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7 dicas para aproveitar ao máximo sua equipe de projeto (mesmo a distância)
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7 dicas para aproveitar ao máximo sua equipe de projeto (mesmo a distância)

No mundo desafiador de hoje, é mais importante do que nunca enfrentar novos projetos com pessoas que trabalharão com habilidade e eficiência

John Edwards, CIO (EUA)

24/07/2020 às 8h33

Foto: Adobe Stock

Lançar um novo projeto de TI é sempre um desafio. Acrescente uma pandemia, incerteza nos negócios, instabilidade econômica e uma força de trabalho dispersa e distraída, e a tarefa se torna ainda mais assustadora.

Apesar dos vários obstáculos que os líderes de projeto enfrentam nos tempos difíceis de hoje, ainda é possível formar uma equipe de classe mundial que atenda, ou mesmo supere, os indicadores de desempenho, orçamento e tempo projetados. O segredo está na persistência, na gestão forte e em manter um foco nítido no objetivo final. Aqui estão sete dicas que ajudarão você a começar.

1. Comece a planejar

Antes de montar uma nova equipe de projeto, o líder precisa estabelecer a razão de ser do empreendimento - sua justificativa para a existência - com base no prazo previsto, nas metas e no valor planejado da empresa. "Definir o escopo do trabalho, as partes interessadas internas e externas, o conjunto de habilidades necessárias e a carga de trabalho necessária é fundamental para atender às metas do projeto e determinar as necessidades da equipe", diz Rob Dreussi, CIO da empresa de consultoria de TI do hospital HCTec.

O planejamento do projeto deve ser concluído antes de avançar com qualquer outra coisa ou o empreendimento será prejudicado antes de sair do portão de partida. "É fundamental que os líderes façam isso no início de um projeto para garantir que todos os envolvidos estejam alinhados com o objetivo e os resultados esperados", explica Tammy Alairys, Líder em Transformação de Tecnologia da unidade de consultoria consultiva da EY Americas.

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2. Identifique e selecione os participantes da equipe

Depois que a missão e os objetivos de um projeto são definidos e compreendidos, é hora de começar a montar uma equipe capaz que guiará o empreendimento até sua conclusão bem-sucedida. Um dos maiores desafios que os líderes de projeto enfrentam é selecionar membros da equipe que possuam a combinação certa de produto, habilidades técnicas e de colaboração.

"Procure algumas pessoas fortes nas três [áreas] para começar, depois preencha o restante da equipe com pessoas fortes em uma ou duas áreas e que possam se complementar", aconselha Chris VanHoeck, Diretor de Programa e Projeto Gestão da empresa de consultoria e pesquisa tecnológica ISG. "Não descarte o indivíduo introvertido, tecnicamente forte, mas silencioso, que pode ser um forte jogador de equipe".

Embora seja sempre bom recrutar membros da equipe que possuam uma variedade de habilidades, tente se concentrar nos candidatos que possuem o conhecimento de software ou sistema necessário para concluir o projeto, sugere Brad Willman, Diretor de TI da Entrust Solutions, um provedor de serviços gerenciados de TI. "Procure também os membros que demonstraram eficiência e trabalho em equipe comunicativo em suas experiências de trabalho", diz ele.

Nicole Athanassiadis, Vice-presidente de Tecnologia de Negócios de TI da Mitel, diz que se concentra em combinar os membros da equipe aos objetivos do projeto. "Eu me concentro nas habilidades técnicas necessárias para minha equipe". Athanassiadis acredita que toda equipe deve incluir um analista de negócios. Esse indivíduo pode trabalhar com o líder do projeto para entender os processos de negócios relevantes para os objetivos do projeto e interagir com as partes interessadas do negócio e especialistas no assunto para entender suas preocupações e necessidades. "O analista de negócios pode vir de dentro da organização de TI, de uma equipe de unidade de negócios ou de um fornecedor externo que está ajudando na implementação da solução", acrescenta ela.

3. Designar tarefas

Existem várias maneiras de atribuir tarefas aos membros da equipe. A abordagem mais apropriada a ser usada dependerá da complexidade, tamanho do projeto e da participação de terceiros, como fornecedores ou parceiros de negócios. Modelos em cascata e agile são as metodologias mais usadas. "Tradicionalmente, em uma abordagem em cascata, as tarefas são alocadas com base em dependências e esforço de trabalho", diz Alairys. "Mais recentemente, a metodologia agile permite que equipes e membros do Scrum tenham mais autonomia para priorizar suas próprias tarefas".

Independentemente do modelo usado, todas as tarefas devem ser abertas e completamente visíveis. "As tarefas devem ser atribuídas eletronicamente para criar visibilidade e responsabilidade em toda a equipe", aconselha Dreussi. "Uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos pode mostrar todas as tarefas em todo o portfólio de projetos, incluindo horas esperadas, horas reais e atualizações de marcos em tempo quase real".

Também é importante que os participantes sejam notificados de suas obrigações e responsabilidades exatas desde o início do projeto. "Cada membro da equipe deve entender qual papel está desempenhando e o que é esperado deles em seu papel", diz Athanassiadis. A conscientização de tarefas e funções é particularmente importante ao gerenciar uma equipe grande, que pode incluir membros com tarefas sobrepostas.

4. Incentive a colaboração

A comunicação aberta e transparente é essencial para uma colaboração bem-sucedida. "As reuniões regulares da equipe, incluindo as paradas diárias, devem se concentrar no trabalho em questão e em quaisquer problemas que estejam impedindo o progresso da equipe", recomenda VanHoeck. "Quando o líder da equipe incentiva os membros a identificar problemas [pendentes] e, em seguida, apoia sua resolução, através da assistência de colegas de equipe ou entrando em contato com a equipe, conforme necessário, a colaboração é incentivada e se alimenta", explica ele.

Embora nada ultrapasse o valor das interações cara a cara, as trocas presenciais geralmente não são possíveis no ambiente de trabalho atual com pandemia. A videoconferência fornece a melhor alternativa seguinte e é frequentemente a única opção quando os membros da equipe estão espalhados por vários locais. "Seja pessoalmente ou por meio de bate-papo por vídeo, uma cadência regular de reuniões e pontos de verificação é vital para a colaboração e a moral da equipe", diz Dreussi.

Ao planejar sessões de colaboração, é importante respeitar as necessidades individuais e os horários de trabalho dos participantes. Normalmente, os problemas de tempo podem ser resolvidos sendo atenciosos e flexíveis. "Com a tecnologia de colaboração de hoje, ficou muito mais fácil encontrar o equilíbrio certo entre reuniões [virtuais] presenciais e check-ins rápidos", observa Dreussi.

5. Forneça motivação

Quando aplicada corretamente, a motivação é uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos. É responsabilidade do líder inspirar a equipe colocando tarefas pequenas, aparentemente insignificantes, em uma visão maior. "Quando o objetivo final estiver longe, a liderança deve encontrar maneiras de comemorar os marcos intermediários e os pequenos sucessos e dar aos colegas de equipe o reconhecimento que eles merecem para mantê-los motivados", diz Alairys.

"Não há molho mágico", declara Dreussi. "Se você deseja que seu projeto seja bem-sucedido, deve se envolver [com] reforço positivo", aconselha ele. Os líderes não podem simplesmente lançar um projeto, dar um passo atrás e aguardar atualizações semanais de status. "Eles precisam pensar em maneiras de ajudar sua equipe e criar valor agregado além do escopo inicial de trabalho, quando possível".

As pessoas geralmente acreditam que apenas um grande orador pode inspirar equipes, diz VanHoeck. "Embora essa habilidade certamente ajude, inspirar a equipe é melhor realizado quando [os membros] veem claramente onde seus esforços contribuem para o sucesso da equipe e da organização", observa ele. Comece definindo o trabalho em contexto e comunicando qual será o objetivo final. "Depois disso, verifique se cada indivíduo reconhece como seu esforço se encaixa no objetivo da equipe e da organização".

Nenhum projeto existe no vácuo, observa Miles Ward, CTO da empresa de serviços de consultoria de negócios e tecnologia SADA. "Líderes lideram liderando, não apontando o dedo e saindo pelas costas".

6. Gerenciar o conflito

Raramente as equipes de projeto atingem seus objetivos sem sofrer ataques periódicos de discórdia interna. Isso nem sempre é uma coisa ruim, no entanto. De fato, argumentos construtivos geralmente podem ser usados como uma ferramenta para resolver com êxito problemas difíceis. O truque consiste em não permitir que a dissidência entre em argumentos pessoais ou se estenda para áreas que não são relevantes para o assunto em questão.

Tente chegar à raiz da disputa, aconselha Willman. "Determinar se o problema está surgindo do próprio projeto ou de desacordos pessoais pode ajudá-lo a encontrar um caminho a seguir", explica ele. "Como líder da equipe, determine quais conselhos ou clareza sobre as metas do projeto você pode oferecer para resolver as dificuldades da equipe de projeto de TI". Se os problemas interpessoais são os culpados, Willman sugere recorrer ao RH para obter assistência.

Desacordos mais tranquilos também exigem ouvir os membros da equipe e respeitar todas as opiniões, diz Athanassiadis. "Todos os membros da equipe têm perspectivas diferentes para contribuir; portanto, ouça, trabalhe para entender e traga os membros de volta à visão e aos objetivos compartilhados do projeto".

7. Recompense a equipe

Celebrar o sucesso é uma maneira de baixo custo e alto impacto para recompensar uma equipe por um trabalho bem-feito. As recompensas tangíveis e intangíveis podem ajudar os membros a voltarem para suas funções habituais de trabalho e incentivar a participação em projetos futuros. Athanassiadis recompensa suas equipes, dando aos participantes a oportunidade de descomprimir. "Um pouco de tempo de inatividade é sempre apreciado", observa ela.

As recompensas monetárias são sempre apreciadas, mas devem ser tratadas através do RH em tempo hábil, aconselha VanHoeck. "Esperar seis meses após o término do projeto pela recompensa não fornece o reforço positivo que resulta na continuação do comportamento desejado", explica ele.

Athanassiadis também gosta de dar a suas equipes algum reconhecimento interno e público. "Normalmente, envio materiais para promover o que a equipe fez", diz ela. A Mitel também possui um programa formal de reconhecimento, o Bravo Rewards, que destaca as conquistas importantes da equipe. "É uma boa maneira de destacar o trabalho da equipe como um todo, mas também como todos contribuíram individualmente", observa ela.

E não se esqueça

Qualquer projeto é uma jornada, observa Athanassiadis. "Pode haver tempestades no começo, mas não há nada melhor do que sair de um projeto com esse sentimento de realização".

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