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Manual para CIOs em pandemia: 7 dicas para sobreviver à crise

Guia com orientações práticas e úteis que podem ser adotadas pelos líderes de TI para atravessar as primeiras semanas de Covid-19

Da Redação

03/04/2020 às 16h00

Foto: Shutterstock

“Pandemia” pode não estar na lista de contingências do CIO, mas o manual de resiliência e continuidade dos negócios permanece.

Os líderes devem responder ao desafio com ações de curto e longo prazo para aumentar a resiliência e se preparar para um crescimento lucrativo futuro, diz Nicholas Colisto, Vice-Presidente e CIO da Avery Dennison Corp., fornecedora de adesivos, etiquetas de vestuário e outras soluções. "Interrupções inesperadas podem impedir a capacidade das empresas de fornecer produtos e serviços aos clientes e afetar a receita e a satisfação dos clientes", diz Colisto ao CIO.com.

Surpreendentemente, a ameaça impulsionou as equipes de TI, com muitos CIOs relatando mais progresso em seus esforços de trabalho remoto desde o início do coronavírus do que haviam feito nos meses anteriores, segundo Herb Schul, líder de setores e soluções da EY Americas Advisory Markets

As equipes de TI estão aumentando a largura de banda, provisionando servidores e treinando a equipe para usar tecnologias remotas em semanas, ao invés vez de meses. "Necessidade e urgência eliminam as barreiras típicas. Foi interessante ver o mundo se adaptar a trabalhar remotamente tão rapidamente", comenta Schul.

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A maioria dos CIOs sabe como planejar contingências, mas comparar as listas de verificação com as dos colegas reafirma que você está no caminho certo. Aqui, CIOs e pesquisadores oferecem as medidas que os líderes de TI devem tomar para apoiar suas organizações em um momento de crise.

Deslocar gastos para dar suporte ao trabalho remoto

No curto prazo, os CIOs devem mudar os gastos para tecnologias que suportam trabalho remoto, como laptops, virtualização de desktops e VPNs e autenticação multifator para garantir o acesso seguro.

Nesse ponto, o CIO da Autodesk Prakash Kota oferece as melhores práticas para manter os funcionários em sintonia. De particular importância são as tecnologias de nuvem, acesso virtual, integração remota e colaboração. Por exemplo, o HelpBot da Autodesk, um assistente virtual localizado no Slack, responde a perguntas frequentes sobre o trabalho em casa, segundo Kota.

"Vimos um aumento significativo na adoção de nossas ferramentas de produtividade e escalamos de maneira ágil. Sabíamos, com base nos dados de utilização, que tínhamos as licenças em vigor e a capacidade de escalar para esse cenário”, conta Kota ao CIO.com.

Coloque o gerenciamento de crises em primeiro plano

Forme uma equipe de gerenciamento de crises de TI (ITCMT) e conecte seus membros a equipes de continuidade de negócios globais ou até divisões.

“Essa equipe deve identificar e coordenar atividades projetadas para garantir a continuidade das operações de negócios, como identificar locais remotos e equipar os funcionários com a tecnologia e os serviços necessários para serem produtivos. O ITCMT também deve criar cenários associados ao surto. O planejamento de cenários com as partes interessadas é um exercício importante, pois pode ajudar a compensar resultados desfavoráveis e apoiar os clientes e as comunidades que a empresa atende”, diz Colisto.

Milind Wagle, CIO da Equinix, concorda, observando que seu departamento está envolvido ativamente no gerenciamento de crises e discutindo a “arte do possível” desde o início do coronavírus nos EUA. “Ninguém esperava uma crise tão grande quanto essa, mas estou vendo líderes naturais surgirem em toda a minha organização”, conta Wagle.

Crie um painel de resiliência de TI

Os funcionários dependem da TI; portanto, cabe aos líderes de TI criar um Painel de Resiliência de TI para monitorar os serviços de TI que eles fornecem.

O monitoramento das principais métricas de armazenamento, computação, disponibilidade de aplicativos, virtualização de desktop e uso de VPN pode ajudar a TI a saber se os contratos de nível de serviço estão sendo cumpridos. O painel também ajudaria a TI a identificar e corrigir quaisquer anomalias que possam levar a uma interrupção nos serviços.

Use a crise para aumentar o envolvimento do cliente

As empresas devem acelerar suas estratégias digitais investindo em ferramentas de engajamento do cliente, autoatendimento, local de trabalho digital e gerenciamento de conhecimento, de acordo com Colisto.

A transparência sobre as mudanças de serviço e processo é fundamental para manter a satisfação do cliente. “Coletivamente, essas táticas melhorarão a resiliência dos negócios e criarão um caminho para o crescimento lucrativo futuro”, diz.

Comunique-se com sua equipe

A ansiedade dos funcionários é alta, pois 59% dos trabalhadores têm "medo da disseminação do coronavírus", segundo a Forrester Research. E, embora as decisões de pessoal variem de empresa para empresa, a compaixão na comunicação com os funcionários é fundamental, para Colisto.

“Quando se trata de funcionários, agora é a hora de aliviar a ansiedade, comunicando-se ativamente, mostrando empatia e gratidão, compartilhando detalhes sobre como você está mantendo o local de trabalho seguro e fornecendo arranjos para o trabalho em casa, folga flexível e licença médica”, explica o executivo.

Seja proativo sobre golpes de phishing

Os golpistas estão iniciando ataques de phishing que atraem os usuários a clicar em links maliciosos e compartilhar informações confidenciais. Alastair Pooley, da Snow Software, diz que sua empresa está repelindo vários golpes de phishing com coronavírus. A preocupação é que os funcionários preocupados em alternar entre bate-papo e e-mail possam ser acionados e clicar em um e-mail com uma carga útil de mensagem.

"É uma triste acusação contra os criminosos … mas acho que é por isso que eles são criminosos", diz Pooley.

Colisto diz que os líderes de TI devem trabalhar com comunicações internas para fornecer dicas aos funcionários sobre como reconhecer e evitar e-mails de phishing.

Revise o plano de sucessão

Todo mundo corre o risco de ser vítima do coronavírus. Segundo Colisto, embora isso não seja parecido com o cenário “se eu for atropelado no ônibus amanhã”, os líderes de TI devem se reunir com suas equipes para revisar seus planos de sucessão e decidir como lidarão com os cenários caso os membros da TI adoeçam.

"Eu acho que há lições a serem aprendidas aqui e em todos os setores, em torno da criação de planos de continuidade de negócios mais abrangentes e testando esses planos com mais frequência", orienta Colisto.

Também é fundamental que os CIOs não deixem que o COVID-19 os impeça de seguir suas estratégias de TI para apoiar o crescimento dos negócios digitais, como o CIO.com já publicou.

Apesar dos dias sombrios, os CIOs devem reduzir a velocidade com a qual se adaptaram para trabalhar remotamente e usá-la para acelerar seus esforços de transformação, em vez de procurar conter custos, diz Schul da EY. "Acreditamos que você não pode simplesmente se agachar em um momento de crise", acrescenta.

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