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Como avaliar sistemas de gestão de conteúdo

Antes de investir em uma ferramenta de CMS veja os recursos importantes

Redação do COMPUTERWORLD

04/03/2008 às 18h07

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O gerenciamento de conteúdo abrange uma vasta área. Ainda assim, de um modo geral, as pessoas associam este tipo de aplicação à publicação de conteúdo na web. Um CMS assume onde os editores HTML perdem a força ao lidar com páginas web individuais e exigir experiência em codificação. Por outro lado, um CMS é suportado por um banco de dados, que armazena páginas web e ativos associados em um mesmo local. Igualmente importante, o software provê às empresas o necessário controle – desde organizar logicamente o site e manter padrões de design a gerenciar workflow e mudança.

A escolha do CMS certo pode ser uma empreitada assustadora, mas com este Guia do InfoWorld Test Center você terá o conhecimento de que precisa para tomar uma decisão informada.

O que é um CMS?

Primeiro, vamos colocar todo o tema do gerenciamento de conteúdo em perspectiva. A maioria das grandes organizações segue uma estratégia plurianual abrangente para ECM (enterprise content management), em que WCM (Web content management) é apenas um dos elementos. Você também encontrará EDRM (electronic document and records management), KM (knowledge management), DAM (digital asset management), workflow, colaboração e DRM (digital rights management).

Nos últimos tempos, diminuiu drasticamente o número de fornecedores de ECM, aqueles que oferecem todas as aplicações citadas acima. A gigante Oracle engoliu a Stellent, que, por sua vez, abocanhou as empresas de segurança de conteúdo SealedMedia e Bitform. A Open Text comprou a Hummingbird (pouco depois que esta adquiriu a RedDot) e a Artesia, fornecedora de DAM. Tem também o onipresente frenesi de compra pela EMC (Document Sciences, ProActivity e Captiva) reforçando a aquisição da Documentum feita em 2003. E não se esqueça da IBM com seu pacote de gerenciamento de conteúdo (proveniente da aquisição da FileNet em 2006) e soluções de gerenciamento de processos de negócio e conformidade.

O motor de todas estas consolidações foi dar aos clientes uma solução de gerenciamento de conteúdo empresarial de ponta a ponta, que abrangesse praticamente todos os tipos de conteúdo e também a segurança. Esta estratégia faz sentido em muitos aspectos. Você pode, por exemplo, aplicar um conjunto de gerenciamento de direitos a documentos, quer eles sejam utilizados para processos internos ou adaptados para o web site corporativo.

Os fornecedores de WCM pure-play resistem, mesmo que não sejam o centro das atenções. Estas empresas acrescentaram gerenciamento de documentos e outras funcionalidades ECM aos seus produtos core. Mas o que as distingue dos grandes players -- e contribui para seu sucesso contínuo -- é o fato de oferecerem as soluções menos onerosas e complexas que muitos clientes corporativos desejam. Uma pesquisa da Jupiter Research endossou este sentimento ao apontar que 27% dos “proprietários” de CMS estavam muito descontentes com a dificuldade de utilizar seu sistema e considerando um substituto mais simples.

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Critérios para compra de um CMS
Ao avaliar um sistema de gerenciamento de conteúdo, cinco categorias gerais devem constar de sua checklist: tecnologia, recursos, capacidade de integração com outros sistemas corporativos, personalização e custos.

Será que o CMS se encaixa na sua infra-estrutura de TI?
Você está focado em Windows Server, framework .Net e Microsoft SQL Server? Ou talvez seja uma instalação Java e rode servidores de aplicação e bancos de dados Oracle? Estes fatores deverão ajudá-lo a peneirar seus candidatos CMS, já que muitos fornecedores têm experiência com uma determinada pilha. Ainda assim, não há nada de errado em mesclar servidores de aplicação, servidores web e bancos de dados. Apenas certifique-se de que o fornecedor de CMS suporta formalmente sua configuração. Freqüentemente, releases open source lhe darão mais opções de implantação.

Por outro lado, mesmo em um ambiente de data center misto, às vezes há uma plataforma em que a equipe tem mais experiência. A utilização desta configuração ajudaria a reduzir o tempo necessário para instalar e suportar o CMS, o que, obviamente, é importante quando você está envolvido em um projeto de ciclo rápido.

E fique atento a outras questões de infra-estrutura, especialmente se você tiver requisitos de publicação complexos. Digamos que você precise distribuir para diferentes canais -- celulares e clientes desktop, por exemplo  – ou espelhar conteúdo para diferentes geografias. Portanto, talvez você precise de uma plataforma servidor de aplicação para o CMS e outra para o servidor web utilizado para entregar conteúdo. Seu planejamento também deve levar em conta um staging server (para testes), manutenção regular de banco de dados e disaster recovery.

Não deixe de fora outras tarefas de administração de sistemas. Será que o CMS oferece fácil acesso a coisas como gerenciamento de cache, logs (registros), relatórios de desempenho e ferramentas de gerenciamento de contas de usuários?

Se você não estiver preparado para manter um investimento interno, existem diversos produtos CMS hospedados de alta qualidade. Você também pode utilizar os critérios a seguir para avaliá-los.

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Quais recursos são mais importantes?
O bom senso lhe dirá que nenhum CMS fornecerá todos os recursos de que você talvez precise. Portanto, recorra a uma variação da regra 80-20: encontre o produto com 80% das funções mais importantes para você utilizando 20% do seu budget total.. (Reserve o restante do budget para implementação, suporte e compras complementares). Abaixo, algumas dicas para esta lista de recursos.

Evidentemente, os usuários precisam trabalhar com o sistema, o que exige, inicialmente, desenvolver templates (modelos) para seções do site. Os templates impõem diretrizes de estilo corporativas ao mesmo tempo em que separam o conteúdo do modo como ele é apresentado. Um WCM não tem que agregar um editor de templates. Em vez disso, certifique-se de que os desenvolvedores possam utilizar ferramentas que já conhecem, como o Adobe Dreamweaver e Flash ou o Microsoft Visual Studio complementado com o Silverlight.

Em seguida, o software deve permitir que os colaboradores de conteúdo selecionem o template adequado para a seção do site na qual estão trabalhando e depois criem páginas dentro de uma taxonomia estabelecida. Para entrada de conteúdo, o CMS precisa ter um editor WYSIWYG que possa ser acessado através de um navegador, sem grandes downloads de plug-ins. Idealmente, o sistema permitirá edição in-line dentro da página web, para que os usuários vejam os resultados de mudanças imediatamente (em vez de apresentá-las com várias janelas pop-up e etapas de pré-visualização). Os usuários avançados ficarão satisfeitos com acesso ao código-fonte do conteúdo ou, se for o caso, um editor XML. Além disso, o sistema deverá facilitar a entrada de meta tags.

Você também pode considerar sistemas com um cliente leve, suporte a WebDAV ou plug-ins para aplicações desktop (como o Microsoft Word). Qualquer um destes pode ajudar a importar conteúdo para o web site e talvez até eliminar a conversão e a reformatação.

Embora o CMS não requeira gerenciamento completo de ativos digitais, algum nível desta funcionalidade está se tornando mais rotineiro. Procure um repositório de ativos, com uma interface visual intuitiva, para acessar imagens e objetos multimídia (arquivos Flash, áudio e vídeo).

O controle de versão é praticamente líquido e certo, mas, mesmo assim, verifique se ele é oferecido. Você deve ter a opção de voltar páginas com facilidade até qualquer uma salva anteriormente. Com requisitos de conformidade legal e governamental mais rigorosos, o versionamento também lhe dá um archive de conteúdo e mudanças. Se você tiver necessidades complexas de gerenciamento de registros, certifique-se de que o CMS lhe permite especificar o período de tempo em que as versões são mantidas. Da mesma forma, é importante que as páginas sejam ativadas automaticamente em um horário programado e expirem quando você determinar.

O workflow, que vem a ser o controle do conteúdo, não precisa ser elaborado. No entanto, ele tem que oferecer algum método para especificar quem vai revisar o conteúdo antes que ele seja publicado e notificar o revisor por e-mail sobre a tarefa pendente, e uma forma rápida para os responsáveis verem o que mudou (por exemplo, comparação lado a lado do texto original e revisto). Para projetos mais sofisticados, é importante ter um designer de workflow visual e recursos para desenvolver workflows paralelos ou alternativos baseados em papéis ou na disponibilidade de uma pessoa.

Muitas organizações têm uma aplicação de busca separada, mas não presuma que ela irá se integrar perfeitamente com o seu CMS. Por isso, descubra se o sistema de gerenciamento de conteúdo vem com um módulo de pesquisa. Em caso afirmativo, será que ele possui funções avançadas, como pesquisar vários sites, e é capaz de explorar meta dados de páginas?

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Será que ele vai se dar bem com seus sistemas empresariais?
Uma API é um requisito básico se você espera que o CMS funcione com outros sistemas empresariais e vários servidores web. Dependendo do seu ambiente, busque suporte a ASP.Net, ASP, Cold Fusion ou PHP. Além disso, peça a documentação da API para o caso de seus desenvolvedores necessitarem estender estes componentes para satisfazer requisitos especiais.

Ao escolher seu CMS, considere também outros padrões de troca de dados, incluindo XML, RDF (Resource Description Framework), RSS e serviços web. Esses recursos podem se mostrar extremamente valiosos em diversos níveis. Por exemplo, aderir a XML não apenas suavizará o compartilhamento de dados com seu sistema de automação da força de vendas, catálogo de preço, ou produtos de e-mail marketing -- poderá proporcionar o necessário acesso a aplicações de busca corporativas ou ferramentas analíticas.

Da mesma forma, RSS e serviços web podem ser o tíquete para uma rápida integração com seu portal de intranet.

Quanto à segurança, seria inteligente considerar single sign-on tanto para autores de conteúdo quanto para usuários registrados. Neste caso, avalie quão bem o CMS funciona com Active Directory, LDAP ou outros sistemas de autenticação. Além disso, verifique se criptografia 128 bits é suportada.

O que mais você pode obter além do básico?
Se você estiver considerando um CMS a sério, então provavelmente decidiu que um sistema feito em casa não é para você. Bravo! A experiência mostra que o esforço para desenvolver algo a partir do zero freqüentemente é muito mais difícil e dispendioso do que o previsto.

Portanto, além de alguns ganchos em outros sistemas proporcionados pelas APIs, como você garante que seu CMS não ficará sem “gás” após a implementação inicial? Uma resposta possível é ver quais outros componentes o fornecedor oferece. Gerenciamento de documentos e registros, muitas vezes, são produtos complementares facilmente acrescentados --  ou, possivelmente, selecionados durante o setup inicial do sistema e configurados na medida da necessidade. Também vale a pena avaliar as funções de mídia social disponíveis, incluindo blogs, wikis, pesquisas e enquetes.

Você também pode solicitar informações sobre um SDK aberto se precisar de personalização abrangente -- uma versão especial da interface do usuário, digamos.

Com muitas empresas operando mundialmente, considere o modo como o fornecedor lida com localização – seja utilizando módulos opcionais ou através de funções padrões. Estas podem variar de suporte nativo a XLIFF (XML Localization File Interchange Format, um padrão de tradução amplamente adotado) a formas de adaptar conteúdo corporativo para web sites de cada país.

A personalização é um tema especialmente quente, já que permite às organizações direcionar conteúdo para usuários específicos. Isto pode ser feito através de login dos visitantes ou com base no modo como uma pessoa navega anonimamente no site. Alguns sistemas oferecem esta funcionalidade sob a forma de um recurso padrão, um módulo de expansão ou um produto servidor à parte, ou operam com um mecanismo de personalização de terceiros. Não importa como a personalização é realizada, em algum momento você provavelmente desejará este recurso. Portanto, faça seu dever de casa previamente para reduzir custos e esforços de implementação futuros.

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Quanto custará?

Os custos de CMS para o midmarket variam muito, mas algumas tendências emergem após um levantamento dos principais produtos. O licenciamento de CMS básico pode custar apenas U$$ 7 mil, com uma média mais realista de cerca de US$ 85 mil. Na extremidade oposta, com todos os penduricalhos incluídos, prepare-se para desembolsar US$ 500 mil ou até mais.

Os esforços iniciais para um modesto site público ou uma intranet -- configuração do sistema, templates, scripting, design de workflow e treinamento --  provavelmente vão variar de US$ 25 mil a US$ 50 mil. A partir daí, acrescente cerca de US$ 50 mil para custos operacionais anuais. O suporte e o desenvolvimento de um CMS de código aberto geralmente ficam nesta faixa.

Sem dúvida, os custos sobem exponencialmente à medida que a complexidade de um sistema aumenta. É razoável orçar pelo menos US$ 1,5 milhão para uma iniciativa de desenvolvimento de um ano e US$ 1 milhão ao ano para a manutenção de sites corporativos dinâmicos.

Fornecedores e soluções de CMS
No front comercial, a Ekton é líder em valor com o CMS400.NET, atualmente na versão 7.5. O sistema oferece inúmeros recursos fáceis de implementar e utilizar, incluindo rede social, gerenciamento de documentos, busca avançada, integração com portais e outras opções de entrega de conteúdo, e muitas maneiras de controlar conteúdo (como ferramentas de formulário embutidas).

A RedDot oferece diversos produtos WCM. O RedDot CMS tem uma interface intuitiva, permitindo que web sites de contato com o público ou intranets sejam mantidos por usuários não técnicos. O software é muito bom em lidar com conteúdo localizado, tem workflow e vem com gerenciador de ativos digitais. Um passo à frente, o Enterprise Content Management da RedDot acrescenta funções de gerenciamento de documentos e processos de negócio. Por fim, o LiveServer reúne dinamicamente conteúdo de várias fontes e apresenta uma visão personalizada para usuários registrados. Além disso, o LiveServer pode entregar estes mashups para web sites ou portais, como SAP, IBM ou Microsoft SharePoint.

O Eprise Enterprise da SilkRoad é um produto maduro que contém muitos recursos sólidos. Usuários de negócio acrescentam conteúdo facilmente com um editor in-context, enquanto templates controlam design de site e branding consistentes. Um recurso importante é direcionar informações com base em preferências de usuários, papéis e regras de negócio. Para grandes organizações, multi-tenancy possibilita hospedar muitos sites a partir de uma instância do Eprise. Módulos adicionais oferecem gerenciamento de documentos, gerenciamento de imagens digitais, internacionalização e pesquisa. E mais, a configuração padrão é muito amigável com o motor de busca.

Outros produtos CMS mainstream a considerar: Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 WCM, PaperThin CommonSpot 5.0, Collage Enterprise da Serena e Sitecore CMS.

Agora na versão 5.3, o Tridion, da SDL, não fará você ansiar por mais. A implementação de todos os recursos o coloca na faixa de preço superior, mas você obtém tudo aquilo por que pagou: criação de templates baseados em .Net e suporte a plataforma servidor Unix e Java para entrega de conteúdo; segmentação e personalização da audiência; entrega multicanal, incluindo impressão e e-mail outbound; WebForms para serviço online e aplicações associadas; e compartilhamento de conteúdos simples para criação rápida de sites globais, incluindo aqueles que demandam idiomas de duplo byte.

Também na faixa superior, considere o Day Software Communiqué, FatWire Content Server 7, Morello, carro-chefe da Mediasurface, Immediacy (para projetos iniciais) e a solução WCM Rhythmyx da Percussion Software.

Embora este guia não cubra plataformas ECM formalmente, existem componentes destes sistemas que as grandes organizações talvez queiram avaliar para satisfazer necessidades de publicação na web. EMC Documentum Web Content Management, IBM Workplace WCM, pacote Web Content Management da Interwoven (Teamsite, LiveSite, MediaBin), Oracle Web Content Management e Vignette Content Management são candidatos viáveis.

Dentre os serviços hospedados, o CrownPeak CMS encabeça nossa lista. O Clickability cmPublish está executando a versão online de alguns dos jornais mais importantes e outras mídias, provando que tem a usabilidade e a escalabilidade que as grandes empresas também demandam. E o Omniture Publish (que faz parte da aquisição da Visual Sciences pela Omniture) tem a vantagem de combinar publicação e analítica baseada na web.

Recentemente, o InfoWorld avaliou detalhadamente CMS de código aberto e o Alfresco WCM recebeu a melhor nota por usabilidade e extensibilidade. Para empresas que querem suporte, o Alfresco também provou ser muito forte. O Magnolia é mais uma opção, com edições para a empresa e a comunidade (gratuita). Outros projetos CMS de código aberto excelentes são o Drupal, Joomla, OpenCms, Plone CMS e TYPO3.

A escolha de um sistema de gerenciamento de conteúdo adequado certamente exige que você faça uma análise profunda das necessidades da sua organização e, em seguida, “case” estas necessidades com as funcionalidades de um produto – ao mesmo tempo respeitando suas próprias limitações de budget e recursos. Se você não pensou antes, pense agora em como o CMS pode ir além da publicação de conteúdo. Serviço eficiente ao cliente, novas oportunidades de receita e maneiras melhores de se comunicar com o cliente são reais possibilidades sem quebrar a banca.

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