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É urgente alinhar o valor dos serviços de TI com o custo para produzi-los

E, para isso, os CIOs estão recorrendo à análise financeira para automatizar o gerenciamento de negócios de tecnologia (TBM)

Clint Boulton, CIO/EUA

14/01/2019 às 7h00

Foto: Shutterstock

Os CIOs têm lutado muito para quantificar o valor dos serviços de TI em relação aos custos de produção, uma caixa-preta financeira que desperta desconfiança entre o departamento de tecnologia e as divisões de negócios. À medida que a TI implementa recursos digitais adicionais aos serviços já em operação, essa desconexão está aumentando, inspirando mais CIOs a adotarem o gerenciamento de negócios de tecnologia (TBM), que inclui software de gerenciamento financeiro destinado a documentar o valor dos serviços de TI.

O TBM não é novo. Durante anos, as equipes de TI criaram planilhas para mapear o tempo economizado e o custo para produzir um serviço de TI. Se um colega de negócios solicita as informações, os CIOs compartilham a planilha correspondente. Mas o modelo de compartilhamento de planilhas dificilmente é sustentável em uma era em que executivos das áreas de negócio esperam cada vez mais visualizar métricas e gráficos em dashboards visuais que facilitem a compreensão dos dados.

Espera-se que os gastos com ferramentas de gerenciamento financeiro de TI (ITFM) cresçam a uma taxa anual composta estimada em 19% nos próximos cinco anos, segundo o Gartner. Entre as ferramentas mais usadas estão a Apptio, a Nicus Software, a ServiceNow e a Cloudyn.

Adquirida recentemente pela Vista Equity Partners, a Apptio oferece uma solução SaaS que automatiza a TBM, eliminando a onerosa tarefa de digitar métricas financeiras em uma planilha. O software vem ajudando alguns líderes de TI a eliminar os aplicativos redundantes e outras ferramentas legadas que se acumularam ao longo dos anos, economizando centenas de milhões de dólares em custos irrecuperáveis .

“Hoje, com empresas em vários setores cada vez mais dependentes da tecnologia para se manterem competitivas, a TI está se tornando um componente crítico para todos os negócios no planeta, e a Apptio criou a plataforma líder para ajudar os clientes a gerenciar esse novo paradigma”, disse Brian Sheth. fundador e presidente da Vista, ao comentar sobre a aquisição.

CIOs compartilharam com a CIO.com suas experiências usando o Apptio para ajudar a agilizar as operações de TI, melhorar a posição da TI com os negócios e transferir recursos para iniciativas digitais inovadoras.

Construindo confiança
Alguns CIOs conseguiram sucesso  em aumentar a credibilidade com seus colegas de negócio. Bharat Amin queria causar um grande impacto quando ingressou na Newport News Shipbuilding como seu primeiro CIO, em 2014. “Eu não tinha experiência em construção naval, então tive que construir confiança”, diz Amin. Ele passou vários dias no mar conhecendo os navios de guerra da empresa.

Amin também pesquisou o departamento de TI da Newport e descobriu que sua equipe não podia citar o custo de nenhum dos serviços sob sua responsabilidade sem ter que gastar algum tempo procurando em algum lugar. “Como poderíamos ser transparentes com nossos negócios sobre como estávamos gastando dinheiro?” Amin lembra-se de pensar.

Amin decidiu adotar o software da Apptio, que já havia usado na BAE, de onde viera,  para gerenciar os custos de um grupo de serviços compartilhados.  Com ela, era possível mostrar a cada unidade de negócios o seu quinhão no custo geral. "Essa transparência gerava mais confiança", diz Amin.

Fortalecido pela transparência da TBM, a TI da Newport tem feito grandes avanços. Implantou modelagem 3D para seus navios, usando Realidade Aumentada para auxiliar no design digital e migrar para o banco de dados em memória HANA da SAP. Além disso, o centro de inovação de Newport, o Dogfish Lab, agora se reporta a Amin porque a liderança executiva confia na TI.

“O trabalho do CIO não é sobre gerenciamento de tecnologia, mas sobre a mudança de direção”, diz Amin. "Se não podemos conduzir a mudança, como podemos ser bem sucedidos?"

Facilitando a transparência
A State Farm, conhecida recentemente por apresentar astros da NBA em seus comerciais, começou a usar o software da Apptio em 2016 para apoiar uma estratégia abrangente visando simplificar as operações de tecnologia da seguradora em um grupo de tecnologia empresarial, que inclui operações digitais, diz Ashley Pettit, vice-presidente sênior de TI na State Farm.

Usando TBO, a State Farm identificou aplicativos legados, duplicados e outros desnecessários. Reduzir a manutenção de tais aplicativos ajudou a State Farm a reduzir os custos de TIt.

"Isso nos permitiu obter uma maior visibilidade da nossa estrutura de custos ... e nos ajudar a avaliar as prioridades de TI para gastar dinheiro nos lugares certos par apoiar os esforços de Transformação Digital", diz Pettit. A transparência financeira estimulou um maior alinhamento entre a TI e o resto do negócio. "Entendemos o ROI dos investimentos e obtemos uma visão granular da estrutura de custos".

Girando em direção à inovação
A TBM também foi uma ferramenta crítica para ajudar a Micron Technology a atingir as metas de Transformação Digital.

Como muitos outros fabricantes, a Micron está entrando na automação e na análise de dados para reforçar seus resultados, diz Trevor Schulze, que atuou como CIO da empresa de 2015 a 2018.

Quando ele se juntou à empresa em 2016,  foi encarregado de descobrir como transferir os gastos do apoio à tecnologia legada para a inovação.  Mas não havia visibilidade suficiente sobre como o dinheiro estava sendo gasto para administrar, mudar ou transformar o negócio. Os dados sobre os projetos de TI eram estáticos, registrados em planilhas ou em PowerPoint.

Ao automatizar o gerenciamento dos custos,  Schulze abriu mão de investimentos onerosos que não estavam agregando valor. Encerrou alguns contratos e transferiu vários serviços de tecnologia para o modelo de Cloud Computing.

“Há muitas expectativas em torno da Transformação Digital e os CIOs estão descobrindo como movimentar o dinheiro de um lado para o outro uma maneira responsável”, diz Schulze. “Ferramentas como a Apptio são críticas para os CIOs que tentam transformar seus negócios o façam com responsabilidade financeira e rapidez para a tomada de decisões. ”

Obtendo clareza nos custos
Em 2012, Amy Absher, da Chevron, estava se sentindo muito bem. Os negócios estavam crescendo e a empresa estava contratando em todos os setores. Além disso, o gerente geral de tecnologia, estratégia e serviços da Chevron entregou mais de US $ 1 bilhão em valor de transformação depois de ganhar concorrências melhores e reduzir o portfólio de projetos em andamento em 30%.

Mas, como acontece tantas vezes no setor cíclico de petróleo e gás, o pêndulo balançou para o outro lado. O mercado virou e os custos de TI aumentaram.  E Absher, seguindo uma dica do então CIO da Cisco, Rebecca Jacoby, optou por usar o Apptio para melhorar a transparência dos custos e serviços de TI consumidos.

Inicialmente, instalou a Apptio na unidade central de TI da Chevron, que administrava os sistemas ERP e utilitários em larga escala, antes de aplicá-la a grupos de TI embarcados, que estavam focados em gerar inovação para atender às crescentes demandas de negócios. Em 2014, a Chevron construiu seu primeiro modelo de chargeback para mostrar os custos dos serviços de TI, hardware e software para cada unidade de negócios na qual são usados.

“Nossa maior prioridade foi melhorar a transparência e poder ter conversas mais produtivas sobre faturamento e recuperação para que as pessoas pudessem entender o custo do que estavam consumindo”, diz Absher. Eventualmente, ele espera que a Apptio ajude a Chevron a analisar os custos de um serviço inteiro em vez de simplesmente o componente de TI.

Controlar custos e mostrar resultados
Durante anos, a TI operou como uma organização de serviços compartilhados na Maritz, tomando decisões sobre tecnologia para as partes interessadas do negócio e oferecendo poucas opções. "Nossa abordagem aos nossos clientes era ruim", lembraGerry Imhoff, vice-presidente sênior de serviços globais de TI. "Nós estávamos no trem-bala para a irrelevância".

Imhoff tomou um novo caminho depois que o fundador e CEO da Maritz, Steve Maritz, optou por descentralizar a TI e colocar mais controle nas mãos dos negócios. Mas houve um problema: um mandato para a Imhoff reduzir os custos de TI em 35%. Então Imhoff implementou o software da Apptio para ajudá-lo a controlar custos e mostrar resultados.

A Apptio ajudou a Maritz a cortar 40% de seus custos de TI, mostrando, por exemplo, que uma unidade de negócios não precisava de um novo servidor ou que outro grupo poderia economizar dinheiro transferindo dados para um meio de armazenamento mais barato.

"A Apptio colocou a informação nas mãos das pessoas responsáveis ​​pelos gastos e orçamento", diz Imhoff. "Isso nos permitiu mudar a conversa com as áreas de negócio."

Imhoff diz que cortou mais de US $ 20 milhões com despesas de TI, que a Maritz usou para financiar aquisições e atualizar uma plataforma legada. Imhoff acompanhou as economias iniciais reduzindo mais 5%, ou US $ 3 milhões em custos de TI, que ele realocou para gastos em segurança cibernética.

"É realmente ótimo quando você não precisa ir ao CEO ou ao CFO e dizer: 'Eu preciso de um adicional de US$ 3 milhões para reforçar a segurança cibernética'", diz Imhoff. "Você pode simplesmente dizer: 'Eu vou me autofinanciar'."

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