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4 erros que as empresas cometem com a estimativa de custos de SaaS
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4 erros que as empresas cometem com a estimativa de custos de SaaS

O perigo, como dizem, está nos detalhes. Não se deixe enganar por esses erros comuns ao calcular os custos de implementação de SaaS

Jeff Lazarto

17/11/2020 às 17h03

Foto: Adobe Stock

Se você está contemplando uma iniciativa de transformação digital que inclui a migração para uma solução SaaS, um dos principais fatores que você avaliará é o custo total. Mas não pare aí. Para uma estimativa de custo total mais precisa, você desejará dividir os custos entre os custos externos do valor do contrato anual para a assinatura SaaS e os custos de implementação única. Evitar esses erros comuns ajudará você a estimar melhor os custos de implementação de SaaS.

1. Confiança em uma estimativa de intervalo de alto nível do provedor de SaaS ou parceiro de implementação de sistema (SI)

O foco principal do seu provedor de SaaS é fechar negócios de assinatura. A última coisa que desejam é assustar um cliente com um custo de implementação potencialmente alto. O mesmo conceito se aplica ao seu parceiro integrador de sistemas (SI). Eles querem fechar o negócio e começar o projeto o mais rápido possível.

Apresentar uma estimativa inicial de alta qualidade pode levar um cliente a considerar outros parceiros ou até mesmo cancelar ou atrasar um projeto. Além disso, os parceiros de SI trabalham em estreita colaboração com os provedores de SaaS e, portanto, são cautelosos para não fazer nada que coloque o negócio do provedor de SaaS em risco. Portanto, ambos podem ser motivados a apresentar uma estimativa de custo inicial de implementação baixa.

Para manter essas estimativas baixas e evitar assustar um cliente, a estimativa pode ser construída em torno de algumas suposições irrealistas e/ou omitir o nível de esforço estimado do cliente. Por exemplo, é comum que uma estimativa presuma que o cliente adotará as melhores práticas com um mínimo de trabalho de configuração necessário. Em outros cenários, uma estimativa pode ser construída mais como um projeto de instalação com níveis de esforço de gerenciamento de mudança irrealisticamente baixos.

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Isso não significa que a estimativa não seja precisa. Pode muito bem ser preciso para o escopo e premissas definidos. O desafio para os clientes é determinar se o escopo definido e as premissas refletem de forma realista o escopo completo do trabalho necessário para atender às metas de transformação do cliente. Por exemplo, uma suposição comum é que o cliente tomará todas as decisões dentro de um período de tempo especificado, como três dias úteis. Você precisa ter certeza de que um tempo de resposta tão curto para a tomada de decisões é razoável e viável.

2. Falha em definir adequadamente as responsabilidades do cliente e o nível de esforço

Conforme mencionado acima, o parceiro de implementação pode omitir o nível de esforço esperado do cliente (seu) e apenas identificar o trabalho que o parceiro realizará no projeto. Como alternativa, a estimativa pode incluir apenas a parte do trabalho do cliente que é necessária para a conclusão do parceiro de implementação. Isso pode não incluir todo o trabalho necessário para alcançar sua definição de uma implementação bem-sucedida.

Além disso, os clientes precisam ter cuidado para não presumir que uma estimativa é precisa. A estimativa para o esforço de trabalho do seu parceiro de implementação incluirá algum tipo de contingência para contabilizar qualquer variação de estimativa. Você também deve esperar que a estimativa de seu nível de esforço seja ainda menos precisa, uma vez que o parceiro de implementação tem pouca ou nenhuma percepção sobre como estimar seus recursos e níveis de produtividade.

Mas ter uma compreensão completa do nível de esforço esperado é importante para que você possa formar uma equipe adequada para o projeto. As responsabilidades do cliente comumente perdidas incluem limpeza de dados, preparação de sistema legado, entrega de treinamento e desenvolvimento de governança de estado futuro e processos de suporte, apenas para citar alguns. Se certas responsabilidades forem omitidas ou subestimadas, então, durante o projeto, você terá que encontrar recursos de pessoal adicionais ou enfrentar um pedido de mudança, seja como um atraso no projeto para permitir que você tenha mais tempo para concluir seu trabalho, ou para descarregar algumas dessas responsabilidades para o parceiro de implementação. De qualquer forma, este é um risco previsível que pode e deve ser tratado como parte do processo de estimativa e antes de usar a estimativa para fins de orçamento e planejamento.

3. Usando taxas de assinatura para estimar os custos de implementação

Muitas organizações caem nessa armadilha, mesmo que seja apenas para obter uma ordem aproximada de magnitude do custo de implementação estimado. O desafio desse método é duplo: primeiro, o custo real de implementação será baseado no nível de esforço necessário para completar o escopo do projeto. O escopo do projeto vai depender do número e da complexidade das configurações, integrações, mudanças nos processos de negócios necessários, etc. Os fatores de custo de implementação podem variar muito para a mesma lista de materiais SaaS. Além disso, isso nem mesmo leva em consideração o nível interno de esforço do cliente e os requisitos de recursos.

Em segundo lugar, quanto melhor for o preço negociado da assinatura, maior será o múltiplo para os custos de implementação. O custo da implementação será o necessário para atingir os objetivos do projeto do cliente. O simples fato é que os custos de implementação não são direcionados pelo custo do acordo de assinatura. Mas os custos de assinatura apresentam muito mais oportunidade de serem negociados e o desconto pode variar amplamente entre negócios com listas de materiais e volumes semelhantes. Portanto, usar os custos de assinatura do projeto anterior e seus custos de implementação associados para derivar algum tipo de fórmula para estimar os custos de implementação em seu projeto é altamente improvável de ser preciso e pode realmente variar substancialmente de seus custos reais de implementação.

4. Confiança em estimativas de taxas fixas

Algumas organizações operam com a crença equivocada de que uma taxa fixa, mesmo uma taxa fixa estimada antecipadamente com uma faixa de variação declarada, significa que não haverá nenhum custo adicional. O que você precisa ter em mente é que a taxa fixa se aplica apenas ao nível de esforço estimado do parceiro de implementação para o escopo e premissas definidos. A taxa fixa é determinada conduzindo uma estimativa de tempo e materiais e, em seguida, adicionando algum aumento de porcentagem como uma contingência para permitir erros de estimativa e desempenho.

Em algumas situações únicas, as taxas fixas podem ser vinculadas diretamente ao nível de esforço especificamente identificado ou apenas a uma duração de tempo, sem nenhum compromisso quanto à entrega real e conclusão do projeto. Independentemente disso, qualquer taxa fixa ainda está sujeita a pedidos de alteração para o seguinte:

  • Âmbito aditivo
  • Suposições que se revelam falsas durante a implementação
  • Falha do cliente em cumprir as responsabilidades de trabalho a tempo
  • Falha do cliente em tomar decisões a tempo
  • Desempenho tardio de quaisquer responsabilidades de trabalho de terceiros

Se você tiver transparência no percentual de contingência embutido na taxa fixa, isso lhe dará uma ideia de quão confiante o parceiro de implementação está em sua estimativa. Como regra geral, os estouros do projeto são normalmente distribuídos uniformemente por três áreas:

  • Desempenho do parceiro de implementação
  • Desempenho do cliente
  • Âmbito aditivo

Portanto, se você conhece a contingência embutida na taxa fixa, pode multiplicar esse número por 3 para obter uma contingência mais realista que você deve incluir no orçamento total do projeto. Muitas vezes, essa porcentagem de contingência é muito maior do que você normalmente pode incluir em outros projetos, mas essa é uma contingência muito mais precisa para usar em iniciativas transformacionais.

As recompensas de ser realista

Nunca é divertido ter que voltar ao seu comitê de direção pedindo financiamento adicional acima do valor de contingência do seu projeto. A melhor maneira de evitar esse cenário é garantir que sua estimativa de custo de implementação seja construída em um escopo e suposições realistas, inclua um nível completo de esforço do cliente e tenha uma contingência realista embutida que reflete os programas de transformação.

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