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Quando o e-mail vira um inferno

Volume de arquivos trocados aumenta a cada dia e traz novos desafios para o dia-a-dia dos CIOs

Laurianne McLaughlin

04/07/2007 às 12h55

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Os anexos de e-mail se tornaram uma dor de cabeça para os CIOs. São imagens, apresentações, PDFs, vídeos e outros formatos de arquivo que, a cada dia, ficam mais pesados. Eles podem prejudicar o sistema, afetando caixas postais e exigindo mais dos servidores, o que culmina em lentidão no tráfego de informações e muitas solicitações a mais para o pessoal do suporte.
Também são muitas as mensagens que voltam ao remetente simplesmente porque a rede do destinatário está bloqueada para receber mensagens pesadas, geralmente com mais de 10 MB. Logo, isto significa mais peso na caixa de correio da corporação, o que torna o backup e o restore ainda mais demorados e trabalhosos.
O CIO poderia, gentilmente, pedir a todos que parassem de enviar arquivos pesados em anexo. Mas, esperar os resultados de uma mudança voluntária de comportamento certamente ultrapassará os limites de tempo impostos pelo chefe. É o que defende o CIO da corretora de seguros americana Integro, Fred Danback.
Depois de tentar, sem sucesso, a saída diplomática, Danback resolveu o problema internamente adotando um dispositivo de rede que bloqueia o envio de e-mails pesados. Assim que são enviadas, as mensagens são redirecionadas a um local próprio para armazenamento e análise dos conteúdos. Desta forma, ele conseguiu evitar que os arquivos voltassem às caixas dos funcionários.
"Não adianta esperar que as pessoas criem consciência e mudem de postura, mesmo porque, em grande parte, elas realmente precisam enviar estes arquivos", avalia. A corretora, sediada em Nova York e fundada em 2005, cresceu rapidamente, tendo uma carteira de mais de 250 grandes empresas e perspectivas de negócios na casa dos US$ 50 milhões para este ano – não é difícil supor que clientes deste porte não queiram ser incomodados com e-mails pesados.

Cliente satisfeito e mensagens seguras
Em 2006, o sistema de e-mail da Integro suportava 400 usuários em cinco diferentes países. O excesso de anexos que retornavam prejudicavam a rede. "Tornou-se impossível ao help desk atender a tantos pedidos", conta.
Ele diz que outra preocupação era que, impossibilitados de mandar anexos pesados aos clientes, os funcionários acabavam por usar endereços de e-mail pessoal, público e gratuito para transmitir dados relevantes, por vezes confidenciais. "Isto é um risco muito grande". Pesquisa recente do instituto Osterman com médias e grandes empresas confirma a gravidade da questão: 60% das entrevistadas admitiram usar e-mails pessoais dos clientes para enviar mensagens consideradas cruciais ao negócio.
Em 2007, Danback instalou na rede o Acellion, programa que controla o envio de anexos nos e-mails. Ainda uma categoria emergente dentre os produtos de tecnologia, tais controles desviam os anexos que ultrapassam o limite de peso para um ambiente próprio de armazenagem. Danback ajustou o controlador para que, assim que um funcionário emitir uma mensagem com anexo superior a 10 MB, o e-mail seja encaminhado a este local. Para o funcionário, nada mudou. "Só queríamos simplificar nossa infra-estrutura, não dificultar o uso do e-mail", pondera. Programas deste tipo custam, em média, entre 5 mil e 10 mil dólares. Outros nomes do mercado são GlobalScape e Intradyn.  
Os funcionários da Integro, inclusive, aprovaram a iniciativa. Isto porque, não enviando mensagens indesejáveis (ou até úteis, mas que certamente causarão dor de cabeça pelo peso) aos clientes e também agilizando a comunicação, a corretora ganha em competitividade.
Outro estudo da Osterman diz que 59% das empresas consideram o armazenamento de mensagens um grave problema. O volume de mensagens em qualquer empresa cresce a uma velocidade de 35% ao ano e, além disso, há leis que exigem controle e documentação de toda mensagem trocada.  
Que conselho Danback daria aos outros CIOs sobre o controle dos e-mails? "Veja o que vai mal com a troca e o armazenamento de mensagens e faça algo agora mesmo. Assim, você evitará ver dados sigilosos rodando em uma caixa de correio gratuita qualquer", diz.

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