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7 novas regras para liderar equipes de TI na era Covid
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7 novas regras para liderar equipes de TI na era Covid

Fazer com que as equipes de TI trabalhem de maneira criativa e produtiva sempre foi um desafio. Novas restrições elevam tarefa a um novo nível

John Edwards, CIO (EUA)

18/09/2020 às 15h00

Foto: Adobe Stock

Todo projeto de TI bem-sucedido é o resultado de um esforço de equipe. Inspiração, entusiasmo, colaboração, brainstorming, defesa e suporte são todos os elementos-chave na inovação de TI. Mas o que acontece com o trabalho em equipe quando as regras de distanciamento social levam os membros ao isolamento criado pela Covid-19?

Quando as circunstâncias forçam as equipes a trabalharem separadamente, os líderes de TI precisam adotar um novo conjunto de habilidades de construção de equipes, diz Steven Hatfield, Diretor e Líder Global do Futuro Trabalho na Deloitte Consulting. Algumas empresas já têm uma vantagem inicial.

“As empresas que anteriormente adotaram o futuro das práticas de trabalho [estão] bem posicionadas para sustentar suas operações e responder rapidamente às demandas de navegação da Covid-19, incluindo o fomento do trabalho em equipe em meio ao distanciamento social”, explica ele. Nessas organizações, as equipes são apoiadas por um ecossistema de recursos virtuais, tecnologias e normas de comportamento que definem o trabalho como uma coisa a ser feita, não um lugar para onde ir.

Aqui estão os sete princípios que os líderes de TI em empresas com visão de futuro seguem ao construir equipes produtivas e colaborativas no novo ambiente de trabalho desafiador e enclausurado de hoje.

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O futuro é híbrido

Bem-vindo ao novo normal. "Nestes tempos, estamos percebendo o quanto sentimos falta das interações pessoais de uma situação diferenciada, alimentando-os-de-outros", disse Kevin Haskew, CIO da ON Semiconductor. "Avançando, podemos incorporar os benefícios do trabalho remoto com trabalho no local/pessoalmente e obter os melhores resultados de ambas as abordagens".

O futuro do trabalho é híbrido - um modelo em que os funcionários trabalham no escritório e remotamente, acrescenta Bhushan Sethi, co-Líder Global de Pessoas e Organizações da PricewaterhouseCoopers. "Cada dimensão de colaboração, comunicação e coaching precisa ser redefinida conforme o trabalho virtual aumenta".

Ajude os membros da equipe a se adaptarem ao novo modelo de trabalho, sugere Pradeep Kumar, Gerente Geral de HPE Pointnext Technology Services. Kumar acredita que todas as ferramentas de trabalho amplamente utilizadas devem ser capazes de fornecer uma experiência perfeita para funcionários locais e externos. “O uso eficaz da tecnologia pode não apenas ajudar os funcionários a trabalhar melhor em conjunto, mas também criar um diferencial significativo para os negócios”, observa ele.

Metas são duplamente importantes

É importante que os líderes de TI estabeleçam e comuniquem metas claramente a toda a equipe. Ao dar aos membros da equipe uma compreensão mais completa de como seu trabalho agrega valor à organização, as metas definidas ajudam os funcionários a se tornarem mais produtivos e responsáveis.

“Os funcionários precisam de transparência sobre como sua parte do processo ou projeto afeta o sucesso do departamento”, disse Tyler Cahill, Gerente de Desenvolvimento Organizacional da empresa nacional de recrutamento e seleção Addison Group. "Isso é especialmente importante em uma era de distanciamento social, pois garante que, independentemente da distância geográfica, todos estejam na mesma página, cientes das responsabilidades individuais e de como suas contribuições contribuem para o sucesso da organização".

Cahill também sugere definir as vitórias críticas que precisam ser alcançadas nos próximos seis a doze meses. “Em seguida, comece a fazer a engenharia reversa dessas [vitórias] em marcos menores para os quais um indivíduo ou grupo de funcionários possa trabalhar”, ele aconselha.

Cahill também recomenda o uso de ferramentas de gerenciamento de projeto on-line para garantir a conscientização da propriedade individual e o progresso contínuo da equipe. "Dessa forma, não importa onde os membros da equipe estejam localizados, eles podem fazer login e ver o progresso que está sendo feito em relação às metas", explica ele. "Também ajudará a limitar e-mails desnecessários ou mensagens que congestionam uma caixa de entrada".

"Digital em primeiro lugar" é o mais importante

A adoção de uma forte estratégia de "prioridade digital" é necessária para promover o trabalho em equipe eficaz em uma era de distanciamento social. Equipes remotas e inter-regionais não são novas, mas devido à Covid-19 estão sendo adotadas de forma muito mais rápida e caótica, deixando pouco tempo para a equipe se ajustar ao novo ambiente de trabalho.

"Para manter a produtividade, conforme alguns membros da equipe retornam ao escritório, outros continuam trabalhando remotamente, as organizações devem se concentrar na construção de um ecossistema de recursos virtuais, tecnologias e normas culturais que ajudem a imitar e fornecer o mesmo suporte e colaboração que um ambiente de escritório físico faria ", Diz Hatfield.

Embora importantes, as tecnologias digitais prioritárias, como ferramentas sociais, móveis, analytics e de nuvem, são úteis apenas se os funcionários realmente as usarem. Cabe aos líderes de TI incentivar e apoiar os usuários à medida que eles se ajustam a novos tipos de aplicativos, serviços e processos. "Comece com as necessidades dos funcionários e a experiência do usuário", recomenda Hatfield. "Incorporar o pensamento de design em todo o processo ajudará a maximizar o impacto das novas tecnologias digitais".

A transição para um local de trabalho que prioriza o digital pode levar a benefícios de longo prazo. "A simplificação de processos demorados abre mais oportunidades para as pessoas trabalharem de forma criativa e estratégica em tarefas que são mais envolventes e podem levar a mais inovação e colaboração entre os membros da equipe", diz Hatfield.

A comunicação aberta é rei

A comunicação da equipe pode se deteriorar rapidamente quando os funcionários estão espalhados por locais diferentes e isolados. Para unir os membros da equipe, a fabricante de robôs industriais Vecna Robotics realiza reuniões de equipe que respeitam os requisitos de distanciamento social, bem como as preferências dos funcionários.

“Para os que estão no escritório, isso significa cadeiras a quase dois metros de distância e máscaras o tempo todo”, diz Kay Perkinson, Chefe de Equipe da empresa. "Para outros, isso significa discar de sua mesa, se eles se sentem mais confortáveis quando estão mais distantes, ou de suas casas, se preferem ficar um pouco mais isolados".

O distanciamento social também pode fazer com que os funcionários se sintam solitários e isolados. A Vecna aborda essa preocupação com uma série de iniciativas. "Nós promovemos uma variedade de atividades não relacionadas ao trabalho que realmente ajudam a reunir nossa equipe", diz Perkinson. "Isso inclui horas sociais remotas e presenciais, bate-papos no café, aulas de ioga, encontros em clubes e muito mais".

Ferramentas de colaboração assíncrona são essenciais

As ferramentas de colaboração assíncrona podem ser uma tecnologia de trabalho em equipe altamente eficaz em uma era de distanciamento social, diz Brian Westfall, principal Analista do serviço Software Advice da Gartner. Quadros brancos digitais e gráficos de Gantt já foram extremamente úteis para colaborar com equipes remotas que trabalham em fusos horários diferentes, observa ele. "Eles são eficazes porque não exigem que as pessoas estejam no mesmo lugar ao mesmo tempo e promovem a igualdade de ideias".

As ferramentas assíncronas também oferecem a cada membro da equipe a oportunidade de contribuir e, ao mesmo tempo, promover um ambiente de trabalho seguro. Westfall aconselha começar com um sistema para toda a empresa. "Então, departamentos e equipes individuais podem configurar o formato assíncrono que funciona melhor para suas necessidades", acrescenta.

O local de trabalho está aberto para experimentação

Como será o local de trabalho depois que a pandemia de Covid-19 voltar para a história? “Ainda não sabemos a resposta”, admite James McGlennon, CIO da Liberty Mutual Insurance. "O que parece estar claro, com base em pesquisas e percepções de nosso pessoal, é que o novo ambiente normal não será como o antigo ambiente".

É provável que as estruturas e layouts de escritórios se transformem rapidamente. “Eles serão reaproveitados para o desenvolvimento do relacionamento interpessoal, celebrações, treinamento”, diz McGlennon. "A experimentação será a chave para determinar o que realmente vai funcionar".

À medida que o novo normal entra em vigor, McGlennon recomenda perguntar aos membros da equipe quais métodos de horário e agendamento funcionam melhor para eles. “Teremos que ser ainda mais flexíveis com os horários das reuniões e ajudando as pessoas a compensar o horário de trabalho sempre que possível”, diz ele. "As equipes precisarão chegar a um acordo sobre horários de reunião que funcionem para todos e permitir que as pessoas flexibilizem seus dias de trabalho".

Kim Billeter, Líder em Serviços de Assessoria de Pessoal na empresa de consultoria EY Americas, sugere abandonar os conceitos tradicionais de trabalho que pode ser feito pessoalmente em vez de trabalho que pode ser realizado remotamente. "Capacite e habilite as equipes a alcançarem o sucesso em todas as facetas de seu trabalho de todos os pontos de acesso em potencial", ela recomenda. "É fundamental diferenciar a colaboração virtual [por] usando um design bonito, métodos adaptáveis e ágeis e dicas visuais/de áudio envolventes para manter a atenção e a criatividade em um estado que sirva à equipe”.

Burnout é seu maior inimigo

Burnout é um dos principais contribuintes para a perda de produtividade. “As pessoas podem relutar em faltar ao trabalho porque desejam demonstrar seu valor em um momento em que as empresas estão demitindo funcionários”, observa Sethi. No entanto, o excesso de trabalho muitas vezes leva a resultados errados ou confusos. Com muitos funcionários trabalhando mais horas do que antes da chegada da pandemia, é importante encorajar os membros da equipe a tirar algumas horas de folga para recarregar as baterias.

Além de apoiar as tarefas de trabalho diárias, as ferramentas de colaboração podem ser usadas para ajudar os funcionários estressados a se descontrair, sugere Cory Colton, principal Coach Executivo da Inflection Point Coaching. Para garantir um senso contínuo de ânimo e engajamento, reuniões improvisadas no escritório e conversas refrigeradas podem ser substituídas por hangouts virtuais onde o objetivo é simplesmente conectar, verificar e renovar relacionamentos. “Não é permitido falar de negócios”, afirma Cotton.

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