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Três erros e três acertos na localização de documentos

25% do tempo dos colaboradores corporativos é perdido com procuras ineficazes por documentos nas empresas. Como acertar?

Rafael Cichini *

Publicada em 17 de abril de 2015 às 07h47

Estima-se que 25% do tempo dos colaboradores é perdido com procuras ineficazes por documentos nas empresas. A melhor receita para combater esse problema é utilizar sistemas de buscas corporativas, como o Google Search Appliance.

O crescimento dessa solução é visível: pesquisa da Gartner indica que até 2017 o segmento deve crescer 11,2% ao ano. Entretanto, não basta ter um equipamento. É preciso se cercar de boas práticas para garantir o pleno funcionamento do recurso. Confira os três acertos e os três erros mais comuns no setor de Enterprise Search:

Os três acertos

Palavras-chave ideais – conteúdos com tópicos adequados otimizam a procura, pois os primeiros resultados na página já irão corresponder com o termo digitado pelo colaborador.

Atualização constante – realizar a manutenção adequada e estar atento às atualizações dos equipamentos faz com que o produto funcione de maneira rápida e tenha todas as funções compatíveis com o que há de melhor no mercado.

Organização – elaborar um planejamento para evitar que dados sejam duplicados nas fontes de informação da empresa também ajuda a realizar a busca corporativa e evita que o funcionário pegue um dado desatualizado.

Os três erros

Conteúdo pobre – não adianta ter um sistema eficiente de buscas corporativas se o documento tem um conteúdo ruim e palavras-chave inadequadas. Dessa forma ele não aparecerá nas primeiras páginas de resultados.

Pouca integração – a solução não pode ser adquirida para resolver apenas o problema inicial. É preciso integrá-la aos sistemas da companhia para que possa indexar todos os documentos existentes.

Falta de cultura – ainda há a ideia de que investir em equipamentos que otimizem a busca é desperdício de dinheiro. Os empresários não conseguem visualizar a perda que sofrem de tempo e recurso na produtividade dos colaboradores quando uma pesquisa é ineficiente.


(*) Rafael Cichini é CEO da Just Digital, empresa especializada em soluções enterprise para gestão de conteúdo e search, e Presidente da Associação Drupal Brasil



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