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Esta é uma boa hora para revisar detalhes do seu plano de contingência

Dentre as ações que os CIOs devem tomar para manter as operações funcionando diante de uma crise, estão a atualização de todos os contatos e treinamento de funcionários para trabalho remoto

Da Redação, com Computerworld/EUA

Publicada em 27 de maio de 2018 às 11h00

Com a greve dos caminhoneiros entrando em seu 7º dia, aumenta também a necessidade de um plano de continuidade de negócios que garanta, efetivamente, a operação da companhia em qualquer circunstância ou adversidade.

As discussões trazidas à tona pela greve podem ser boas oportunidades para os departamentos de TI renovarem seus projetos de contingência e reconquistarem a confiança dos seus clientes internos. 

Seguem dez dicas de como desenvolver ou reativar um plano para continuidade de operações:

1- Fique calmo
Adote o comportamento que quer ver nos seus funcionários. Continue a ser produtivo. Muitas empresas confiam na possibilidade dos seus empregados trabalharem de casa para continuar operando durante uma crise. Então é preciso reforçar o treinamento para o  trabalho remoto. Reforçar desde as informações meramente técnicas (como usar dispositivos e tecnologias de acesso remoto seguro) até as práticas de trabalho em grupo para garantir a colaboração entre equipes que estão em locais diferentes. Não esqueça ainda de abranger práticas de segurança e ergonomia em casa; ou também repassar questões pertinentes a recursos humanos, como feedback e solução de conflitos.

2- Envolva todo o time de executivos no estabelecimento de práticas de relacionamento entre equipes
Definir regras de como a equipe do escritório vai interagir com equipes remotas pode garantir uma transição tranquila e ajudar a resolver eventuais crises entre quem pode e quem não pode trabalhar remoto. Garanta, especialmente, que a carga de trabalho de quem está remoto é equivalente à carga de trabalho de quem está no escritório, de forma que o senso de justiça e igualdade prevaleça.

3- Atualize e teste seus contatos
Muitas empresas passaram por cortes nos últimos seis meses. Por isso, as listas de funcionários e as formas de contatá-los podem estar desatualizadas. Renove a lista e teste seu sistema de ligações de emergência. Você precisa de um canal confiável de comunicação conhecido por todos.

Ligue para os proprietários dos imóveis onde estão localizados seus data centers e tenha certeza que terá acesso total às instalações em locais afetados pela greve.  Um deles pode necessitar de trabalho extra. Se a operação for na nuvem, inclua os fornecedores em seu plano de contingência.Existem muitos cenários a serem considerados. 

4- Teste seus planos e sistemas para trabalho remoto
Os sistemas de acesso remoto precisam estar prontos para um grande número de pessoas conectadas ao mesmo tempo. Talvez seja preciso disponibilizar mais portas para sistemas de acesso remoto.

"Tenha certeza que tem alta disponibilidade para todos os seus sistemas”, recomenda Phil Hochmuth, diretor do programa Enterprise Mobility da IDC. “Certifique-se, também de ter um sistema secundário de acesso em caso de falha. É preciso prover o maior número de portas possível”, afirma. 

homeoffice

5- Tenha certeza que funcionários importantes contam com acesso banda larga
Pessoas importantes na corporação devem ter banda larga fixa e móvel. O analista da IDC recomenda a contratação de serviços de diferentes fornecedores, para ter contingência. O setor de telecomunicações comunicou à Anatel sua preocupação com a greve dos caminhoneiros e pediu prioridade para o abastecimento dos veículos das empresas para atender eventuais demandas de manutenção das redes. 

O setor ainda não registrou problemas com a greve, mas quer se antecipar. “Ainda não aconteceu nada, mas se houver uma situação emergencial não teremos como atender. E não dá para esperar acontecer. Temos que nos precaver", disse aos jornais o presidente do SindiTelebrasil, Eduardo Levy.

6- Treine seus funcionários
Identifique quais aplicações são críticas e precisam continuar rodando em qualquer situação e quem pode garantir isso. Treine seus funcionários para que haja pessoas com as habilidades e certificações corretas em número suficiente para manter os sistemas de missão crítica funcionando. Isso é especialmente importante em mercados regulados, como o financeiro, nos quais os profissionais precisam de certificação para lidar com dados de clientes. Tenha pessoas certificadas por toda a organização, assim é possível manter as portas abertas. 

7- Desenvolva um plano de degradação
Considere que terá de rodar sua operação por alguns dias com apenas 60% do pessoal. Determine quem vai ficar no comando e garanta acesso aos dados para este profissional. 

8- Cuide do seu pessoal
A reação correta para uma crise é saber, primeiro, se seus funcionários estão bem. Depois, preocupe-se com a continuidade dos negócios. As empresas precisam pensar primeiro nos funcionários. A tendência é olhar para equipamentos e instalações, e não para a força de trabalho. As companhias também precisam entender que seus funcionários vão cuidar de seus familiares e, então, pensarão em seus empregos e clientes.

9- Resolva os problemas tão logo apareçam
É literalmente impossível que qualquer iniciativa de negócios funcione sem crises ou problemas e um programa de trabalho remoto não é exceção. Lide com crises imediatamente. Funcionários remotos tendem a imaginar problemas maiores que eles realmente são ou eventualmente não ver os problemas pelo mesmo motivo: estão longe do escritório e perdem boa parte do movimento interno e das conversas de corredor.



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