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Para que eles entendam o valor de TI

Conselhos de CIOs sobre as melhores ferramentas e métodos para ensinar aos profissionais de negócios o valor que a tecnologia da informação pode trazer para a companhia

Sari Kalin

15/08/2006 às 13h17

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A maioria dos CIOs sabe que educar os homens de negócios sobre o valor TI é um dos elementos-chave de seu trabalho, mas muitos lutam para encontrar as táticas e ferramentas corretas para isto. A melhor estratégia é publicar uma newsletter mensal ou isso irá apenas encher ainda mais as já lotadas caixas de e-mail dos executivos? Devem apoiar cada projeto de TI em um VP das áreas de negócios ou devem construir uma estrutura que envolva diversas áreas parceiras de negócios.
Na visão dos membros do CIO Executive Council (grupo de CIOs promovido pela CIO Magazine), não existe uma solução única. Às vezes, é melhor simplesmente entrar na sala do vice-presidente e ter uma conversa rápida. Em outros casos, uma apresentação ou um relatório formal podem levar a mensagem de TI de forma mais eficiente a toda a empresa.
“Estou nesse negócio há nove anos e não existe chance de você ter sucesso usando apenas uma forma de comunicação”, afirma Scott Kressner, VP e CIO da Rush Enterprises. “Você tem de escolher a melhor maneira para cada situação.”

Aqui vão algumas dicas dos executivos que fazem parte do CIO Executive Council sobre as ferramentas mais eficientes para educar os negócios sobre TI.

1) Formalize a discussão. Comitê de TI, conselho-executivo de clientes, grupo de usuários de recursos de TI – não importa o nome que você dará, os CIOs são unânimes ao dizer que um corpo formal para conduzir as decisões de TI é um dos caminhos mais eficientes para educar os pares de negócios a respeito do tema. Claro, os CIOs usam os conselhos para ter feedback (ou, em alguns casos, aprovação) de projetos em planejamento. Mas os conselhos também oferecem ao CIO uma oportunidade de educar executivos de negócios sobre as capacidades e o valor estratégico de TI.
Muitos CIOs também usam as reuniões do conselho para educar seus pares de negócios sobre tendências em tecnologias emergentes. Leni Kaufman, da Northrop Grumman Newport News, recentemente explicou ao comitê de TI sobre os benefícios do gerenciamento de identidades, mesmo sem ter nenhum plano imediato de propor um projeto nesta área. “Tentamos descrever novidades mesmo que elas só vão chegar à realidade da empresa daqui seis ou nove meses”, afirma a VP e CIO da companhia. “Fazendo isto, aumentamos o entendimento de TI do pessoal de negócios.”

2) Publique com moderação. Publicações específicas de TI podem ter um papel importantíssimo nos esforços do CIO para educar a companhia e não é incomum que os líderes de TI produzam relatórios anuais e newsletters trimestrais ou mensais. Mas as publicações devem ser customizadas de acordo com a cultura da companhia.

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No Hospital El Camino, o CIO Mark Zielazinski desistiu de sua newletter via email depois de seis meses. Porque as pessoas simplesmente não abriam. O problema é que eram informações demais. O hospital tem 2,1 mil funcionários e 90 departamentos, e muitas dessas áreas têm suas próprias newsletters. Agora, o grupo de Zielazinsk contribui nos informativos dos outros departamentos.

3) Faça ser fácil ser um missionário. Se a educação da companhia é trabalho do CIO, as ferramentas de comunicação corretas ajudarão outros líderes de TI a distribuir a mesma mensagem para um número maior de pessoas. O Marriott desenvolveu uma apresentação de Power point de sete minutos chamada “Technology Now” que destaca o direcionamento da área de TI e os caminhos para que ela traga mais valor aos negócios. Para garantir que a apresentação seja vista por profissionais de todos os níveis da companhia, o departamento de comunicação de recursos de informação tem um plano formal e distribuição, além de ter traduzido o documento para espanhol, chinês e alemão.

Desenvolva embaixadores de TI
O CIO da CompuCredit, Guido Sacchi, desenvolve um programa interno de reconhecimento com base em um simples tema: “Seja conhecido.” Com isso, ele pede à equipe de TI para que se mostrar ao pessoal de negócios graças à contribuição pessoal que cada um faz à empresa. O objetivo de Sacchi é tirar os profissionais de TI de suas “tocas” e aproximá-los de seus clientes internos, para que assim cada profissional do time de TI seja visto como responsável por entregar o valor da tecnologia da informação. “Eu quero que todos da minha equipe sejam embaixadores da TI”, afirma.
Sacchi também usa o programa “Seja conhecido” para ajudar a levantar a moral do time de tecnologia. Ele imprimiu cartões de notas com os dizeres “Seja conhecido” para que os gerentes-sênior reconheçam as atitudes positivas de seus funcionários.

Como chegar a funcionários não afeitos a tecnologia
Na organização sem fins lucrativos Save the Children, um dos maiores desafios para o CTO Edward Granger-Happ é fazer as pessoas usarem as tecnologias que seu departamento de TI coloca à disposição. Para ilustrar, ele conta que o e-mail foi adotado como principal meio de comunicação da firma apenas nos últimos cinco anos.
Granger-Happ aproveita qualquer oportunidade para educar a equipe de campo sobre os beneficios da tecnologia. Recentemente, durante um treinamento, ele criou um jogo para familiarizar o pessoal com o conteúdo da intranet e para acostumá-los a utilizar a rede.
O CTO destaca tecnologias que trouxeram benefícios claros para a empresa, como a voz sobre IP. Além de economizar recursos financeiros, a vantagem da VoIP sob a ótica do usuário é poder falar com qualquer pessoa da organização, em qualquer lugar do mundo, simplesmente discando um ramal. Granger espera que “quando as pessoas adotarem uma tecnologia, vão começar a adotar outras. Se eles virem o valor de TI nos seus trabalhos diários, irão querer usar cada vez mais.”

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