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O problema com ferramentas colaborativas

Falta de integração entre as aplicações é a reclamação mais recorrente, mas dificuldade em quantificar benefícios também preocupa

10/10/2007 às 14h06

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“Tecnologias colaborativas são ótimas, mas no exato momento nós não estamos incrivelmente satisfeitos com elas no nosso negócio”. Essa é a resposta de mais de 400 CIOs e executivos que decidem sobre TI, de acordo com pesquisa sobre o uso de tecnologia colaborativa realizada pela Avanade, firma de consultoria especializada na área.

Exemplos cobertos no levantamento incluíram instant messaging, vídeo conferência e intranets. Na maioria dos casos, as respostas eram reclamações sobre a falta de integração entre as aplicações colaborativas, o que frustra os usuários finais, diz Larry LeSueur, vice-presidente de tecnologias de soluções de infra-estrutura da Avanade.

“Apenas 11% dos entrevistados tinham alguma estratégia de como implementar essas tecnologias com o ambiente existente”, diz ele. “Não quer dizer que o e-mail não traga valor ou que IM também não. É que as tecnologias não estão integradas.”

Como resultado, complementa, usuários finais lidam com janelas demais no dia-a-dia do trabalho. “A irritação relacionada a essas tecnologias provém do fato de elas não estarem integradas,” diz LeSueur.

CIOs também tiveram dificuldades para identificar valor nas tecnologias colaborativas em números concretos, como ROI. “É a coisa mais difícil de quantificar”, diz LeSueur. “Algumas vezes você ainda consegue um número, mas ele só mostrará uma parte do quadro.”

Ainda é difícil de mensurar os ganhos de produtividade dos trabalhadores depois da adoção das tecnologias. Mas enquanto as tecnologias colaborativas não trazem ao negócio (ou mais especificamente, ao CFO) o retorno sobre investimento exigido pelos investidores, 95% dos CIOs dizem ter observado uma melhora na produtividade dos trabalhadores , diz LeSueur. Esse fato, isolado, deveria encorajar investimentos futuros.

“Agora, pode ser difícil de justificá-las,” diz LeSueur. “Mas no final das contas, eles sabem que essas tecnologias serão uma mudança de paradigma”.

Melhores práticas para adoção de ferramentas colaborativas

Comece bem. Antes de investir em colaborativas, faça uma avaliação de suas outras aplicações de produtividade (incluindo e-mail). Se existe alguma queixa, você pode querer amarrar essas soluções antes de inclui novas.

Enfatize integração. Tente pensar em tecnologias colaborativas como um grande quadro ou como uma grande aplicação. Cada vez mais vendedores desenham sistemas para serem agnósticos em relação a outros softwares.

Jogue com benefícios sutis. Obter um retorno sobre investimento concreto será difícil. Uma forma simples de quantificar o valor da tecnologia pode ser velocidade: Talvez um grupo possa usar o IM chat para informar os funcionários sobre os planos ao invés de usar o e-mail para isso e perder um dia inteiro.

Colaboração em números
A pesquisa da Avanade descobriu que 45% das companhias norte-americanas estão satisfeitas com o impacto de tecnologias colaborativas e de comunicação. Um fator importante: apenas 11% têm uma estratégia totalmente implantada e documentada de colaboração e comunicação na empresa.

Planos fixos: 71% das empresas norte-americanas afirmam necessitar de novas tecnologias para elevar sua capacidade de colaboração digital. Por exemplo, 79% irão instalar ferramentas de busca, comparados com 59% que as tem implementadas hoje. E 68% irão instalar um espaço de trabalho virtual, comparados com 48% que afirma já usar a solução.

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