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Como administrar seu tempo

Com crescente volume de responsabilidades em sua rotina diária, líderes de tecnologia têm de fazer malabarismos para gerenciar seu tempo

12/07/2007 às 12h49

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As responsabilidades dos CIOs de hoje parecem estar conspirando para tornar o tempo de um líder de TI mais precioso do que nunca. Em 1998, quando John Halamka assumiu o cargo de CIO do Beth Israel Deaconess Medical Centre em Boston, um dos principais centros de saúde dos Estados Unidos, foi-lhe dito que a chefia de TI era um trabalho das “9h às 5h”. Halamka não demorou a descobrir que seria o contrário. “Transformou-se em um trabalho das 5h às 9h”, isto é, das cinco da manhã às 21 horas.
Os CIOs atuais enfrentam uma avalanche interminável de reuniões com executivos de alto nível, profissionais de TI, usuários, fabricantes, clientes externos e analistas de Wall Street. Estas reuniões, aliadas a uma enxurrada de e-mails e incêndios diários que precisam ser apagados, conspiram para tornar o tempo de um líder TI mais precioso do que nunca.

O COMPUTERWORLD conversou com quatro CIOs de diferentes setores – Cathy Brune da Allstate Insurance (setor financeiro), Tim Stanley da Harrah's Entertainment's (serviços), Lew Temares da Florida's University of Miami (educação) e Halamka (saúde) – para descobrir como eles passam seu dia e exercem suas respectivas preferências de gestão do tempo.

De manhã
Como outros CIOs, Halamka, que também é CIO da Harvard Medical School, fez o expediente prolongado trabalhar a seu favor. Habituou-se a viver com quatro a cinco horas de sono por noite e, normalmente, seu dia começa às 5 da manhã, “quando o mundo está calmo”, com a preparação de apresentações ou relatórios. “Tente escrever alguma coisa em uma terça-feira ao meio-dia com e-mail interrompendo a cada 30 segundos”, diz Halamka.
Depois de um dia inteiro de reuniões e uma pausa para o jantar em família, Halamka costuma reservar uma parte da noite, distante das perturbações do escritório, para fazer um trabalho mais “reflexivo”, como planejamento estratégico.
O cronograma de Halamka tem a precisão do bisturi de um cirurgião, exceto por seu castigo: o e-mail. Em geral, ele “ataca” 500 mensagens por dia usando seu BlackBerry, mas, se pudesse, dedicaria menos tempo a isso. “Quantos e-mails sem utilidade prática você recebe por dia?” pondera. “Deveria ser anexada uma tarifa ao e-mail antes de as pessoas apertarem o botão enviar.”
O dia de trabalho de Cathy Brune, CIO do setor financeiro, inicia às 5h30. Ela olha e-mail e toma café da manhã com seus dois filhos. Há 30 anos na Allstate, onde exerceu diversas funções de vendas e operações em seus primeiros 19 anos na empresa, reserva tempo entre as reuniões com a direção para encontros imprevistos solicitados por TI ou grupos de funcionários para discutir estratégias ou problemas.
Diferentemente de outros CIOs, que muitas vezes vêem o almoço como uma oportunidade para encaixar mais uma reunião ou botar em dia o e-mail ou a papelada, Cathy costuma ir para o restaurante da Allstate, onde gosta de se apresentar a grupos de funcionários e colher as impressões deles sobre a organização de TI da empresa. “Às vezes sento com as pessoas por 30 minutos e volto com 30 idéias”, conta.

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Grande parte de seu tempo livre é dedicada ao voluntariado. Considera este trabalho voluntário gratificante e tem prazer em se encontrar com executivos de outras áreas. Cathy acha que distribui seu tempo com muita eficácia entre as diversas partes interessadas, incluindo a equipe de TI, funcionários corporativos e cliente externos. Mas, se pudesse escolher, passaria mais tempo com empresas de tecnologia menores, discutindo as idéias que estão explorando.
A gestão do tempo é particularmente crítica para líderes de TI como Stanley, da Harrah, que assume responsabilidades além da função tradicional do CIO. Como Halamka, Stanley normalmente dorme quatro ou cinco horas. Começa o dia com exercício físico, uma ducha e, às vezes, a companhia da filha de três anos. Em seguida, sai para um de seus dois escritórios.
Após um dia de 12 horas repleto de reuniões “ying yang” com colegas da área de negócio, funcionários e fornecedores, Stanley tenta sair do escritório às 20h para passar algum tempo em casa com a mulher e a filha antes de ela ir dormir.
Notívago confesso, freqüentemente Stanley só bota em dia e-mails, relatórios e planejamento estratégico muito depois do pôr-do-sol. Talvez seja bem apropriado, já que ele trabalha em uma empresa de jogos e hospitalidade que está mais ocupada justamente à noite e nos fins de semana.
“Brinco que estou ‘Always On’”, diz Stanley, que, depois de seis anos como CIO, também foi encarregado de supervisionar as operações de jogos da empresa e atua como Chief Innovation Officer (diretor de inovação). “Durante a semana, minha esposa me pede para ‘desligar por um minuto’ quando percebe meu processamento paralelo”, conta.
Estas novas responsabilidades estão dispersando Stanley. “Juntando com os outros dois cargos, está ainda mais desafiador”, admite. Portanto, até que possa delegar uma parcela maior de suas tarefas diárias de CIO a alguns de seus principais substitutos, Stanley se esforça ao máximo para lidar com as três funções. “Posso processar tudo, mas é muito fragmentado”, desabafa.
Stanley reconhece que às vezes é estressante. Com o aumento da carga de trabalho, ele tem ainda menos tempo para devotar à sua paixão pelo esqui alpino. E, apesar de investir boa parte do seu tempo no desenvolvimento da carreira de sua equipe, Stanley gostaria de poder fazer mais.

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Carga Horária
Os multitaskers poderiam pegar algumas dicas com Temares. Ele comanda a organização de TI da Universidade de Miami há 27 anos e em 1994 foi nomeado reitor da Faculdade de Engenharia para o que deveria ser um pequeno mandato de dois anos. Mas está desempenhando as duas funções desde então e divide seu tempo entre dois escritórios no campus.
Felizmente para Temares, às vezes os dois cargos se sobrepõem. Recentemente, por exemplo, ele almoçou com um executivo da IBM que está envolvido em contratação de estudantes de engenharia da universidade e desenvolvimento de produto.
“Nunca almoço sozinho”, diz Temares. E ele tende a jantar com representantes da universidade para promover o valor da organização de TI com fornecedores ou colegas da área de negócio.
Entre reuniões para discutir orçamento, estratégia ou outros temas, Temares consegue separar tempo para se reunir com seus oito reportados diretos e demais membros da equipe. “Meus reportados diretos gostam de saber que presto atenção neles e lhes dedico tempo”, observa Temares. “Gasto um tempo razoável com assuntos da equipe porque, se contrato as pessoas certas, me sobra mais tempo para fazer meu trabalho”, conclui.
Temares acredita que sua agenda está muito próxima de um dia de trabalho ideal, mas anseia por mais tempo para o pensamento estratégico. “A maior parte do planejamento me vem no fim de semana”, admite.

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