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A Automação de Processos Robóticos está em ascensão

Quando se trata de gerenciamento de processos, a motivação pela eficiência é essencial. Use o RPA para ajudar a simplificar os processos herdados

Bruce Harpham *

02/01/2019 às 8h36

Foto: Shutterstock

Mais automação e recursos de IA estão chegando ao gerenciamento de processos de negócios (BPM) na forma de automação de processos robóticos (RPA). Ao automatizar processos de negócios baseados em regras, o RPA pode ajudar a agilizar as operações de negócios. De certa forma, no entanto, o RPA representa um progresso incremental em vez de um avanço revolucionário. Além disso, muitas ferramentas de RPA ainda contam com esforços humanos significativos para identificar processos, criar funções de negócios e testar software.

Ainda assim, o lado positivo é convincente. A AT&T é uma empresa que usa o RPA para economizar dinheiro em operações. Sua equipe de gerenciamento de interrupções “recebe informações de interrupções em tempo real, gerencia tickets de despacho e fornece informações de chamadas para clientes afetados por interrupções”, diz Sorabh Saxena, vice-presidente executivo e presidente de operações de negócios globais da AT&T. “Este projeto oferece uma redução de custo de cerca de US$ 3 milhões por ano.” Além disso, observa Saxena, se esse processo for tratado com sucesso, pode ajudar a aumentar a retenção de clientes.

Com benefícios como esse, a busca por oportunidades para aplicar o RPA em toda a empresa não deveria ser uma surpresa.

"Atualmente, estamos trabalhando em mais de noventa aplicativos de RPA em toda a empresa", diz Ken O'Brien, vice-presidente executivo e CIO da RRD, que oferece serviços de comunicações comerciais e soluções de marketing e tem mais de 43 mil funcionários em mais de 30 países .

A RPA já forneceu benefícios significativos para a RRD. "Nos últimos 12 meses, usamos a automação de processos robóticos para criar internamente 8 mil funcionários nas áreas de faturamento, declarações de fornecedores e relatórios", diz O'Brien.

Essa capacidade de liberar pessoal para tarefas de alto nível é o verdadeiro benefício não reconhecido do RPA.

"Nós não experimentamos nenhuma perda direta de empregos como resultado da RPA", diz O'Brien. "Em vez disso, melhoramos a produtividade ao liberar a capacidade dos funcionários que estavam gastando parte de seu tempo fazendo tarefas administrativas para usar suas habilidades para resolver problemas mais complexos".

Renovação de processos legados
Em muitas organizações, o RPA é visto como um ajuste ideal para melhorar processos legados.

“Usamos o RPA em profundidade como uma técnica para interrogar e interagir com os aplicativos legados de pedidos, provisionamento, faturamento de telecomunicações para alimentar BPO [Business Process Orchestration] para ajudar a validar pedidos e criar automação de pedidos”, diz Saxena, da AT&T.

A complexidade das fórmulas de precificação, mecanismos de desconto e pagamentos em atraso tornam o gerenciamento de cobrança e fatura um dos principais candidatos à automação de processos robóticos.

“Há uma necessidade crítica de RPA em muitas funções financeiras, como contas a pagar, contas a receber, geração de faturas, processamento de faturas e gerenciamento de ordens de compra devido a pressões para aumentar o desempenho do back-office”, diz Brian Shannon, vice-presidente sênior de estratégia e operações para as Américas em Serrala. “A automação de tarefas de processamento simples, como codificar faturas com base em dados históricos ou enviar lembretes para ações pendentes, pode ser executada por bots. Como essas funções de back-office são repetíveis e previsíveis, os bots são perfeitos para o trabalho. ”

A empresa internacional de serviços industriais Baker Hughes, do grupo GE, colocou a RPA para trabalhar na melhoria de seus processos tributários.

“Implementamos a RPA em nosso departamento fiscal cobrindo 100 auditorias e reduzindo o tempo de execução de 30 dias para até 2 dias. A economia de custos é de US$ 450 mil para um departamento. A solução é escalável em toda a GE, significando uma economia de milhões depois de implantada ”, afirma Lia Johnson, diretora de gerenciamento de programas de dados e análises da Baker Hughes.

Naturalmente, a gerência ainda mantém a responsabilidade de definir a orientação geral e os princípios em uma área operacional tão complicada quanto impostos e conformidade, mas os processos em si podem ser melhorados de maneira significativa por meio da automação.

Organizações que buscam cumprir a promessa de automação devem saber que não há uma solução única para melhorar seus processos de negócios. “Usamos uma variedade de ferramentas com base no tipo de RPA e escopo, incluindo Automation Anywhere, Blue Prism e UIPath”, diz O'Brien.

O kit de ferramentas exato que você usará dependerá das suas necessidades organizacionais, mas um tema comum é garantir a qualidade dos dados antes de automatizá-los, pois a aceleração do processamento de dados de baixa qualidade é contraproducente. As organizações também devem analisar criticamente as etapas em seus processos de negócios para garantir que maiores ganhos possam ser obtidos com a automação. Por exemplo, se você estiver digitalizando um processo em papel, poderá melhorar significativamente o processo. Em vez de ter uma etapa do processo, como "aguardar o recebimento da aprovação da correspondência entre os escritórios", a aprovação poderia ser incorporada ao fluxo de trabalho.

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