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Digitalização e o seu “papel” nas empresas

Dedicar um tempo maior, no início, para melhorar processos futuros é uma decisão estratégica que refletirá positivamente para a expansão da empresa

Paulo Fernandes *

25/07/2016 às 7h54

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Foto:

Muitas pessoas consideram o trabalho de digitalização
difícil de aplicar, isso porque faz parte da cultura brasileira atuar com
processos manuais. Porém, a evolução tecnológica está trazendo benefícios
mensuráveis e dedicar um tempo maior, no início, para melhorar processos
futuros é uma decisão estratégica que refletirá positivamente para a expansão
da empresa. Vou tentar ilustrar uma movimentação de documentos na forma manual
e digitalizada, para termos uma idéia clara do quanto o formato digital e
automatizado pode resultar em crescimento expressivo ao longo dos anos.

Vamos começar pelos processos tradicionais do
setor de RH. Imagine que um colaborador será admitido e este trouxe seus
documentos pessoais para fins de registro em carteira. O responsável pela
contratação faz a solicitação dos dados e assim que os recebe passa para o
estagiário. O auxiliar faz a captura de todos os documentos e compartilha
novamente com o contratante, que repassará tudo para a contabilidade. Depois
disso, a contabilidade devolve os documentos para o contratante responsável.
Este devolve a documentação para o novo colaborador e encerramos em sete linhas
uma simulação de uma contratação manual em uma empresa.

storagecloud

Agora vamos imaginar o mesmo processo feito de forma
digitalizada.

O responsável pela contratação solicita os documentos.
O novo colaborador traz as certificações que são digitalizadas com scanners
inteligentes e com programação para envio automático dos dados para a
contabilidade. 

Neste mesmo momento o colaborador já retorna com os
documentos pessoais e está liberado para início das atividades. 

O processo é tão mais dinâmico que conseguimos
desenhar detalhadamente o passo a passo em apenas três linhas. E este é só um
dos milhares de procedimentos que podem ser otimizados com a implantação da
digitalização inteligente. Além deste, é possível melhorar processos
administrativos, financeiros, licitações, conferências, perícias externas que
podem ter os dados digitalizados assim que identificada a ação com a opção de
digitalização mobile e portátil, formalização de fases de processos para tê-los
registrados e acionados virtualmente quando necessário, entre outros.

Simultaneamente, com a digitalização a economia pode
ser vista de diferentes ângulos. Entre eles a questão de espaço para novos
setores no lugar de arquivos e salas cheias de documentos, segurança da
informação considerando a vulnerabilidade de informações confidenciais,
agilidade em processos que podem ser escaneados e compartilhados no ato da
captura, localização ágil e assertiva, entre outras peculiaridades para
diversos setores. Vale lembrar que há documentos que podem ser digitalizados,
porém, o físico não pode ser descartado. 
Nestes casos, o documento original deve ser mantido e o ideal é
trabalhar com as duas versões, física para o caso de algum órgão regulamentador
pedir o documento e o digital para o fácil manuseio e localização digital imediata
para a rápida tomada de decisão. 

A sabedoria de enxergar estrategicamente deve ser
considerada nesta época delicada para a economia brasileira. A crise é sim um
momento que traz riscos para os negócios, mas é também um momento decisivo de
enxergar processos que podem aumentar a produção e assim fazer com que empresas
saiam do comodismo. Aquela velha história de que não vale a pena fazer
planejamento, pois o tempo que é gasto organizando fase por fase pode ser
aproveitado já fazendo as atividades, felizmente perdeu força no mundo
corporativo. Empresários que acreditam neste conceito podem estar fadados à
falência. Sabemos muito bem que um bom planejamento considera possíveis riscos
e evita retrabalho de ações. Assim, a digitalização nos leva a um aprendizado
similar.    

Com a globalização e a nova era da Internet das Coisas
caminhando no mesmo ritmo, a digitalização inteligente começa a superar
obstáculos e a abrir portas para novos desafios. A transformação de documentos
antigos para arquivos digitais passa a ser emergencial e não há mais desculpas para
não fazê-la, dizendo que o processo seja complexo ou inacecssível, pois já há
equipamentos inteligentes que fazem a captura de 30 a 240 páginas por minuto de
forma muito produtiva e eficiente.

A escolha pelos equipamentos de maior ou menor
capacidade depende da demanda da companhia, por exemplo, empresas de médio
porte geralmente têm uma demanda de pequena à média escala, de forma
distribuída. Assim, não há necessidade de uma solução que capture 240 páginas
por minuto, ou seja, um equipamento que digitaliza de 30 a 40 pg. /minuto pode
atender muito bem a sua necessidade e terá um valor agregado mais flexível.

Soluções inovadoras com conexão Wirelles também vêm
facilitando a vida das empresas, por possibilitar a transformação de diversos
documentos de forma compartilhada. Assim, um único equipamento pode atender
necessidades de captura de toda uma empresa ou grupo de trabalho, ao escanear e
enviar o dado para o computador, tablete ou celular do funcionário, sem que
este precise ficar preso ao computar próximo do scanner para trabalhar com a
informação digitalizada. Neste contexto, enxergamos a importância de não só
transformar o maior tesouro das empresas – a informação – em arquivos digitais,
como também propagar a cultura de criar o documento já no formato digital.

Saem à frente as organizações que tiverem uma visão
futurística do que pode reverberar no sucesso da empresa e pró-atividade em
aplicar antes dos concorrentes melhorias assertivas que refletirão no
crescimento sustentável da operação. E assim poder ver nos indicadores ascensão
acelerada, fruto de uma transformação positiva e visionária vinda de uma boa
gestão. 

 

 

(*) Paulo Fernandes é diretor de Produtos e Soluções da Kodak Alaris para a América Latina

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