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Crie regras para e-discovery

Veja cinco dicas para estar preparado quando um advogado bater à sua porta

CIO - EUA

22/11/2007 às 19h45

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Ninguém quer ser processado, isso é fato. Mas no mundo litigioso de hoje, é raro  uma empresa que possa escapar de um processo judicial durante seu percurso nos negócios. Cada vez mais torna-se tarefa do CIO certificar que, quando esse momento chegar, a TI estará pronta para o contra-ataque, estruturada para levantar todos os documentos eletrônicos para um processo judicial. E é aí que têm início as dores de cabeça para qualquer departamento de tecnologia que não tenha um bom sistema de retenção de e-mails.

A necessidade de melhores sistemas eletrônicos de retenção e gravação surgiu há pouco menos de um ano, quando o governo federal dos Estados Unidos reviu as leis para procedimentos civis e tornou os documentos eletrônicos validos como parte de investigações durante um processo judicial. As novas regras para o que é chamado “e-discovery”, que entrou em vigor no dia primeiro de dezembro de 2006, tornou a produção de documentos eletrônicos tão importante como manter várias cópias de documentos em qualquer caso legal. As empresas têm 30 dias para responder a qualquer solicitação de documentos eletrônicos (apesar dos tribunais poderem estender esse período) e podem encarar multas de milhares de dólares – sem falar no risco de perder a causa - caso não respondam prontamente.

No novo mundo, em que o sistema legal está casado com a tecnologia, os CIOs acumulam a função de fazer o arquivo da empresa. Os departamentos de TI devem trabalhar com o departamento jurídico para criar um plano que guarde os e-mails necessários e os tornem facilmente encontráveis. Embora ainda existam poucas regras sobre como montar um sistema de gerenciamento de arquivos eletrônicos, treinar funcionários para catalogar seus e-mails a criar procedimentos padrões para que possam seguí-los, para agilizar o processo pode ser ma boa idéia. No entanto, muitos CIOs ainda estão lutando para organizar os e-mails corporativos e manter um meio de rastreá-los de forma compreensiva.

A regra para se achar nas regras do e-discovery, dizem os especialistas e aqueles que já enfrentaram o problema, é estabelecer um gerenciamento de documentos que envolvam a empresa e práticas de retenção para e-mail e outros tipos de documentos e só então encontrar o software adequado para suportar esses arquivos. “Você pode alcançar um bom nível de proteção, reduzir o risco e os custos de e-discovery adotando processos e ferramentas de forma razoável, repetidamente e com possibilidade de aumento de escala”, diz John Rosenthal, parceiro e co-direor do comitê de e-discovery da Howrey, escritório de advocacia de Washington.

Aqui estão algumas dicas para se preparar para o inevitável:

1 – Estabeleça contato com os líderes jurídicos do negócio.

“O problema com o e-discovery é que a primeira vez que ele atinge o seu radar é quando o conselho geral liga e diz o quê o tribunal está requerendo”, diz Paul Zazzera, um consultor e CIO aposentado do Time. Para evitar tais surpresas, o departamento de TI deve, junto com a área jurídica, trabalhar para desenvolver processos, políticas e ferramentas para arquivo de e-mails. “O CIO e o chefe do departamento jurídico devem priorizar o trabalho conjunto nesse assunto”, diz Zazzera.

E não deixe os líderes de negócio fora da discussão. “Muitos CIOs pensam em litígios como um tema exclusivo do departamento jurídico”, diz Leslie Wharton, que encabeça o time de e-discovery da firma de direito Arnold e Porter. “Os litígios pertencem à companhia e se ela for o queixoso ou o réu, a empresa [como um todo] deve estar apta a preservar documentos entre outras obrigações”.

Tais medidas tornam sua estrutura e-discovery preparada, de acordo com Mark Reichnbach, ex-diretor de discovery e respostas sobre regulamentos da Merril Lynch, algo muito melhor que reagir aos litígios ou regulamentos de investigações quando aparecerem. Algumas empresas inclusive já começaram a apontar equipes de cruzamento funcional de e-discovery para resolver esses problemas, complementa Zazzera, dirigidas por TI e pelo escritório jurídico.

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2- Livre-se de documentos desnecessários.

Por exemplo, se o estatuto de limitações passou por um caso judicial relacionado a taxas e impostos ou a questões ambientais, apague os arquivos associados. Muitas empresas mantêm dados sobre sistemas legados obsoletos, de forma que não há razão de negócio – e menos ainda jurídicas – para mantê-los por perto, observa Julie Brickell, da Altria Corporate Services, que organiza os casos da indústria de tabaco Philip Morris dos Estados Unidos.

Definir o quê preservar é difícil, porém, e depende do tipo de negócio. O mais importante, diz Zazzera, é ter uma apolítica consistente do que é permitido apagar – e o contrário também. Estabelecer a mesma regra para e-mails e outros documentos eletrônicos.

“Você realmente tem que pensar em uma política para tudo”, diz Zazzera. “Quais arquivos você está mantendo e como está mantendo”. Muitas empresas dirão que todos os documentos, eletrônicos e em papel, gerados pelos funcionários podem fazer parte do arquivo de e-discovery. Mas existem áreas cinzentas. Por exemplo, se uma pessoa envia um e-mail pessoal usando o computador da empresa, ele deveria ser encaminhado para o arquivo? E se uma pessoa envia um e-mail de seu computador pessoal a respeito dos negócios, estará protegido?

3- Saiba onde os e-mails estão.

Tenha um mapa mostrando a localização de cada e-mail guardado e como recuperá-lo. Certifique-se que o departamento de TI e as unidades de negócio saibam encontrá-los.

A Howrey centralizou todos os servidores de e-mails em um data center em Ashburn, Va., incluindo e-mails de seu escritório em Taiwan, de acordo com o CIO Brian Conlon. Os dados do escritório na Europa estão consolidados em Londres. Arquivando os e-mails em poucos lugares, é mais fácil responder rapidamente a ordens de discovery. A firma de advocacia pretende também aplicar tecnologia para auxiliar no catálogo físico. No ano que vem, Conlon planeja usar etiquetas de rádio freqüência (RFID) para achar documentos em papel, o que tornará muito mais fácil localizar cópias importantes de documentos.

4- Treine seu pessoal.

Certifique-se de que todos na empresa sabem quais materiais precisam ser mantidos e quais podem ser descartados. “É razoável para uma corporação confiar nos funcionários no que diz respeito ao arquivo de documentos que podem gerar litígios”, diz Rosenthal, da Howrey.

Se você tem uma política pessoal de e-mail no escritório, certifique-se de que seus funcionários sabem que tipo de e-mail não deve ser enviado nos computadores do escritório. Pode ser razoável conversar sobre o seu cachorro e o que há para jantar. Mas uma observação desprezível sobre uma pessoa ou outra empresa pode vir a atormentá-lo.

Todos e-mails, pessoais e corporativos, criam um risco de litígio, diz Patrick Oot, diretor de eletronic discovery da Verizon. “Funcionários devem entender o falta de privacidade em e-mails. Se executivos imaginarem seus e-mails expostos em um outdoor, é exatamente como eles aparecem no tribunal”, diz Oot. Ele tem uma regra geral: “Nunca ponha nada em um e-mail que você não quer que sua mãe leia”.

5- Invista na ferramenta de busca certa para e-mails e recuperação para sua empresa.

Acostume-se com a idéia de que suportar e-discoveries é uma despesa necessária. Você pagará pela teimosia se esperar um advogado bater à porta antes de se preparar para responder.

Existem ferramentas de e-discovery desenhadas para as necessidades de cada empresa, desde startups até multinacionais. Quanto irá gastar depende de quantos processos judiciais você enfrenta normalmente. Você também tem a opção de terceirizar ao invés de desenvolver internamente. Mas um sistema básico inclui softwares de pesquisa e recuperação, assim como capacidade de arquivo, diz Zazzera.

Judi Hasson, da CIO - EUA

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