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Como administrar o orçamento de TI em 2020? Aqui vão 8 dicas

Administração do budget cabe exclusivamente ao gestor de TI, mas é preciso ter destreza e influência com o board para ter e mostrar resultados

Por Anderson da Fonseca*

14/01/2020 às 14h00

Foto: Shutterstock

Naturalmente, empresas amadurecidas colocam à disposição do gestor de TI um orçamento anual para ele dar conta de todos os custos da área. Os acionistas, o board e a alta direção normalmente entendem muito de negócios, mas não possuem o conhecimento necessário para se envolverem com as questões envolvendo a Tecnologia da Informação. Deixam, então, o desafio para quem entende a missão de planejar o que se faz necessário para obter resultados nesta área.

Um olhar ingênuo sobre a situação nos permitiria considerar “quão maravilhosa seria aquela verba toda” à disposição para “fazer acontecer” na TI. Certamente, estamos aqui apenas imaginando que ela possa ser realmente suficiente. Ingenuidade à parte, nós sabemos que, na vida real, a coisa não é bem assim. Para começar, o orçamento normalmente é menor do que deveria ser e as necessidades latentes e urgências do dia-a-dia tornam este orçamento ainda mais escasso, insuficiente.

Com as necessidades básicas de infraestrutura, segurança e gestão, a situação se complica quando temos que cumprir as novas exigências que surgem pelo caminho, incluindo LGPD, GPDR e os padrões regulatórios de cada vertical de mercado.

A administração do budget cabe exclusivamente ao gestor de TI, certamente. Entretanto, ocasionalmente, eu me encontro com gestores com dificuldades para colocar o orçamento no caminho certo. Sendo assim, respeitosamente, aqui posso sugerir algumas “dicas de ouro” que podem fazer a diferença em hora de lidar com o orçamento e os desafios de TI

Leve a sério o TCO

TCO (Total Cost of Ownership) é aquela estimativa financeira projetada para avaliar os custos diretos e indiretos relacionados à aquisição de todo recurso importante, como software e hardware. Indo muito além da aquisição em si, deve-se levar em consideração os gastos para manter tudo em funcionamento, ou seja, o custo de manutenção e atualização do que foi adquirido.

Se este exercício ainda não foi colocado em prática, é importante começar iniciar agora. Muitas vezes, é quase impossível analisar corretamente o “bonde que já está andando”, e nós entendemos isso. A dica de ouro para este caso é que o TCO comece a ser analisado e estudado, especialmente a partir de novas aquisições e depois que sejam incorporados os recursos já existentes.

Os custos de manutenção, suporte e treinamento

Tudo isto é básico, mas agora a coisa começa a ficar mais interessante. Depois do TCO, é necessário calcular os custos de manutenção, treinamento e suporte à infraestrutura de TI. Deve-se começar a calcular despesas hipotéticas como, por exemplo, o custo de recuperação de um desastre, ou – até mais grave – o roubo de dados via ransonware. Também devem ser considerados as despesas com a reparação da segurança, por parada de sistemas, indisponibilidade do ambiente e outros prejuízos hipotéticos, porém estimáveis, como a eventual perda de reputação por um serviço indisponível.

Quando se tem condições de colocar na mesa da alta diretoria – board - um documento que evidencia de forma coerente e concisa quanto vale o investimento que você está gerenciando e - muito mais do que isto – capaz de demonstrar o tamanho do prejuízo caso este investimento não seja feito ou administrado adequadamente, você passa a ser ouvido com atenção especial. Se você já saiu com aquela sensação de derrota de uma reunião de planejamento de budget, você sabe exatamente do que estamos falando.

Gestão do orçamento não é um trabalho que traz resultados imediatos. Sabemos que muitas vezes pode-se levar mais de um ano para que um budget seja pensado e planejado corretamente, principalmente porque o melhor planejamento é aquele que leva em conta eventos inesperados e erros de percurso. Entretanto, o gestor que dispõe de um bom TCO, não somente receberá mais atenção do board, como também estará munido de documentação que o ampara no caso de uma destas catástrofes realmente vir a acontecer e quem deveria ter dado atenção não o fez. Nada como ter um sonoro “não foi falta de aviso” na manga quando o dia ruim chegar.

Nada de tecniquês

Use a linguagem que o gestor entende: o retorno dos investimentos, o ROI. Normalmente, não adianta ou sequer fica bem responder em português um e-mail escrito em mandarim, ou vice-versa. Se isso é fato, por que é que insistimos em dialogar com nossos gestores em uma língua diferente daquela usada por eles para dialogar conosco? Quem é de TI, certamente, já passou por esta situação. Como nós pensamos tecnicamente, existe uma tendência natural de responder da mesma maneira às questões de negócio.

Mas, se a língua que seu gestor consegue entender é a de “resultados”, não adianta insistir no “tecniquês”. Daí a importância de trazer o ROI (Return of investiment) para dentro da sua administração de budget, para que você esteja pronto para responder com “resultados”, antes mesmo que a pergunta apareça.

O TCO te ajuda com “o que comprar” e com o “porque comprar”, entretanto, só o ROI consegue fazer a ponte entre a TI e o board e demonstrar como os investimentos podem retornar para a empresa. Falar de catástrofes te ajuda a ganhar atenção devido a um medo justificável, mas o que realmente pode te destacar - como um profissional de excelência – são os resultados positivos para a empresa.

Tecnologias que ajudam a gerenciar e reduzir os investimentos e custos em TI

A gestão de TI baseadas em planilhas não funciona mais. Já foi o tempo em que os recursos podiam ser administrados por meio de planilhas eletrônicas e documentos não estruturados. Além de possibilitarem o monitoramento dos recursos de TI, as soluções tecnológicas atuais permitem economizar tempo, aumentar a disponibilidade, a produtividade e potencializar tudo o que representa esforço em TI. Aplicar cortes de gastos linear ou horizontalmente, na base da média geral de despesas, não funciona. É necessário adotar maneiras mais inteligentes. É debruçado sobre este tipo de fato que o departamento de TI pode brilhar e demonstrar seu valor.

Por isso, considere o valor do investimento, o ganho de performance que a tecnologias oferece, a diminuição de custo operacional e a redução de erros operacionais, seja por falha humana ou mal desempenho dos processos existentes. O aumento de satisfação dos clientes, os possíveis ganhos de mercado, melhorias internas e – finalmente - o possível aumento da lucratividade dos produtos e serviços da empresa.

Observe o todo e não perca as oportunidades de mudança

O gestor de TI, muitas vezes ultra atarefado, acaba focando apenas no “seu quintal”. Entretanto, observar outras necessidades da empresa pode fazer a diferença. Como, por exemplo, como aconteceu com a sugestão dada pela TI para que a empresa migrasse para a telefonia digital, uma iniciativa que trouxe economia e deixou o orçamento das organizações ainda mais eficazes.

Se o “boom” da telefonia digital não foi na sua época, você não pode perder, por exemplo, o que está acontecendo com a computação em nuvem e a mobilidade empresarial. Outra área que vem ganhando espaço é o Enterprise Service Management (ESM), com a incorporação de outras áreas – tais como RH e facilities - ao tradicional ServiceDesk (antes só focado no atendimento e suporte de TI). Incorporar o ESM em sua área de atuação pode oferece excelentes oportunidades para demonstrar o valor da TI, como prestador de serviço interno relevante para toda a empresa e - quem sabe? - ganhar aquele dígito que faltava no orçamento da sua TI.

Utilize bem as soluções que já possui. Atualize sempre e migre na hora certa

O motivo é simples: quanto mais útil é um sistema, mais ele é respeitado e mantido em operação. Boa parte das empresas ainda mantém o Windows 7 em seu parque de TI porque muitas aplicações apenas rodam nesta versão do sistema operacional ou porque migrar para Windows 10 envolve nova rodada financeira de atualizações, nem sempre suportada pelos orçamentos enxutos.

Treinamento é investimento

Pensar em gestão dos recursos de TI sem levar em contas as pessoas é um grande equívoco. De nada adianta possuir as tecnologias mais avançadas se as equipes não foram capacitadas para usar corretamente e o máximo de cada sistema. Então, a capacitação das equipes deve entrar no orçamento como investimento e não como despesa, apenas.

A recomendação é que não haja tolerância para subutilização de ferramentas, pois com o seu mal-uso, ela pode acabar sendo descartada sem necessidade e indo junto com ela um recurso ou funcionalidade vital para a operação do negócio ou que poderia salvar sua empresa no futuro. Por esta razão, para usar melhor o recurso é necessário ter pessoas treinadas para isso.

Apoio externo também conta

Um bom planejamento também deve considerar o apoio profissional externo, de empresas reconhecidamente capazes – e com histórico positivo de implementações e serviços. Antes de adquirir algo novo, solicite e uma boa demonstração das capacidades e baseadas no retorno de investimento. Considere também ouvir quem já possui a solução desejada já implementada.

Ouvir os colegas que passam pelos mesmos desafios orçamentários também vale muito. Para isso, uma dica: seja metódico, organizado e atento. Afinal, cuidar de orçamento de TI é o mesmo que “cuidar de dinheiro dos outros”. Se com o nosso orçamento pessoal temos que ter atenção, imagine em uma empresa onde as somas são muito mais elevadas e qualquer centavo investido no lugar errado pode resultar em milhões em perdas.

*Anderson da Fonseca é Gestor de Negócios e de Customer XP da ACSoftware, fornecedora de tecnologias e serviços baseados nas tecnologias ManageEngine

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