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6 dicas de orçamento para líderes de TI

Os orçamentos de TI não devem apenas refletir planos estratégicos de curto prazo, mas também impulsionar a inovação. Veja como garantir que você está no caminho certo

Mary K. Pratt | CIO

Publicada em 10 de maio de 2018 às 09h43

O orçamento de TI diz muito sobre seus proprietários: se os executivos têm um roteiro para o futuro e se eles estão dispostos a pagar por isso; se os líderes da empresa valorizam a inovação ou se eles ainda vêm a tecnologia como apenas uma função auxiliar.

Então, o que o seu orçamento diz sobre você, seu departamento de TI e a visão da organização para seu futuro?

 Quanto do orçamento reflete o negócio como de costume, e quanto vai para inovação e Transformação Digital?

Claro, os orçamentos devem refletir os planos estratégicos da empresa para o próximo ano, alocando dinheiro para projetos considerados de alta prioridade com base em metas e objetivos de negócios, diz Larry Wolff, presidente e COO da Ouellette & Associates Consulting.

Mas o orçamento de TI podem fazer muito mais do que isso, se for montados usando as questões e táticas corretas, de acordo com Wolff, pesquisadores, consultores e líderes de TI. Eles dizem que os CIOs podem usar o orçamento como uma ferramenta para impulsionar mais inovações, com o objetivo de entregar não apenas a TI tática, mas o tipo de serviços tecnológicos que produzem a verdadeira Transformação Digital.

Aqui estão seis dicas de orçamento que os especialistas dizem que ainda não são seguidas com frequência, mas podem produzir bons resultados  para CIOs.

1 - Use benchmarks
Kevin Sauer, CIO da Preferred Homecare, com sede em Phoenix, adota uma abordagem metódica para preparar o orçamento anual de TI da empresa, passando por sessões de planejamento estratégico com seus colegas de trabalho e identificando prioridades para entender melhor as iniciativas empresariais de tecnologia que precisam ser financiadas,  as necessidades de manutenção e renovação da infraestrutura de TI e de itens de serviços corporativos mais rotineiros.

"Começamos com o KTLO" - as despesas para manter as luzes - e depois perguntamos o que querem fazer com as melhorias ", diz ele.

Uma vez levantados os números, ele compara seu orçamento de TI com o que os pesquisadores relatam como gastos ótimos para a empresa e outros fatores - um exercício que ele começou a fazer quando assumiu como CIO há quatro anos.

A Sauer diz que usa benchmarks para comparar seu orçamento com outros, mas também para que ele possa colocar os gastos de TI em perspectiva para o CEO, seus colegas executivos e o conselho - uma estratégia que o ajudou a aumentar o financiamento para iniciativas chave.

2 - O bom CAPEX  é o que reduz o OPEX
Em uma época de instabilidade econômica e financeira, alta do dólar, aumento da taxa de juros, inflação crescente, retração de crédito, queda da poupança interna e escândalos de corrupção, é imprescindível rever a estrutura de capital da companhia, sendo esta uma atividade sumária da governança corporativa.

É comum e frequente nesse cenário de crise ter a necessidade de investir em modernização e/ou expansão, isso com objetivo único de assegurar uma melhor rentabilidade e maior competitividade. Mas, para isso, é preciso planejar muito e a curto prazo, ter um forte controle desse projeto, estar atento às oscilações da economia, da atividade econômica e do mercado de atuação, além de prever possíveis adequações e ajustes às vezes necessários durante o plano de investimento.

Para começar um planejamento é preciso pensar e: CAPEX e OPEX. Em termos de estratégia de negócio é melhor, atualmente, transformar o CAPEX em OPEX.

Hoje, o gasto de TI pode ser mais OPEX. E a vantagem disso é que a empresa pode gerir melhor a realização dessas despesas - uma proposta muitas vezes atrativa para as partes interessadas. O OPEX promove um lucro maior por reconhecer uma despesa menor quando comparada com a despesa destacada pelo CAPAX, que tem impacto direto nos resultados periódicos.

Wolff  propõe capitalizar o dinheiro gasto no desenvolvimento de aplicativos críticos, bem como em atualizações e adições ao software existente, tendo em mente que o bom CAPEX  é o que reduz o OPEX.

3 - Deslocar gastos para as linhas de negócios

Em 2017, um estudo da IDC descobriu que as unidades de negócios financiam cada vez mais o gasto corporativo em TI. Na verdade, a IDC prevê que as despesas de tecnologia das áreas de negócio serão iguais às dao departamento de TI até 2020.

Essa é uma tendência positiva para os CIOs, diz Eskander Yavar, da BDO USA. Na verdade, ele diz que os CIOs devem incentivar as linhas de negócios a colocar mais gastos com tecnologia sob seus próprios orçamentos. Embora o dinheiro venha, em última análise, da mesma bolsa corporativa, independentemente do departamento que responda pelos gastos, os CIOs que vêem os departamentos de negócios terem mais orçamento tecnológico muitas vezes vêem iniciativas de TI mais bem-sucedidas, diz Yavar.

Ele explica: Os executivos de empresas que incorporam despesas de TI como parte de seus próprios orçamentos têm mais incentivo para se certificar de que esses investimentos paguem. Como resultado, eles tendem a trabalhar mais estreitamente com o CIO e a equipe de TI para desenvolver indicadores de desempenho chave. Eles estão mais motivados para ajustar os projetos quando eles não estão cumprindo os objetivos pretendidos, o que, por sua vez, leva a melhores resultados e ROIs mais elevados.

4 - Invista em estrelas

Como os CIOs nunca recebem dinheiro suficiente em seus orçamentos anuais para financiar cada item em suas listas de tarefas, eles precisam fazer escolhas sobre o que é financiado e o que não acontece.

Então, os CIOs devem seguir uma regra simples ao fazer essas escolhas: coloque mais dinheiro em estrelas; não coloque dinheiro em limões, diz Andy Roswell-Jones, vice-presidente e diretor de pesquisa do Gartner.

Essas crenças exigirão que os CIOs realizem avaliações mais críticas de projetos em andamento e custos operacionais. Eles terão que examinar quais itens estão fornecendo os melhores retornos possíveis, e quais eles estão financiando por hábito ou porque são um projeto de estimação de alguém ou porque produziram resultados.

Roswell-Jones reconhece que os CIOs não podem descartar todos esses itens de seus orçamentos, especialmente se a tecnologia ainda executa uma função necessária. Mas os CIOs devem se certificar de que alocam o montante mínimo exigido.

"Você pode ter que colocar alguns recursos neles - você não pode matá-los completamente - mas são as estrelas nas quais devemos estar investindo mais fortemente", acrescenta.

orçamento

5- Fundo para o futuro

O orçamento de TI deve refletir mais do que as necessidades estratégicas da organização para o próximo ano. Ele também precisa criar uma visão de três a cinco anos. Os CIO líderes fazem isso, garantindo que haja dinheiro para iniciativas que lancem as bases para o futuro da organização.

"Uma vez que você tenha uma ideia clara do que o futuro pode vir a ser, então você sabe o que você precisa olhar em um ano e investir de acordo", diz Roswell-Jones.

No entanto, ele e outros consultores dizem que os CIOs ainda sentem pressão para reduzir os custos e manter os gastos baixos e, como resultado, tendem a ter a maioria (se não todo) o seu orçamento focado nos pedidos de gastos mais imediatos e em mais projetos táticos.

Embora essas pressões não mudem, Roswell-Jones aconselha os CIOs a lutar por mais recursos de pesquisa e desenvolvimento.

Ele cita as pesquisas anuais do Gartner, mostrando que os orçamentos de TI das empresas norte-americanas aumentaram apenas 2,1% este ano - em comparação com 5,6% para os orçamentos de TI da empresa para organizações com base na China - como uma indicação de que os departamentos de TI dos EUA não estão acompanhando inovação. As empresas brasileiras, então...

"Se você é uma empresa pensando em como o digital irá promover a disrupção de seu negócio ou do mercado de atuação da empresa e você não está alocando dinheiro para esses projetos de transformação, então você não está fazendo o orçamento corretamente", diz ele.

6 - E fundos para corrigir o passado

A maioria das empresas está atada com ambientes de legado excessivamente complexos que usam mais recursos do que o valor comercial deles justifica, diz Rudy Puryear, líder da prática de TI global na Bain & Co.

No entanto, muitos orçamentos de TI contêm fundos inadequados para corrigir problemas legados, diz ele. Em vez disso, eles financiam exclusivamente, primeiro, despesas para manter as luzes acesas e, em segundo lugar, apenas os projetos que atendem às necessidades comerciais mais imediatas.

As organizações com essa abordagem irão despertar um dia para perceber que seus ambientes estão no final da vida, deixando-os com riscos inaceitáveis ​​e uma necessidade de se arrumar para solucionar o problema.

"O que acreditamos ser a melhor prática é não deixar chegar a esses ponto. Então você começa com uma certa quantidade de orçamento todos os anos para resolver os problemas com o legado, o problema de complexidade, a necessidade de se modernizar, certificando-se de que você não está se aproximando do fim da vida de muitos recursos", diz Puryear.

Os CIOs devem lutar contra a "tirania do urgente", pelo qual as necessidades mais urgentes recebem toda a atenção, ele diz. Em vez disso, tratar da necessidade de orçamento para se modernizar.

Puryear aconselha os CIOs a negociar com os CEOs para recuperar parte do dinheiro economizado através da modernização e da criação de eficiências. Em seguida, os CIOs podem reinvestir esse dinheiro em outros projetos de modernização, criando assim um departamento de TI ainda mais enxuto e mais produtivo.



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