um aumento significativo da capacidade de curadoria dos dados, o que agiliza e torna mais eficiente a comunicação entre os times.

Uma vez que os sistemas estejam
integrados, a empresa poderá contar com alta disponibilidade de dados dos
documentos fiscais, com chances de novas automações de processos.
Adicionalmente, ao democratizar o acesso aos documentos fiscais ao longo da
cadeia produtiva é possível agregar valor ao trabalho de quem está apurando os
tributos e às demais equipes, que necessitam das informações das Notas Fiscais
para serem mais produtivas dentro da organização. 

Transformando atividades manuais em estratégicas

Antes, a empresa dispunha de um
humano para realizar determinada tarefa. Com a integração de sistemas, ela
passa a ser automatizada. Amplia-se, então, a oferta de ferramentas específicas
para o desenvolvimento inteligente, rápido e preciso de atividades, o que reduz
não apenas o volume de trabalhos manuais - que muitas vezes tornam os processos
morosos -, mas minimiza os riscos de erros por humanos no trabalho.

Assim, a integração de sistemas
vai além e traz novas oportunidades, pois com os softwares conversando entre si
e realizando o trabalho que o humano fazia, esse profissional pode dedicar-se
às atividades mais inteligentes e que contribuam estrategicamente para ganhos
efetivos ao negócio.

Dessa forma, o tempo do
profissional antes dedicado às atividades manuais, pode ser aplicado em
análises de redução de custo, geração de insights para criação de diferenciais
competitivos ou análises mais profundas dos dados. Para se ter uma ideia, um
profissional da área de compras, por exemplo, pode de uma forma simples
comparar dados de valores e fretes de fornecedores de um mesmo insumo e apontar
uma potencial economia. A área de controladoria, pode dedicar o tempo de sua
equipe na análise das maiores despesas operacionais, apoiando estratégias de
redução de custos para a empresa.

Como parte de uma jornada de
transformação digital de uma organização, estimula-se o desenvolvimento de
pensamento crítico e colaborativo das equipes, para que passem a atuar em novas
frentes e identifiquem diferenciais para a empresa.  Quando não há
automação de processos e integração de sistemas, é provável que profissionais
graduados, com alta qualificação se dediquem a tarefas operacionais e, com
isso, as empresas deixam de aproveitar todo seu potencial. 

Uma mudança de mindset,
transformando o profissional operacional em um profissional estratégico, é
exatamente o que as empresas buscam. Uma pesquisa (Tax Trends 2021) realizada
pela brasileira Arquivei, em parceria com a Dootax, revelou a importância do
profissional, que deseja atuar na área Fiscal/Tax, ter formação superior.

Dentre os entrevistados, cerca de
47% têm formação superior e aproximadamente 40% possuem pós-graduação. Outro
fato que chama a atenção é a concentração de profissionais dos cursos de
Contabilidade (61%) e Administração (15%) atuando nesse setor, compondo 76% da
amostra pesquisada. 

Portanto, diante de um cenário
onde não há mais um único sistema capaz de resolver todas as dores da cadeia
produtiva, a integração de diferentes tecnologias é capaz de acelerar e elevar
a produtividade da empresa como um todo, a novos patamares. Pense nisso!

* Isis Abbud é COO e cofundadora da Arquivei

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