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Seja o herói do storage em processos legais

Se sua empresa enfrentar um processo judicial, você suportará a carga de recuperar mensagens e documentos delicados rapidamente. Veja como dar conta do recado

Computerworld, EUA

17/12/2007 às 12h16

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Quanto vale um plano de recuperação de dados para uma empresa que está sendo processada? Para o Morgan Stanley, 15 milhões de dólares. Em 2006, o banco de investimento em Wall Street concordou em pagar esta multa para encerrar uma investigação, por parte de reguladores norte-americanos, sobre sua incapacidade de reter mensagens de correio eletrônico.

O e-mail foi a peça central da sentença de indenização de 1,58 bilhão de dólares (alterada posteriormente) a favor de Ronald Perelman neste caso. Perelman é um investidor bilionário que alegou ter sido enganado pelo Morgan Stanley na transação de uma empresa.

A juíza, frustrada com a incapacidade do Morgan Stanley de fornecer os e-mails solicitados pelos advogados de Perelman (o banco disse que as fitas de backup tinham sido sobregravadas), tomou a decisão incomum de transferir o ônus da prova para o Morgan Stanley, que foi instado a provar sua inocência.

O caso serviu de exemplo para algumas empresas, mas a maioria ainda não captou a mensagem. Em uma pesquisa realizada pela Fortiva, empresa canadense especializada em terceirização de arquivamento, cerca de 94% dos responsáveis pela política para e-mail disseram que não consideram suas organizações inteiramente preparadas para cumprir o Federal Rules of Civil Procedure (FRCP) revisto, procedimento norte-americano que exige que as empresas sejam capazes de encontrar dados eletrônicos rapidamente quando um tribunal federal solicitar.

A pesquisa foi feita três meses depois que as novas exigências entraram em vigor, no dia 1 de dezembro de 2006. Além disso, apenas 38% dos 118 entrevistados disseram que conheciam as mudanças.

As empresas que atuam em indústrias que possuem órgãos reguladores – serviços financeiros, serviços de saúde, produtos farmacêuticos e telecomunicações, por exemplo – estão mais propensas a sofrer processos. Mas todas as companhias – e suas subsidiárias – estão sujeitas a uma interpelação judicial de e-discovery (descoberta eletrônica). Mais de 60% das organizações foram instadas por um tribunal ou uma agência reguladora a entregar e-mail corporativo, segundo a Osterman Research.

Quando uma solicitação como esta bater à sua porta, o melhor que tem a fazer é produzir os documentos em um prazo razoável. No caso dos Estados Unidos, a corte pode impor multas e sanções pesadas. No episódio entre a Chevrolet e a General Motors, elas chegaram ao valor de 50 mil dólares por dia para cada resposta em atraso a uma solicitação de informação eletrônica.

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Não é incomum que empresas precisem pesquisar três a cinco anos anteriores para encontrar o e-mail em questão porque alguns casos levam anos para chegar aos tribunais.

Hoje, a maior parte das empresas no mundo encontra-se em uma dentre duas situações possíveis, segundo Alan Armstrong, vice-presidente de desenvolvimento de negócios da Fortiva. “As empresas maiores, por exemplo, estão em um ciclo de litígio constante, e são tão ocupadas que sua atitude é reativa”, diz. “Se elas pudessem antecipar-se, economizariam muito dinheiro, mas antecipar-se é sempre um desafio”, acredita.

Outras empresas não enfrentam um processo desde que as novas exigências passaram a vigorar, mas precisam pesar os riscos e benefícios de indexar fitas armazenadas ao mesmo tempo em que implantam novos procedimentos para arquivamento de e-mail.

Em ambos os casos, veja como se preparar para pôr as mãos de maneira rápida – e econômica – naquilo que você precisa.

Crie um plano de recuperação de dados
Um plano de recuperação de dados inclui não só saber quais dados e e-mails a empresa possui e onde eles estão, mas também adotar uma estratégia para preservar e identificar estes dados, e poder extraí-los quando necessário. Também pode abranger métodos para rever e produzir documentos internamente.

“Quanto mais relevante é a informação inicial, mais rápido você encontra um subconjunto da informação”, explica Brian Babineau, analista sênior do Enterprise Strategy Group.

O departamento de TI, as unidades de negócio e a assessoria jurídica corporativa compartilham a responsabilidade por dados e e-mails. Mas a assessoria jurídica também tem a missão de gerenciar o risco de litígio, diz Babineau.

A assessoria jurídica deve liderar o planejamento para a recuperação de dados – um processo que inclui determinar onde e por quanto tempo os registros são mantidos – com input de TI, gerentes de registros e analistas de negócio. Em uma indústria regulada, um compliance officer (Diretor de Adequações) também deve se engajar no planejamento de recuperação de dados.

Pese os riscos
Um dos maiores custos de e-discovery durante um litígio é restaurar fitas de backup e pesquisar uma infinidade de arquivos para encontrar os poucos e-mails que sustentam ou rejeitam um argumento jurídico.

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As fitas terão de ser pesquisadas e restauradas (isto custa, nos Estados Unidos, algo em torno de 300 a 500 dólares por fita) e depois indexadas e processadas (cerca de 1,5 a 2 mil dólares por gigabyte), mas será necessário contratar advogados para rever estes processos e validar a cadeia de custódia (esta, sim, de valor inestimável).

A operação pode demorar semanas ou até mais. A assessoria jurídica tem que pesar o custo de ressuscitar fitas armazenadas e o potencial de risco legal. Uma empresa deve “observar as aplicações que geram os registros de negócio mais críticos — financeiras, e-mail de executivos ou e-mail de funcionários de nível sênior”, ensina Babineau.

Em seguida, deve examinar estas fitas e onde elas residem, calcular quanto custaria arquivá-las e pesar o custo e a probabilidade de enfrentar uma solicitação de discovery. Existem empresas, como a Index Engines, especializadas em indexar fitas sem restaurá-las.

Em uma indústria extremamente regulada, “sem dúvida eu recomendaria trazer parte da informação de volta para torná-la mais pesquisável”, reduzindo a chance de altos custos jurídicos e de pesquisa ao longo do caminho”, acrescenta Babineau.

Entretanto, as empresa menos reguladas que têm um grande volume de fitas armazenadas talvez prefiram esperar para ver, acredita Babineau. “Se você ainda não passou por uma situação como esta ... não creio que seja necessário retroceder e restaurar todas as fitas para um formato online preventivamente”, diz. Comece a arquivar e-mail daqui para frente.
 
Arquive - não armazene – mensagens de e-mail
O arquivamento proporciona um meio rápido e econômico de pesquisar e-mail. Ao extrair um subconjunto de e-mails importantes e transferi-lo para um dispositivo secundário, as organizações podem manter mais informação certa online por mais tempo.

A abordagem que recomendamos é retirar a carga do Exchange”, orienta  Armstrong, da Fortiva. “Separe a atividade transacional do sistema de e-mail, retire do sistema o e-mail que está lá há mais de três meses e coloque-o em um arquivo morto. Depois aplique as políticas de retenção estabelecidas pela assessoria jurídica. É nesta área que jurídico e negócio se defrontam. Como equilibrar ativo e passivo?

Existem dezenas de sistemas de software e aplicativos para arquivamento disponibilizados por fornecedores de armazenamento, bem como serviços de arquivamento prestados por empresas de terceirização. Determinar qual é o caminho certo depende do tamanho da companhia e dos recursos de TI existentes. Muitos sistemas também arquivam mensagens instantâneas, que podem ser incluídas em solicitações de discovery.

“Todas as soluções têm de ser flexíveis o suficiente para lidar com qualquer situação” diz Lori Ann Wagner, sócia do escritório de advocacia Redgrave Daley Ragan & Wagner, especializado em e-discovery e gerenciamento de registros. “Você não pode tirar toda a informação, colocar em uma base estática de discovery e sempre extrair dali”, explica Lori.

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Também é importante preservar e-mails como meta-dados ou algum meio independente de formato, acrescenta Lori. Você nunca sabe que tipo de formato o tribunal superior vai pedir. O e-mail arquivado tem de ser totalmente auditável para se sustentar em um argumento jurídico. O software de arquivamento provê trilhas de auditoria e funcionalidades de relatório para validar a cadeia de custódia e provar que não ocorreu violação.

Se for feita uma solicitação de discovery envolvendo informação armazenada eletronicamente, o software de discovery, que reside sobre os arquivos eletrônicos, pode oferecer funções básicas e avançadas de busca e recuperação e eliminar conteúdo duplicado. Mas estes produtos, embora reduzam muito a quantidade de informações que os advogados precisam analisar, ainda são relativamente novos.

“Eu, pessoalmente, ainda não trabalhei para nenhuma empresa, incluindo muitas Fortune 100, que tenha usado o software de e-discovery, que vem com as ferramentas de arquivamento, para identificar e coletar prova”, conta Lori. “Mas as empresas estão cogitando isso. É um mercado muito quente”, complementa.

A maior parte do processamento de prova – fusão do e-mail com outros dados da empresa, atribuindo um esquema de numeração para dados e transferindo para o formato exigido – deve ser feita por um serviço externo, segundo Wagner.

 aquisição de software de arquivamento e dispositivos de armazenamento não tem que quebrar o orçamento, principalmente se for storage baseado em disco, eficaz e mais barato. Pode até ser bastante econômica, explica David G. Hill, diretor do Mesabi Group, empresa de consultoria em gerenciamento de storage. “Se dados arquivados são retirados do banco de dados de produção, este se torna menor”, diz. “Também facilita o backup e é mais eficaz em termos de custos”, reforça.

Quem deve pagar?
A responsabilidade pelo pagamento do software, do hardware e dos serviços de recuperação de dados continua sendo uma queda de braço entre os departamentos jurídico e de TI. “TI tem que incluir a recuperação de dados em seu orçamento para hardware e software e cobrar da unidade de negócio ou do departamento jurídico, dependendo das circunstâncias”, afirma Hill.

“Em nossa opinião, a assessoria jurídica deve começar a investigar o orçamento para o que chamamos de investimento em tecnologia de e-discovery”, diz Babineau. “Em última instância, eles são responsáveis por gerenciar o risco de litígio — e o custo de defender ou sustentar um argumento faz parte disso. Mas TI deve abordar o modo de comandar suas operações normais com mais eficiência tendo e-discovery em mente”, afirma.

À parte os questionamentos de orçamento, observadores da indústria concordam que é melhor pagar por ferramentas de retenção de dados logo no início que pagar o preço depois. “Você sabe que é uma ameaça iminente”, alerta Armstrong. “É um furacão para o qual você não quer ter seguro?”

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