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RSS para conter excesso de informação

A ferramenta ajuda a entregar a informação correta para o público-alvo esperado

IDG news service

01/11/2007 às 13h00

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Enquanto os empregados lutam para ler uma quantidade cada vez maior de material relacionado ao trabalho, algumas empresas vão atrás da tecnologia RSS (Really Simple Syndication, ou organização realmente simples, em português) para melhorar a produtividade.

Com RSS e servidores e leitores adaptados para o ambientes de trabalho, o departamento de TI alimenta uma área de informação interna que os funcionários acessam. Um mecanismo de entrega que, para algumas informações, pode ser mais preciso e efetivo do que o e-mail.

“O primeiro problema resolvido com o sistema RSS são as caixas de e-mail lotadas. Grande parte dos trabalhadores estão sufocados com tantos e-mails,” diz Oliver Young, analista da Forrester Research.

Um sistema corporativo de RSS é ideal para entregar o tipo de informação que os funcionários precisam ter, mas não exatamente naquele momento, diz ele. RSS mantém a informação você-precisa-saber fora do canal de e-mails, que, para muitas pessoas, significa “lista-de-coisas-que-precisam-ser-feitas.”

Geralmente os e-mails você-precisa-saber – como a atualização de um benefício corporativo ou uma newsletter – acabam sendo ignorados ou apagados, apesar dos funcionários reconhecerem que poderiam conter informações potencialmente importantes.

Por exemplo, uma empresa poderia postar os informes de recursos humanos na intranet, na seção de recursos humanos e enviar alertas RSS com o link apropriado, ao invés de lançar a informação em e-mails massivos.

Os avisos RSS se tornaram populares inicialmente como uma forma conveniente de um Web publisher alertar seus leitores sobre os novos artigos e informações recém postadas no site.

Utilizando RSS de mercado para leitura, como os do Google e de Bloglines, as pessoas rapidamente checam o que há de novo em seus sites favoritos sem precisarem visitá-los.

Inevitavelmente, as pessoas começaram a usar leitores RSS no trabalho, criando potenciais problemas para o departamento de TI em áreas como segurança e suporte ao usuário.

Visto como uma oportunidade, vendedores como Attensa, NewsGator desenvolveram um software RSS atrás do firewall para ambientes corporativos.

Assim como os RSS de consumo, esses sistemas comerciais podem ser integrados com os diretórios existentes das empresas e frameworks de segurança, oferecendo ao departamento de TI total controle sob o uso do RSS pelos funcionários.

IBM, Lótus e Microsoft começaram a adicionar funções RSS a suas respectivas plataformas de colaboração e comunicação, mas suas características não combinam a funcionalidade dos sistemas de RSS corporativo, diz Young.

O Union Bank da Califórnia espera que o RSS corporativo possa ajudá-lo a adestrar o sobrecarregado sistema de comunicação interna.

Cerca de 80 grupos do banco, de áreas como relações públicas, marketing, vendas, gerencia de produto e operações, carregam os funcionários com e-mails massivos, entre outros métodos, entre eles, o papel.

“Descobrimos que metade das mensagens enviadas por esses métodos não eram apropriadas para os receptores, decididamente precisávamos fazer alguma coisa,” disse James Penn, o vice-presidente de marketing interativo e comunicação do banco.

Por exemplo, o banco entendeu que vendedores, lotados de informações irrelevantes, geralmente não chegam a ficar sabendo das últimas ofertas e promoções do banco, afetando sua habilidade de levá-las aos consumidores.

O Union Bank está com um piloto de implementação de um sistema RSS corporativo da KnowNow que um dia poderá alcançar os cerca de 10 mil funcionários.

O banco está criando RSS muito específicas e definindo a audiência alvo para cada uma delas, de forma que os funcionários irão receber menos mensagens, mas mais relevantes.

Enquanto o projeto inicial está focado em melhorar a comunicação interna, o Union Bank pode ais tarde interligar o sistema RSS com o sistema CRM, assim como permitir que os funcionários se inscrevam em alimentadores de dados externos, diz Penn. 

No NHS Orkney, poucos dos mais de 600 usuários – geralmente doutores, enfermeiras, terapeutas e administradores de negócios – são tecnicamente bem informados. Então, Rendall comunicou os departamentos e acelerou o número de sessões de treinamento para promover o uso do sistema RSS.

“O maior desafio é ajudar as pessoas a realizarem a mudança e colocar nas cabeças o novo paradigma RSS,” diz Rendall.

A indiferença e ignorância do usuário, somadas à familiaridade com o e-mail, é uma barreira comum para a adoção do RSS nos ambientes de trabalho, de acordo com Young.

“Apesar da maioria das pessoas tem uma relação de ódio com o e-mail, ele é também é muito simples de usar e conveniente copiar todo mundo do escritório para certificar-se que todos estão envolvidos,” diz Young.

Essa é a razão para Young não recomendar da utilização do RSS em um grupo específico da empresa e sim com o propósito de melhorar um problema específico de comunicação.

“Vejo que a maioria das empresas que falharam em implantar uma solução RSS tentou encorajar e trazer uma grande quantidade de funcionários de uma única vez,” diz Young.

Além de reduzir o volume de e-mails, o sistema de RSS corporativo geralmente incentiva o uso de intranets, blogs e wikis alertando os funcionários de novidades e mudanças, diz Young.

Na NHS Orkney, o sistema NewsGator permitiu que os funcionários tivessem acesso à blogs da empresa e wikis, o que aumentou o tempo de leitura deles e incentivou a colaboração e comunicação, diz Rendall.

Enquanto isso, o Union Bank acredita que o RSS irá melhorar sua intranet, que está sendo redesenhada. “Existem muitas aplicações para as quais poderíamos utilizar a intranet como repositório,” diz Penn.

O RSS poderia ajudar o banco a notificar seus funcionários sobre modificações de política e procedimento da empresa. Essa é a chave para bancos, que são altamente regulados pelos governos. “Geralmente uma pequena nuance de certa política vai mudar, e apesar de não ser aplicável a 90% dos funcionários, é crucial para 10%, que precisam receber a informação,” diz ele.

Examinar é também uma função do sistema corporativo de RSS que oferece aos gerentes uma maneira clara de verificar a popularidade de blogs e wikis, sites externos e seções da intranet junto aos funcionários, diz Young.

Por exemplo, se metade da equipe de vendas acessa a área alimentada por um jornal específico, pode fazer sentido sugerir para a outra metade que não faz o mesmo adote o hábito. “Realmente ajuda na disseminação mais rápida e em melhores práticas de proliferação de informações através da empresa,” diz ele.

Da mesma forma, o RSS facilita a identificação de problemas. “Se ninguém lê o blog do seu CEO, você sabe rapidamente que há algum problema ali,” diz Young.

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