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E-mail: de revolução a problema da vida moderna

O e-mail revolucionou as comunicações corporativas. Com o tempo, os profissionais começaram a se afogar nas mensagens e perderam o controle. Onde está o equilíbrio?

ComputerWorld

10/12/2007 às 12h03

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Em maio deste ano, o investidor milionário Fred Wilson inaugurou um novo tipo de falência. Nada relacionado com dívidas ou resultados financeiros ruins, mas vinculado à sua caixa postal eletrônica. Exasperado com a quantidade absurda de e-mails que recebia diariamente, e com as milhares de mensagens armazenadas, simplesmente desistiu de resolver o problema.

Sem ver outra saída, o milionário declarou falência de seu e-mail. Pedindo desculpas por eventuais problemas, Wilson argumentou: “Se você me mandou um e-mail (e não é minha esposa, meu amigo ou colega direto de trabalho), é melhor reenviar, porque estou começando tudo do zero”.

O post, publicado no ComputerBlog, é até hoje uma das maiores audiências do site. A sensação que fica é que, além de ser inusitada, a atitude do milionário representa o que muitos profissionais – da área de tecnologia inclusive – gostariam de fazer com a sua caixa postal eletrônica.

Um belo dia, deixar tudo para trás e começar do zero. Dar uma resposta definitiva, e contrária, para a ferramenta que surgiu como uma revolução das comunicações e hoje está mais parecida com um bumerangue: a cada e-mail respondido voltam outros três pedindo resposta no dia seguinte.

O problema é tão grave que pesquisa feita no livro The Hamster Revolution, de Mike Song, Tim Burress e Vicki Halsey, da Editora Berrett-Koehler (ainda sem publicação no Brasil), mostra que oito mil funcionários de empresas multinacionais gastam, só na leitura e envio de e-mails, cerca de 800 horas anuais, algo como 100 dias de trabalho apenas com e-mails. O prejuízo estimado pelos autores está na casa dos 300 bilhões de dólares por ano apenas nos Estados Unidos.

A questão fica mais complicada ao se analisar o impacto da mobilidade nesta rotina. Além da existência de caixas postais com milhares de e-mails urgentes a serem respondidos na sala de cada executivo, elas também estão disponíveis em qualquer lugar com acesso à internet ou à rede celular via laptops, PDAs ou smartphones.

Em um mundo globalizado, um executivo pode responder e-mails o dia inteiro e desistir de dormir, afinal é sempre horário comercial em alguma parte do globo.

Essa história acontecia diariamente na Romariz. Atuando no setor de alimentos há mais de 30 anos e baseada em São Paulo, a empresa notou um problema sério com a gestão dos e-mails e o comportamento de seus profissionais com a ferramenta.

José Carlos Marques, gerente geral da fábrica, recebia centenas de mensagens eletrônicas por dia e, para se organizar, usava um caderninho que era o back-up dos horários de reuniões, com avisos importantes, indicações de tarefas a serem cobradas dos subordinados, planilhas desenhadas de custos, entre outras funções. Tudo escrito de próprio punho.

“Ou era no caderno ou na minha cabeça. O Outlook [programa oficial de correio eletrônico da empresa] servia apenas para receber e responder e-mails”, conta o gerente. Até o Palm que ele possui estava mais como outro aparelho a ser carregado do que um dispositivo de produtividade.

O resultado não poderia ser outro. Mesmo com a estrutura tecnológica disponível, Marques não conseguia dar conta da quantidade de trabalho. Das oito horas de trabalho acordadas, o gestor conta que trabalhava no mínimo 10 horas por dia e não raro saía da Romariz com algo urgente que precisava ser terminado e voltava nos finais de semana.

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“Mesmo com o caderno, eu não tinha uma visão clara do meu nível de ocupação e das lacunas. Quando passavam algo novo para ser feito, aceitava. Depois precisava dar conta fora do expediente”, diz.

A situação começou a mudar quando a Romariz adotou a consultoria de produtividade de e-mail da Galileo. Criada pelo antigo diretor-geral da StorageTek no Brasil (empresa de armazenamento com foco em fita adquirida pela Sun em 2005), José Maria Ferreira, a consultoria “oferece uma nova metodologia de trabalho para garantir produtividade, usando o Microsoft Outlook e replicando em dispositivos móveis”.

Na prática, garante, o objetivo é fazer o gestor deixar de trabalhar para o e-mail e voltar a trabalhar para a empresa. “Os executivos estão assoberbados pela quantidade de e-mails e de reuniões. Se não souber usar, essas ferramentas todas escravizam”, alerta.

E José Carlos Marques admite: estava tendo grandes problemas com e-mails. Quando surgiu a possibilidade do treinamento, ele não teve dúvidas, aceitou as dicas e trabalhou para mudar. “Eles olharam meu jeito de trabalhar e mostraram maneiras de combinar as ferramentas com o caderno”, conta.

Dicas simples, como a organização semanal das tarefas, delegando ou cobrando o que for necessário, e a associação das ações com o responsável, começaram a realizar mudanças na rotina produtiva do gerente.

Combinadas com a sua nova postura profissional, já que o gestor desativou o pop-up para cada novo e-mail recebido e reduziu drasticamente o número de vezes em que abria o Outlook para checar novas mensagens, os resultados apareceram.

“Consegui medir a mudança pelo meu horário de saída da empresa. Hoje, trabalho das 8 da manhã até as 18 ou, no máximo, até as 19 horas”, comemora José Marques.

Mesmo sendo um auditor ISO, função que demanda mais tempo dentro da empresa, o gestor garante que não passa mais seus fins de semana cuidando dos assuntos corporativos.

Passado o treinamento, e a pior fase de adaptação às novas regras, José Marques sentiu grandes diferenças. As horas que eram passadas no escritório apagando incêndios, passaram a ser dedicadas à família, aos amigos, aos hobbies.

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E, mais importante, sem nenhuma perda de produtividade, ao contrário, ganhando eficiência na sua atuação, delegando com mais inteligência, garantindo respostas mais rápidas dos funcionários e mapeando seu futuro com antecedência. No final, garante o gestor, retomou o controle sobre as mensagens eletrônicas. “Foi muito importante para mim, consegui mais qualidade de vida”, resume José Marques.

Organize-se e mantenha o foco
Acompanhe algumas dicas fundamentais para organizar o dia-a-dia e sair da “escravidão” por mensagens eletrônicas:

Deixe o caderno de lado
Tenha organização e paciência para colocar as suas informações de reuniões e tarefas eletronicamente. Apesar do trabalho (e do desânimo) inicial, a economia de tempo no decorrer dos meses é impressionante. Além disso, o profissional que tem mapeado o seu dia pode se organizar melhor, hierarquizando e delegando com mais eficiência.

Desabilite o pop-up de novas mensagens
Além de trazer muito pouco resultado, mantém o profissional em um estado permanente de tensão esperando ‘o próximo incêndio que vai chegar’. Como definiu José Maria Ferreira, sócio da Galileo: “É como se alguém ficasse, com uma vara, sentado do seu lado lhe cutucando o dia inteiro”.

Controle a sua vontade de checar os novos e-mails
Depois de acabar com o pop-up, é preciso se educar para não abrir o programa de e-mail a cada cinco minutos. É um movimento difícil, mas garante que o profissional trabalhe no que planejou – e não fique apenas respondendo e-mails. Defina a quantidade permitida de visualizações e siga a regra à risca.

Prepare a sua futura semana durante a anterior
Arrume um momento da sua sexta-feira para organizar religiosamente os compromissos da semana que vem. Por mais que parece improdutivo e desconfortável a atitude, os 30 minutos ou a hora investidos vão se reverter em muito mais tranqüilidade e qualidade na vida corporativa. Além da garantia que aquela importante reunião não será esquecida.

Laptops e PDAs são para resolver o problema, não aumentar
A revolução trazida pela mobilidade possibilita trabalhar em qualquer lugar do mundo, independente do fuso horário. Da mesma maneira, gerou executivos escravizados e que vivem para responder demandas em vários idiomas. Replique as políticas de produtividade e organização também no ambiente móvel para fugir desse destino.

Abandone o perfil de ‘profissional bombeiro’
Uma reclamação comum de profissionais, especialmente em TI, no final de cada dia de trabalho é que “o leão morto hoje volta amanhã”. A organização dos e-mails é o primeiro passo para abandonar o perfil de ‘profissional bombeiro’, deixando os incêndios em busca de uma atuação mais inteligente e com espaço para inovação.

Vinicius Cherobino - ComputerWorld

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