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Como os gerentes de projetos podem usar analytics para melhorar resultados de negócios
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Como os gerentes de projetos podem usar analytics para melhorar resultados de negócios

Aqui está o que você precisa saber para se tornar mais experiente em dados e gerar melhores resultados de projetos

Moira Alexander, CIO (EUA)

24/03/2021 às 10h42

Foto: Adobe Stock

Com as taxas de falha do projeto permanecendo problemáticas, muitos gerentes de projeto estão recorrendo aos dados para obter ajuda. O uso adequado dos dados pode eliminar as suposições da tomada de decisões e fornecer suporte tangível que os gerentes de projeto podem usar para orientar suas equipes. Os dados também podem provar o valor ao ajudar os gerentes de projeto a agendar trabalho, alocar recursos, aumentar a eficiência, reduzir custos e gerenciar riscos de forma mais eficaz.

O principal meio pelo qual os gerentes de projeto potencializam os dados é o uso de business intelligence e business analytics. Business intelligence (BI) é uma combinação de software e processo usado para coletar, armazenar e analisar big data de várias fontes e para converter esses dados em informações úteis. O BI é considerado uma forma descritiva de data analytics, pois enfoca a alavancagem de dados passados ​​e presentes para colher insights sobre o que aconteceu ou o que está acontecendo atualmente em um determinado processo. O BI dá às empresas e escritórios de gerenciamento de projetos (PMOs) acesso a métricas em tempo real para dar suporte à tomada de decisões melhor e mais rápida e para obter maior visibilidade em projetos, processos e seus resultados.

Business analytics (BA), por outro lado, é considerado preditivo, pois se concentra no “porquê” para ajudar a fazer previsões mais informadas sobre o futuro. Com o BA, os dados são analisados para prever melhor os desafios e se adaptar para fornecer melhores resultados.

PMOs com visão de futuro estão reconhecendo a necessidade de que as decisões e ações do projeto sejam apoiadas por dados factuais sólidos. Tornar-se um gerente de projeto verdadeiramente orientado por dados significa intensificar seu jogo em todos os aspectos do planejamento e execução do projeto - especialmente quando se trata de alocar e gerenciar recursos escassos, mas valiosos.

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Aqui está um pouco de como a integração de data analytics nas práticas de gerenciamento de projetos pode beneficiar muito os resultados do projeto.

Combinar, alocar e agendar recursos

O gerenciamento de recursos é uma área complicada para gerentes de projeto porque os recursos costumam ser escassos e estão sempre mudando, tornando difícil planejar e alocar o uso de recursos em qualquer projeto, muito menos quando vários projetos competem por recursos. Os dados são essenciais para a tomada de decisões eficazes sobre a disponibilidade e alocação de recursos. O sucesso dos projetos depende da capacidade de combinar habilidades, alocar os melhores recursos e programar os recursos disponíveis.

Ter acesso a dados de projetos anteriores e atuais permite que os gerentes de projeto aloquem melhor os recursos para os projetos atuais e planejem melhor os futuros. Ao coletar e analisar dados em um só lugar, os gerentes de projeto podem identificar quais recursos estão sendo subutilizados ou superutilizados, permitindo que eles mudem os recursos quando necessário e agendem de acordo.

As empresas que usam planilhas autônomas do Excel em vez de ferramentas de BI integradas a seus conjuntos de gerenciamento de projetos geralmente estão em desvantagem. As ferramentas integradas de BI podem não apenas reduzir as chances de a equipe ser superutilizada e, portanto, esticada além de seus meios e possivelmente exaurida, mas também podem ajudar a garantir que os cronogramas de agendamento de projetos sejam realistas e identificar os fatores de risco que podem se tornar obstáculos para atingir esses cronogramas. Os gerentes de projeto podem usar dados para desenvolver KPIs de gerenciamento de recursos, como indicadores de conflitos de recursos ou conclusões de tarefas no prazo.

Aumentar a eficiência

O BI pode ajudar os PMOs a descobrir e melhorar fluxos de trabalho internos complicados ou eficiências baseadas em tecnologia, alertando os gerentes de projeto sobre mudanças que precisam ser realizadas para melhorar como as partes interessadas e as equipes de projeto se conectam, trabalham juntas e se comunicam. Ao descobrir e lidar com as ineficiências, as equipes de projeto podem se concentrar em trabalhos de maior valor e entrega de projetos mais rápida.

É apenas sendo capaz de reunir dados sobre os processos existentes e ineficiências que os gerentes de projeto podem identificar gargalos e outros obstáculos baseados em processos e abrir um caminho para a mudança. O BI pode isolar processos ineficazes ou ineficientes e melhorar a eficiência geral da tomada de decisões. Também ajuda a desenvolver KPIs, como tempo planejado versus tempo real gasto em tarefas, erros humanos ou o número de solicitações de mudança.

Gerenciar riscos

Os riscos podem vir de muitas formas diferentes e de fontes internas e externas. A ameaça que um risco pode representar pode ter um impacto menor ou maior nos projetos, em um programa inteiro ou em um portfólio. Muitas empresas permanecem no modo reacionário quando se trata de risco e conformidade, em vez de se antecipar aos riscos potenciais usando ferramentas de BI.

O gerenciamento de risco e conformidade é uma das áreas mais críticas onde o BI pode desempenhar um papel fundamental na identificação de problemas. Os dados fornecem aos gerentes de projeto informações concretas que podem isolar muitos tipos de riscos de projetos anteriores e atuais e permite que repensem suas estratégias de gerenciamento de risco para ir além de serem reativos.

Fazer uso de ferramentas de BI e BA

A chave para obter insights acionáveis é determinar os tipos de dados necessários para tomar decisões essenciais - especialmente em tempos de incerteza. É essencial avaliar cuidadosamente os recursos das ferramentas de BI e BA para garantir que forneçam aos PMOs insights em tempo real relevantes para apoiar o projeto e as metas de portfólio da sua empresa. Aqui estão alguns recursos importantes a serem procurados.

Ter uma infinidade de recursos de BI e BA embutidos ou integrados com ferramentas de gerenciamento de projeto não deve ser uma prioridade; em vez disso, é mais benéfico se concentrar em ter os recursos certos, incluindo:

  • A capacidade de importar e atualizar dados com o clique de um botão
  • A capacidade de ter uma análise "e se" integrada para o planejamento e gestão de recursos
  • Capacidades de modelagem e previsão
  • Painel de controle personalizável em tempo real
  • Acesso seguro baseado em função
  • Gráficos e tabelas visuais claras
  • Interface simples de arrastar e soltar
  • Recursos de detalhamento fácil
  • Integração perfeita com outros aplicativos
  • Acesso móvel seguro para quem trabalha remotamente
  • Opções de autoatendimento rápidas e fáceis para todas as funções de usuário
  • Capacidade de compartilhar informações facilmente com outras partes interessadas
  • Recursos de relatórios

Embora os recursos e capacidades de BI possam diferir dependendo do projeto, os gerentes de projeto devem garantir que os recursos essenciais para melhorar os resultados de seus projetos específicos sejam enfatizados em suas estratégias de dados. Isso permitirá que eles aproveitem a inteligência de negócios de maneira eficaz para obter percepções acionáveis, seja uma questão de gerenciamento de recursos, avaliação de riscos ou estabelecimento de processos e comunicação mais eficientes.

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