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Gestão

16 dicas para maximizar o tempo gasto em iniciativas transformacionais

Veja como eliminar práticas que desperdiçam recursos e simplificar o modo como o trabalho é feito

Paul Heltzel, CIO/EUA

Publicada em 04 de setembro de 2018 às 16h30

Não importa se você está transformando uma organização ou apenas querendo melhorar a colaboração... eliminar as práticas herdadas que desperdiçam tempo e simplificar a maneira como você gerencia os projetos normalmente são prioridades. Então, quais práticas você deve incorporar para economizar tempo? E quais práticas correntes de se fazer as coisas precisam ser descontinuadas?

Pedimos aos líderes de tecnologia que dessem dicas para ganhar eficiência, eliminar abordagens que desperdiçam tempo e domar os maus hábitos. Eles ofereceram dicas específicas sobre a remoção de barreiras ao sucesso, bem como técnicas para obter sucesso sem demora.

Atenção com a nuvem
A nuvem é, obviamente, uma ótima ferramenta de colaboração e permite que os colegas visualizem o progresso e façam mudanças rapidamente, diz Jim McNeil, CMO da iboss. Mas as soluções em nuvem também podem criar novos problemas e perdas de tempo quando não puderem trabalhar juntos.

“Existem muitas soluções pontuais, as organizações acabam com a expansão de aplicativos e não compartilham informações valiosas entre as soluções em nuvem”, diz McNeil. "E precisamos ter cuidado com o shadow IT e garantir que os serviços que ativamos sejam seguros e entreguem a funcionalidade que precisamos."

Otimize o uso de email
E quanto à tecnologia que desperdiça mais tempo do que economiza? Rajiv Gupta, vice-presidente sênior de soluções em nuvem da McAfee, acha difícil abandonar o e-mail e substituí-lo por outras formas de mensagens, mas diz que a caixa de entrada consome tempo e atenção.

"E-mail é indutor de estresse, porque me preocupo com o tempo gasto escaneando e-mails desinteressantes. Já perdi e-mails importantes, que precisavam da minha atenção urgente, por conta disso", diz Gupta. "Com os avanços na IA, estou muito otimista de que o problema de e-mail se tornará menor".

O diretor de informática da Cint, Oscar Carlsson, diz que o problema não é o próprio e-mail, mas práticas ineficientes de e-mail que desperdiçam seu tempo e  o de seus colegas de trabalho.

“Manter cinco colegas em todos os e-mails faz com que esses colegas gastem tempo abrindo seu e-mail, consumindo as informações e, em seguida, julgando se devem agir ou não”, diz Carlsson. "Oitenta a 90% desses e-mails não eram destinados a essas pessoas, o que significa que você criou enormes ineficiências em sua organização. Ao adicionar novas pessoas a uma conversa, faça isso com um propósito e resuma as informações necessárias para evitar que eles tenham que passar por uma cadeia de e-mails de cinco semanas para entender que ação precisam tomar. ”

Evite práticas watterfall
Nick DiLisi, diretor de tecnologia e CTO da eMoney, aconselha que você reduza qualquer processo em que uma equipe esteja entregando tarefas a outra, em oposição a abordagens mais atuais.

"A tradicional abordagem em cascata para o desenvolvimento de software já deixou de ser funcional para uma quantidade razoável de projetos", diz DiLisi. “As equipes de tecnologia precisam se concentrar em garantir que seus processos tenham o ciclo de desenvolvimento mais curto possível. A tecnologia muda a um ritmo tão rápido que as equipes precisam permanecer ágeis e se adaptar a essas mudanças ”.

Chris Fielding, CIO da Sungard AS, oferece uma visão semelhante.

“A mudança organizacional - como a mudança para metodologias ágeis - é difícil, por que exige esforço, tempo e apoio sustentados pela liderança da organização”, diz Fielding. 

Amplie seu network
DiLisi recomenda aumentar sua rede profissional - e incorporar sua rede em sua tomada de decisão - buscando a experiência de seus colegas.  

"Você pode trocar ideias e perguntas, o que é incrivelmente importante para que você performe", diz DiLisi. "Embora muitos possam pensar que certos problemas são exclusivos de nossas próprias organizações, falar com os outros rapidamente nos lembra que todos estão trabalhando em questões semelhantes e podem ajudar."

Elimine projetos piloto desnecessários
Você pode economizar tempo evitando construir uma tecnologia que não vá resolver diretamente um problema de negócios, argumenta DiLisi.

“Quando empresas estabelecidas usam palavras como prova de conceitos (POC) para tecnologias como nuvem, inteligência artificial e aprendizado de máquina - elas realmente não exigem um POC”, diz ele. “No entanto, as empresas ainda precisam entender essas tecnologias e como aplicá-las às necessidades do negócio. As tecnologias estão amadurecendo em um ritmo acelerado e coisas como os POCs resultam em uma despesa cara que não fornece muito valor”.

Falhe rápido
Sungard Fielding diz que as empresas que trabalham para incorporar práticas ágeis ou DevOps devem encontrar uma ferramenta de suporte personalizável para ajudá-las no processo.

“É fundamental, então, aprender quais recursos dão a você e à equipe de liderança as informações necessárias para impulsionar a mudança, ajustar o curso conforme necessário para garantir que o movimento para frente não pare”, diz. “É importante descobrir quais recursos agregam valor e descartar rapidamente aqueles que não agregam valor.”

Evite redundâncias
Procure um caminho de entrega único, diz Jeff Gill, CIO da Neustar. Faça o que puder para evitar processos duplicados que se sobreponham aos negócios ou clientes.

“É essencial que as equipes de TI tenham um processo de captação claramente definido para novas ideias e objetivos estratégicos”, diz Gill. “Uma vez definidos os objetivos, defina claramente as prioridades e crie projetos de TI bem definidos. Isso permitirá que as equipes técnicas entendam o que precisa ser feito. E se concentre mais diligentemente na entrega de marcos que se alinham a um cronograma, escopo e orçamento pré-determinados. Em última análise, a economia de tempo entra em vigor quando as equipes técnicas estão evitando o retrabalho ”.

Exponha problemas e deixe a equipe decidir
Gill enfatiza a comunicação franca entre grupos de trabalho, desenvolvendo filas de projetos eficazes, mantendo dashboards permanentemente atualizados.

"Para mim, é menos sobre tecnologia e mais sobre hábitos de trabalho", diz Gill. “Geralmente, os profissionais de TI são solucionadores de problemas educados. Acho mais eficaz concentrar-me em expor os problemas e ajudar as equipas a escolher quais problemas enfrentar primeiro, em vez de se concentrar apenas em poupar tempo. Na maioria das vezes, as equipes técnicas escolherão suas próprias ferramentas e tecnologias para resolver o problema do tempo ”.

Adote standups
John Prestridge, diretor de marketing e vice-presidente sênior da EasyVista, é um fã de reuniões em pé, e acha que devem ser uma das primeiras coisas a fazer quando se deseja simplificar as coisas.

"As reuniões devem ser reservadas para resolver problemas e devem durar apenas por um período necessário para alcançar os resultados requeridos”, explica.

Adote o software de produtividade mais adequado 
Prestridge, como outros aqui, prefere evitar o e-mail para fazer as coisas, achando-o contraproducente e perturbador. Em vez disso, ele prefere ferramentas projetadas especificamente para colaboração.

“O Slack é muito útil para colaboração assíncrona em torno de projetos-chave”, diz Prestridge, “e suporta uma abordagem mais ágil para o trabalho, que acelera o progresso do projeto. Ele ajuda você a mudar rapidamente para um projeto e ver a caixa de diálogo e os documentos associados. O Trello é bom para priorização e visibilidade de seus projetos. É excelente para manter as prioridades certas à sua frente. ”

Elimine o que não está funcionando
Vários profissionais entrevistados disseram que “a maneira como sempre fizemos as coisas” é uma bandeira vermelha que normalmente cobre práticas ineficientes ou desatualizadas.

"As novas tecnologias devem gerar novas eficiências que, por definição, desafiam o pensamento antigo", diz Tim Mackey, evangelista de tecnologia do Synopsys Software Integrity Group. “Por exemplo, as melhores práticas de como você corrige um aplicativo herdado são na verdade modelos arriscados quando aplicados a soluções em contêiner ou sem servidor.”

Pare de mexer o passado
Na mesma linha, McNeil, da iboss, diz que o viés de confirmação pode frear a transformação digital. Ele é freqüentemente surpreendido quando os executivos ficam presos no que foi feito antes.

“Você não pode resolver novos problemas com o pensamento antigo, diz McNeil. “Você precisa se concentrar nos resultados desejados e depois trabalhar de trás para frente. As respostas que você precisa estão nas perguntas que você faz. Com muita frequência, as organizações reprimem os curiosos e isso é exatamente o oposto do que eles precisam fazer ”.

Amigo até que os advogados entrem em cena
Eventualmente, diz Mackey, você vai se deparar com uma situação em que você vai querer o conselho do departamento Jurídico da sua empresa. Para acelerar as coisas, conecte-se a elas antes de precisar delas.

“Estatisticamente, as coisas - por exemplo, questões de governança de TI - vão dar errado em algum momento e ter sua equipe jurídica do seu lado desde o início fará com que a resolução de um problema seja mais suave e ajude a evitar conflitos”, diz Mackey. "A propósito, isso está fortemente relacionado à compreensão de como os riscos fluem dentro de uma organização."

Observe a fluência de recursos
Os atrasos podem vir de uma tecnologia ostensiva que economiza tempo e que acaba se revelando um problema para sua organização, levando a gastos fora de controle e perda de tempo, diz Mackey.

“Avalie o sucesso e responsabilize as equipes por seus projetos e pelo escopo do projeto”, argumenta ele. “Todos nós já vimos grandes projetos de TI com escopo ruim e sem orçamento. Os projetos mais bem-sucedidos tendem a começar menores, depois se comprovam e constroem o sucesso enquanto aprendem como as melhores práticas do setor funcionam dentro das regras de governança de sua organização. Em outras palavras, há mais de uma maneira de resolver um problema e, às vezes, combater a inércia organizacional não é produtivo ”.

Se puder, evite a primeira geração de tecnologias emergentes
Fielding diz que muitas vezes é inteligente ter cuidado com a tecnologia nascente, que freqüentemente vem acompanhada de armadilhas e perda de produtividade.

"É importante avaliar quais novas tecnologias valem o risco e quando é melhor esperar pela próxima geração", diz ela. “Novas tecnologias que apoiam mudanças organizacionais não estão isentas de riscos. Vi várias novas ferramentas de planejamento e soluções de armazenamento que simplificam o custo total de propriedade, mas que são posteriormente substituídas”.

tempo

Controle a multitarefa
Os funcionários são mais produtivos quando têm as ferramentas necessárias para gerenciar o tempo e priorizar projetos com facilidade, diz Prestridge. Ele também aconselha a encontrar maneiras de manter a equipe focada.

“O bom com software de colaboração como o Slack e o Microsoft Teams é que você pode manter sua equipe informada com atualizações ou pedir ajuda a um grupo em um problema e pode economizar dias pesquisando a pessoa certa”, diz Prestridge. “A desvantagem é que isso também serve como um dos maiores disruptores de nossos dias e forçará você a sair do seu pensamento profundo que é necessário para tarefas mais complexas. Para um programador de TI, isso pode ser devastador, pois ele precisa se concentrar e criar um fluxo para resolver problemas complexos e, ao ser interrompido, só pode realizar um trabalho superficial. Acho que estamos falando sobre disciplina. Você vai querer reduzir a multitarefa para melhorar o pensamento profundo e a qualidade do trabalho. ”



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