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5 formas que redefinem o trabalho em equipe para um mundo híbrido
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5 formas que redefinem o trabalho em equipe para um mundo híbrido

CIOs estão experimentando novas abordagens para o trabalho em equipe de TI

Stacy Collett, CIO (EUA)

14/10/2021 às 12h08

Foto: Shutterstock

Paul Blowers, CIO, descreve os últimos 16 meses na empresa de contabilidade Plante Moran como “um grande experimento” para realizar o trabalho. Durante todo o processo, Blowers flexionou, reconfigurou e testou o estresse de sua equipe de TI, composta por 120 pessoas, em sua maioria remota, para determinar como a produtividade, a criatividade e a cultura resistiriam à pandemia.

A experiência foi bem-sucedida e a empresa está tornando o trabalho híbrido permanente. Agora, Blowers está de olho nos efeitos de longo prazo que o trabalho híbrido permanente terá no trabalho em equipe.

“Alimentar relacionamentos é muito importante. Prevemos fazer congestionamentos de ideias, war rooms e reuniões de brainstorming pessoalmente. Eu acho que eles são altamente produtivos quando você pode colocar no quadro branco e ler dicas não-verbais ao redor da sala. Mas também estamos investindo em tecnologia para que os participantes virtuais possam fazer parte dessas sessões”, diz Blowers. É um trabalho em andamento, acrescenta.

A maioria dos CIOs enfrenta grandes experimentos semelhantes à medida que ambientes de trabalho híbridos estão se tornando permanentes. Eles estão avaliando quais estruturas de equipe tiveram sucesso remotamente e estão procurando replicá-las, enquanto equilibram inovação, colaboração, orientação e transferência de cultura, que tradicionalmente têm sido feitas pessoalmente.

Cerca de 30% dos líderes de TI pesquisados pelo IDC dizem que preferem uma política de colaboração “on-line first”, e as práticas que começaram durante a pandemia provavelmente continuarão indefinidamente. Embora muitos trabalhadores digam que foram mais produtivos trabalhando remotamente, isso nem sempre significa melhor trabalho em equipe.

“Nós esprememos muitas inovações por necessidade, mas algumas das inovações inesperadas que ocorrem por meio de colisões criativas foram menores”, disse Aaron De Smet, Sócio Sênior da McKinsey and Co., que palestrou no IDG Future of Work Cimeira em outubro.

“As empresas começaram a se concentrar em uma força de trabalho híbrida, mas não acho que elas tenham descoberto como são as interações híbridas. Mais do trabalho que as pessoas fazem agora faz parte de uma equipe multifuncional. É parte de um esforço colaborativo (…) onde uma grande sala e um quadro branco podem ser úteis, mas não é tudo”, diz De Smet. Poucas organizações operaram em modo totalmente híbrido até agora, então as equipes de TI devem esperar mais mudanças culturais e incertezas à frente, acrescenta.

Cinco temas estão surgindo na nova construção do trabalho em equipe híbrido.

Sem regras escritas - mas flexibilidade para desenvolver diretrizes

A maioria dos CIOs afirma que a dinâmica do trabalho em equipe varia de acordo com a função e os estilos de trabalho pessoal dos integrantes da equipe. Algumas funções são de engenharia direta, enquanto outras são focadas no relacionamento. Os CIOs estão deixando para cada líder de equipe decidir como o trabalho é executado de forma mais eficaz.

A nova política de trabalho da Plante Moran dá aos líderes de departamento a flexibilidade de trabalhar com a equipe para tomar as decisões do dia a dia sobre onde os funcionários trabalham com base no tipo de trabalho que estão fazendo e onde serão mais produtivos.

“Não temos regras escritas, mas a equipe precisa ‘gerenciar seu mix’ e encontrar tempo para estar no escritório quando for necessário”, diz Blowers. “Conheça os momentos que importam e construa sua agenda em torno disso”.

Steve Zerby, CIO da Owens Corning, queria evitar exigências sobre a porcentagem de tempo que sua equipe de TI de 200 pessoas deve estar no escritório a cada semana ou em que dias da semana eles devem comparecer. Ele se reuniu com os gerentes de grupo sêniores e perguntou a cada um como o trabalho é melhor executado em sua equipe. Cada grupo voltou com abordagens muito semelhantes.

As equipes concordaram que a melhor forma de fazer avaliações de desempenho, promoções e discussões salariais era de um-para-um.

As reuniões que incluem membros da equipe em diferentes partes do país são remotas para todos, mesmo que alguns dos participantes estejam no mesmo escritório. “Foi a maneira certa de igualar a participação na reunião”, diz Zerby.

As reuniões programadas para durar mais de meio dia são realizadas pessoalmente. “Todos reconhecem que isso é provavelmente melhor do que sentar na frente de uma câmera por quatro horas”, diz ele. Existem exceções a essas regras à medida que as circunstâncias mudam, acrescenta.

Adicionar tecnologia para nivelar o campo de jogo, melhora a experiência do funcionário

As tecnologias de transformação digital - muitas das quais já existiam antes da pandemia - estão ajudando a facilitar o trabalho em equipe híbrido permanente, mas as ferramentas de videoconferência e comunicação ainda precisam de ajustes.

Por exemplo, os participantes em reuniões de grupo com uma mistura quase igual de participantes em uma sala de conferências e outros remotos, muitas vezes descrevem a situação como estranha. Para remediar isso, empresas como a Sage Therapeutics estão pesquisando tecnologias que ajudam a criar um ambiente de reunião equitativo para participantes presenciais e remotos.

A empresa de biotecnologia está testando a tecnologia de vídeo que dá a cada pessoa presente em uma sala de conferência seu próprio quadro em uma sessão colaborativa, com esses quadros sendo exibidos da mesma forma que os participantes remotos. “Essa experiência melhora drasticamente para as pessoas do lado remoto”, diz Matt Lasmanis, Diretor de Tecnologia e Inovação. “Estamos descobrindo que se você puder fazer com que pareça tão semelhante quanto uma reunião totalmente remota, então [a participação] realmente melhora”.

Os trabalhadores remotos também detestam reuniões longas e consecutivas, e os fornecedores de tecnologia estão desenvolvendo maneiras de liberar o tempo dos trabalhadores. O Slack está lançando uma ferramenta de mensagens de vídeo e áudio que permite que os funcionários enviem gravações curtas aos colegas em vez de agendar reuniões longas, outro exemplo da tendência crescente em direção à comunicação “assíncrona”.

Simplificar o trabalho em equipes menores

Alguns CIOs estão descobrindo que grupos menores são melhores quando se trata de tomada de decisão e escuta.

Na firma de investimento imobiliário Waterton Associates, ter um pequeno grupo de TI tornou a empresa mais ágil durante a pandemia, diz Douglas Pearce, Vice-Presidente Sênior de Tecnologia. Embora muitos grupos de trabalho tendam a incluir o maior número possível de partes interessadas em videoconferências, "tentamos limitar quem participa deles versus pessoas que não precisam estar lá", diz Pearce. “Você só precisa ter certeza de que tem as pessoas certas na sala para tomar decisões”.

Para otimizar a produtividade entre os grupos de TI, Sage criou um escritório de transformação, “the glue" [“a cola”], que mantém todas as suas iniciativas juntas, diz Lasmanis. “Ele tem visibilidade de todos os projetos estratégicos que realizamos. Todos os nossos Scrum masters de gerenciamento de projeto, ágeis, ficam dentro da estrutura do escritório de transformação e atuam como um veículo de coordenação para que tenhamos uma tela de radar de todas as mudanças que estamos tentando executar”.

Reabastecer a confiança no escritório

As empresas que permitem que os funcionários escolham se querem trabalhar no escritório estão descobrindo que a equipe de TI mais jovem deseja trabalhar em equipe pessoalmente e com mentoria.

Um ano depois que os funcionários da Owens Corning receberam a opção de retornar aos seus escritórios, Zerby descobriu que cerca de 70% de sua equipe de TI que trabalhava regularmente no escritório tinha menos de cinco anos de experiência, deixando um vazio de mentores e líderes pessoais.

Para aquele funcionário em início de carreira, "todo o mistério de como o trabalho é feito não foi descoberto, então eles apreciam ter um colega ao alcance ou um gerente que possa ensinar. Para funcionários mais seniores, gerenciar o resultado é algo com que eles se sentem mais confortáveis, ​​porque sabem como o trabalho é feito”, diz ele.

A solução envolvia alinhar a equipe de gerenciamento com uma vocação nova e superior. “No momento, ser capaz de orientar, ouvir e ensinar é mais importante do que ser capaz de gerenciar”, diz ele.

Hoje, para cada duas a três pessoas em início de carreira em um grupo de TI, esse gerente de equipe estaria no escritório com mais frequência, diz ele.

Ser intencional sobre a liderança

Esse tipo de liderança intencional está ganhando força com os líderes de TI. Requer contato regular com funcionários individuais e mais tempo no escritório.

“Eu costumava ser um grande adepto da gestão ‘andando por aí’ - parando para conversar, um sorriso no corredor, checando alguém”, diz Blowers, da Plante Moran. “Agora você tem que ser intencional em um ambiente híbrido. Você não vai ter esbarrões, então você tem que ser intencional de check-ins rápidos no vídeo. E quando você está no escritório, você tem que estar mais disponível - não faça tantas reuniões, tenha a porta aberta e tenha aquele tempo de conexão casual”.

O conselho de De Smet para liderar o local de trabalho híbrido: “Preste atenção ao lado tecnológico e humano das coisas. A tecnologia torna mais coisas possíveis, mas ao mesmo tempo o lado humano é mais importante do que nunca. Precisamos restabelecer as conexões e explorar o lado criativo do que elas trazem”, diz ele. “Mantenha a mente aberta e uma mentalidade curiosa, e aprenderemos algumas novas normas”.

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