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Escalada prematura: como diagnosticar e tratar o problema no ERP

Reconhecer os primeiros sinais de alerta e tomar as medidas adequadas pode reduzir o impacto geral dessa aflição, que pode ser fatal para o projeto

John Belden, da CIO (EUA)

21/05/2019 às 8h14

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Foto: Shutterstock

Todos os trabalhos de melhor prática que já li e que participei identificaram um sólido processo de gerenciamento de risco e emissão de projetos como um fator crítico de sucesso do programa ERP. Então, por que os principais problemas nos programas de ERP, sejam eles relacionados à alocação de processos ou recursos relacionados, surgimento tardio ou nenhuma delas?

Eu acho que uma causa raiz é uma aflição da equipe de projeto, que eu identifico como Medo de Escalada Prematura ou FPE (em inglês, Fear of Premature). O FPE pode ser isolado para um único membro da equipe ou ser sistêmico a toda a equipe do projeto. Pode afligir equipes internas, integradores de sistemas, fornecedores de software e consultores independentes. Os sintomas são difíceis de detectar, mas a aflição pode ser fatal para um projeto de ERP.
Sem tratamento adequado, o FPE pode levar a:

Custo excedido

Escalonamentos limitados sugerem que todos os problemas estão sendo tratados pela equipe interna do projeto. Com todos os principais programas, você espera que surjam problemas que precisam ser resolvidos fora do controle de uma equipe local ou secundária. Se uma equipe está resolvendo todos os problemas de dentro, normalmente está gastando muito tempo e dinheiro.

Atrasos no cronograma

Quando os problemas são escalados muito tarde (sem tempo suficiente para serem resolvidos corretamente), você incorrerá em atrasos no cronograma. Os atrasos no cronograma normalmente vêm com aumento de custos e diminuição da credibilidade geral da equipe. Isso dificulta o planejamento de atividades futuras.

Projetos inferiores ou desempenho do processo

Se problemas de design ou problemas de desempenho de processo não forem gerados, as soluções abaixo do ideal serão adotadas. Isso comprometerá o caso geral de negócios e prejudicará os resultados de transformação esperados.

Existem vários fatores que contribuem para o surgimento do FPE:

Ego pessoal

Pessoas altamente técnicas são geralmente relutantes em escalar problemas, porque muitas vezes sentem que estão à beira de um avanço. Para esses indivíduos, a escalada é um sinal de fraqueza ou incompetência.

Condicionamento cultural

Quer seja cultura empresarial ou geográfica, na maioria dos ambientes somos ensinados a minimizar as escalações. Sistemas são colocados em prática para recompensar aqueles que limitam a escalada e penalizam aqueles que escalam com frequência. Pense nisso, você teve uma grande opinião de seu vizinho de infância que sempre correu de volta para a mãe ou o pai para resolver os problemas por ele?

Preservação do Relacionamento

A escalação geralmente envolve chamar a atenção para o fato de que alguém não realizou seu trabalho. As probabilidades são que esses indivíduos terão que trabalhar juntos no futuro e ninguém quer ser rotulado como “fofoqueiro”. Afinal, enquanto o projeto só vai durar um ano ou dois, as partes em questão podem ter que trabalhar juntas pelos próximos vinte anos.

Falta de compreensão processual

Às vezes, há apenas uma clara falta de compreensão do processo de escalonamento. Em um programa ERP típico, pode haver escalonamento interno do projeto, escalonamento do provedor de software ERP, escalonamento do integrador de sistemas, escalonamento financeiro, escalonamento de auditoria e compliance. Sem uma compreensão básica dos caminhos de escalonamento disponíveis e dos procedimentos a serem adotados, os membros da equipe podem compreensivelmente (se errados), assumir que são responsáveis pela resolução.

Questão de sensibilização ambiental

Em um programa grande, uma parcela significativa da equipe do projeto tende a não entender os impactos que um problema pode ter na execução geral do cronograma. Eles tendem a pensar em cada questão isoladamente. Por exemplo, uma vez eu trouxe três consultores altamente requisitados para realizar um workshop. O caminho crítico do programa foi altamente dependente da execução bem sucedida deste workshop.

No dia em que um dos laptops do consultor não funcionou como planejado em nossa rede. Quando entramos em contato com o help desk de TI interno, eles se recusaram a encaminhar o problema imediatamente porque não estava impactando diretamente o desempenho da produção ou do negócio. Claramente este foi um julgamento míope da seriedade da questão.

Então, como você pode diagnosticar se os membros de sua equipe estão ou não aflitos com o FPE? Aqui estão os sinais indicadores:

• Equipes ou grupos que têm um pequeno problema negam qualquer necessidade de escalar.
• As equipes estão emergindo muito tarde para reagir.
• O fornecedor do software ou o integrador do sistema tem uma lista vazia de problemas.
• Questões alinhadas com riscos de alto potencial previamente identificadas não estão surgindo.

A cura de FPE não é fácil. Quase todas as curas estão enraizadas na implementação de mudanças comportamentais que envolvem ações vinculadas à consequências positivas e negativas. Existem alguns remédios, no entanto, que ajudarão a aliviar o FPE:

• Implementar procedimentos operacionais de gerenciamento de equipe nos quais os gerentes/líderes de equipe examinem a equipe no início de cada dia para entender os problemas críticos e confirmar que estão todos registrados.

• Treinar os membros da equipe em todos os procedimentos de escalonamento disponíveis. Em seguida, rastreie o uso de cada procedimento de escalonamento.

• Inclua quaisquer números de referência cruzada para os problemas do projeto controlados fora da equipe do projeto. Problemas escalados fora do registro de problemas do programa devem receber o mesmo status de problemas externos.

• Quando um problema é registrado, uma data de destino para resolução ou escalação deve ser definida e rastreada. Se a data de encaminhamento estiver atrasada, um motivo precisa ser observado.

• Estabeleça medições de equipe/projeto na escalação que encontre um equilíbrio entre a resolução e o escalonamento da equipe interna esperada. Meça as equipes com relação a essa métrica e recompense as equipes que estão escalando apropriadamente e penalize as que não estão. O que é uma boa penalidade? Reduza o tamanho da equipe ou altere o gerenciamento.

• Trabalhe proativamente com todos os seus canais de escalonamento para estabelecer critérios de escalonamento consistentes com a magnitude do projeto e o possível impacto de um atraso.

FPE pode ser uma aflição séria que, se não for tratada, pode levar a consequências significativas no programa.

Reconhecer os primeiros sinais de alerta e tomar as medidas adequadas pode reduzir o impacto geral desse assassino silencioso do programa de ERP.

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