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Além da recuperação de dados: a visão de um CIO sobre preservação digital

Preservação digital é um esforço formal para garantir que as informações de valor permaneçam acessíveis e utilizáveis. E ela requer planejamento

Joseph Kraus, CIO (EUA)

02/09/2019 às 20h34

Foto: Shutterstock

Embora a maioria das organizações de TI tenha se dedicado a estabelecer procedimentos de backup e recuperação de dados como parte de suas operações, poucas consideram a preservação digital de longo prazo como parte do planejamento da proteção de dados. O estabelecimento de um plano formal para garantir o acesso a informações ao longo do tempo está se tornando cada vez mais essencial, já que a quantidade de informações digitais continua a se expandir e serve como o único registro do ativo de uma empresa.

A preservação digital é um esforço formal para garantir que as informações digitais de valor permaneçam acessíveis e utilizáveis. Envolve planejamento, alocação de recursos e aplicação de métodos e tecnologias de preservação. Isso é feito para garantir o acesso contínuo ao conteúdo digital reformatado e gerado, independentemente dos desafios de falhas e mudanças tecnológicas.

Um plano viável leva em consideração que o conteúdo digital em repouso e em uso podem ser corrompidos. Além disso, os materiais são impactados por tecnologias subjacentes que se tornarão obsoletas, fazendo com que os arquivos fiquem ilegíveis e inacessíveis.

A realização de backup e restauração de conteúdo digital NÃO garantem a sua preservação, embora seja essencial integrar a preservação a uma estratégia de proteção de ativos digitais. Como CIO, você se importa com o assunto? Você possui propriedade intelectual digital que se espera manter um alto nível de integridade e acessibilidade ao longo do tempo? Você tem conteúdo digital que possui um período de retenção "em perpetuidade"? Se sua resposta for afirmativa a essas perguntas, é necessário considerar estratégias de preservação de dados além do backup e restauração para a continuidade dos negócios.

Como prática, a preservação digital é bastante incipiente e restrita. Existem poucos aplicativos corporativos que atendem a essa demanda. Geralmente, há um abismo entre a TI e os profissionais de preservação digital em museus, bibliotecas, governo e instituições educacionais. Esse fato foi reforçado quando ofereci minhas perspectivas sobre preservação digital e a importância de estabelecer um ambiente de preservação na conferência anual do Preservation and Archival Special Interest Group realizada neste ano na Cidade do México, onde encontrei muitos conservadores digitais, mas não profissionais de TI.

Preservação digital como mandato operacional

Como CIO, se você pratica a preservação digital mas não está envolvido, envolva-se. Por quê? Porque o conteúdo digital destinado à preservação pode atrapalhar o seu espaço de armazenamento disponível e a sua conectividade de rede. Se você não tem uma prática de preservação, mas atende a alguns dos critérios mencionados acima, terá uma tarefa árdua para educar os executivos e o Conselho sobre os riscos inerentes que a sua organização enfrenta com o status quo.

Existem padrões internacionais (ISO 16363 e outros) que cobrem o tópico, mas um dos mais fáceis e diretos que encontrei é o padrão da National Digital Stewardship Alliance. Esse padrão fornece uma maneira fácil de avaliar a sua organização em um nível de 1 a 4 quanto à maturidade da preservação digital. Para atingir o nível 4, da perspectiva da TI, você deve manter 3 cópias do seu arquivo digital distribuídas geográfica e tecnologicamente. Você também deve manter uma cópia que não seja acessível por humanos.

A separação geográfica reduz os riscos de perda dos arquivos motivados por desastres naturais, falta de energia ou erros causados pelo homem. Além disso, a separação dos arquivos em diferentes infraestruturas mitiga o risco de uma única falha tecnológica comum colocar tudo a perder. Ter três cópias em três datacenters diferentes usando o mesmo provedor de nuvem não atende a esse requisito. Já os arquivos mortos devem ser restritos para um número pequeno de equipes de preservação e suporte, com a rede de arquivos mortos sendo segmentada para fornecer mais segurança. A disponibilidade e o monitoramento de acesso também são fundamentais.

Conclusões e recomendações de melhores práticas

Felizmente, consegui fornecer uma pequena perspectiva centrada em TI sobre o básico da preservação digital, embora haja muito mais implicações do ponto de vista empresarial e organizacional. Aqui estão algumas recomendações para quem pode estar pensando em uma estratégia de preservação digital:

  • Determine o risco para o seu conteúdo digital a longo prazo.
  • Eduque seus principais interessados ​​quanto ao risco.
  • Identifique os requisitos da sua organização para preservação digital que estejam alinhados com sua missão geral de integridade e acessibilidade dos dados.
  • Forme uma equipe multifuncional estreitamente integrada com TI, equipe de preservação digital e as principais partes interessadas.
  • Estabeleça a governança apropriada a longo prazo. Esse não é um projeto único, mas uma prática estabelecida que deve ser sustentável ao longo do tempo.
  • Faça uma avaliação mais detalhada das práticas atuais e futuras de manutenção de conteúdo digital.
  • Comunique os requisitos de preservação digital aos criadores de conteúdo. Você não precisa apenas de uma plataforma de preservação digital, mas de um ambiente integrado de gerenciamento de ativos digitais, para que os metadados apropriados possam ser capturados na criação para atender aos padrões de preservação para arquivamento.
  • Estabeleça fontes de financiamento, reconhecendo que esse não é um ROI típico, mas um investimento na preservação do conhecimento.
  • Faça parceria com especialistas da área. Embora a indústria seja relativamente jovem, existem profissionais e especialistas renomados em preservação digital.

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