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Como escolher as ferramentas de colaboração mais adequadas

Profissionais de TI dizem que a colaboração é uma prioridade para suas empresas, por isso é importante escolher com sabedoria

James A. Martin, Computerworld/EUA

Publicada em 21 de julho de 2017 às 13h40

A perspectiva de escolher ferramentas de colaboração parece excepcionalmente assustadora? Para muitas pessoas, sim.

A recente proliferação de software de colaboração deixou muitos tomadores de decisão confusos", explica Alan Lepofsky, vice-presidente e analista principal da Constellation Research.

Escolher as opções mais adequadas não é apenas um desafio - é extremamente importante. Quase sete em 10 profissionais de TI dizem que a colaboração é prioridade ou é essencial para suas empresas, de acordo com uma pesquisa recente da Spiceworks, encomendada pelo fornecedor de videoconferência Lifesize.

Aqui está o que você precisa saber para escolher corretamente.

O cenário de colaboração mudou
Durante anos, o mercado de software de colaboração foi "um pouco chato", dominado pelo Lotus Notes (agora IBM Notes), disse Lepofsky. As suítes de colaboração existentes eram evoluções dos gerenciadores de e-mail, explica.

No início dos anos 2000, as ferramentas de mensagens instantâneas e conferências na Web começaram a agitar esse mercado. Isso empurrou grandes empresas, como IBM e Microsoft (com o Outlook/Exchange), a adicionarem ferramentas semelhantes ao Notes ao seu ecossistema, embora o processo tenha demorado anos e as empresas também tenham demorado em adotá-las.

Em meados da década de 2000, blogs e wikis de startups como a Socialtext e a PBWiki passaram a ofercer maneiras diferentes para os funcionários compartilharem conteúdo. Inicialmente, as empresas usavam o software dessas startups, mas logo suas características se tornaram comuns a conjuntos de ferramentas de colaboração.

Depois, há cerca de oito anos, startups inspiradas no Facebook e no Twitter, como Jive, Yammer e SocialCast começaram a oferecer ferramentas de colaboração de redes sociais para empresas. Em pouco tempo, IBM, Microsoft, Salesforce, Oracle, SAP e outros grande players seguiram o exemplo em suas ofertas de colaboração.

A partir daí, a colaboração empresarial evoluiu, graças a aplicações de compartilhamento de arquivos, incluindo o Box e o Dropbox; serviços de gerenciamento de projetos como Trello, Asana, Wrike e Workfront; e uma nova geração de aplicativos e serviços de colaboração, como o Slack e o HipChat, que incorporam mensagens, conversas de vídeo, compartilhamento de arquivos e outras ferramentas.

O mercado de software de colaboração continuará a crescer
Hoje, o mercado de colaboração empresarial é "diversificado e fragmentado", fazendo com que as organizações manipulem várias plataformas e ferramentas para as mais diversas finalidades como gerenciamento de trabalho colaborativo, colaboração empresarial, comunicações unificadas, mensagens, gestão de equipes, etc, de acordo com um estudo da Forrester lançado no fim do ano passado .

E vai continuar crescendo também,  a uma taxa anual composta de 13% (CAGR), de 2016 a 2024, superando os US $ 8,5 bilhões até 2024, de acordo com a Global Market Insights. Um estudo do ReportLinker chegou a uma conclusão semelhante, estimando o CAGR em 13,2%.

"Estamos em um período de transição", disse Jim Lundy, CEO da Aragon Research. "Nós ainda dependemos do e-mail e dos mensageiros móveis. Como resultado, muitas empresas contam com várias ferramentas de colaboração específicas para gestão de tarefas.

A maioria (92%) dos profissionais de TI que participaram da pesquisa da Spiceworks/Lifesize implementou ou está considerando implementar várias ferramentas de colaboração e usa uma média de 4.4 ferramentas ou plataformas diferentes, de três provedores diferentes. Não surpreendentemente, lidar com múltiplos sistemas cria desfaios adicionais de gerenciamento, segurança, qualidade de serviço, entre outros.

Conjunto de colaboração versus melhor da raça?
Para os tomadores de decisão na área de TI, a escolha também pode passar pela customização de ferramentas oferecidas por grande players.

Entre os fornecedores de plataformas de colaboração empresarial mais conhecidos estão a Microsoft (com Outlook/Exchange, Office 365, SharePoint e Skype para empresas); IBM ( Collaboration Solutions); Cisco ( Spark e software de colaboração relacionados ); E Google (com G Suite e outras ferramentas).

As melhores ferramentas de colaboração oferecem APIs, interoperabilidade e contam com um grande ecossistema de ferramentas de terceiros construídas em torno delas, muitas vezes ideais para pequenas e médias empresas, disse Kennedy. Tais ferramentas, da Trello e Atlassian , oferecem mais flexibilidade do que as suites de colaboração tradicionais, dando às equipes uma experiência semelhante a IFTTT.

IFTTT significa 'If This Then That', e diz respeito a serviços de software que ligam duas ferramentas diferentes para desencadear uma interação automatizada entre elas. Por exemplo, o Trello se integra muito bem aos documentos do Google Drive , explica Kennedy, então as atualizações feitas no Trello podem atualizar automaticamente o Google Doc.

Entre as novas ferramentas de colaboração, a Slack parece estar "assumindo o controle do mundo", disse Kennedy, porque é bem adaptada às equipes virtuais e dispersas, adiciona novos recursos frquentemente e é móvel.

O Slack também expandiu recentemente para o espaço empresarial com o Grid . E o Amazon Chime pode se tornar um player significativo no mercado de colaboração e chegar a incomodar empresas mais estabelecidas, como a Microsoft, opina Lundy.

A Salesforce é outro player importante, porque pode integrar facilmente inúmeros aplicativos de terceiros, observa Lundy.

E não ignore o Workplace do Facebook, lembra Lepofsky. Como o software é do Facebook, muitos usuários já sabem como usá-lo. Além disso, é  integrado ao Microsoft Active Directory, à ferramentas Salesforce e outras ferramentas corporativas.  

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Melhores práticas para escolher software de colaboração
Tal como acontece com qualquer aquisição de tecnologia, a escolha do software de colaboração deve seguir um processo disciplinado:

1 - Concentre-se no problema, não na tecnologia
É fácil ser seduzido pela tecnologia - mas é muito mais importante ter em mente os problemas que você está tentando resolver, disse Lepofsky. "Pense por que você está olhando para o novo software de colaboração. É para ajudar o time de vendas a vender? Aumentar a eficácia de suas campanhas de marketing? "

Responder a esse tipo de perguntas primeiro irá ajudá-lo a "descobrir o que você precisa", disse ele.

2 - Evite escolher a ferramenta da moda
"Só porque uma suíte de colaboração é uma ótima solução, não significa que seja a mais adequada para uma organização de médio e grande porte. É responsabilidade da área de TI compreender as necessidades da empresa e escolher uma solução que melhor atenda a essas necessidades", diz Jerry Evangelista, arquiteto de soluções de TI da Sungard Availability Services.

3 - Opte por ferramentas que os usuários adoram
Muitas vezes, um usuário configura um teste para uma ferramenta de colaboração baseada em nuvem, como o Slack, porque é fácil de usar, disse Kennedy. Esse usuário pode se apaixonar pelo software e incentivar o resto de sua equipe a usá-lo. Sempre que possível, deixe os membros da equipe usarem as ferramentas que eles amam, porque seu entusiasmo provavelmente os tornará mais produtivos.

4 - Investigue os recursos de segurança
Tal como acontece com qualquer novo software, seja claro sobre os recursos de segurança, as opções e os controles administrativos de uma ferramenta de colaboração, disse  Lundy. Por exemplo, a ferramenta de bate-papo de grupo oferece criptografia de ponta a ponta?

Além disso, é importante que as ferramentas de colaboração ofereçam autenticação multifatorial.

E é fundamental que seu software de colaboração ofereça uma maneira fácil de provisionar e desprovisionar usuários, disse Kennedy. "Você precisa ser capaz de assistir novos funcionários rapidamente e desligar o acesso imediatamente quando um funcionário sai da empresa".

A integração com ferramentas como o Active Directory pode ajudar.

5 - Seja claro sobre o custo total de propriedade (TCO)
Dê uma olhada detalhada no TCO do software para sua organização, disse Bobby Beckmann, CTO of Lifesize. Qual infraestrutura é necessária para suportar um novo conjunto de ferramentas? Sua rede possui a largura de banda necessária?  Há necessidade de treinamento dos usuários? E de ajutes de infraestrutura?

Conhecer o TCO é crítico, mas atípico, disse Beckmann. Na pesquisa da Spiceworks, 56%  dos tomadores de decisão de TI disseram que não sabiam o quanto estavam gastando em assinaturas e licenças para soluções de conferência e colaboração. "E isso [é] apenas uma parte do TCO", disse ele.

6 - Garantir a interoperabilidade e a compatibilidade
Certifique-se de que a suíte ou o conjunto de ferramentas funcione bem com outros sistemas de software implantados em todo o seu ecossistema, disse Beckmann. E certifique-se de que o software é compatível com todos os dispositivos que os funcionários usam, especialmente os dispositivos móveis.

7 - Faça uma lista de verificação de recursos
Pergunte aos usuários quais recursos os ajudariam a ser mais produtivos, disse Kennedy. Considere ferramentas de software que ofereçam recursos úteis, como o rastreamento de tempo, o que pode ajudá-lo a determinar o custo real do trabalho, dos trabalhadores contratados e da produtividade.

E certifique-se de que o conjunto de colaboração tenha um recurso robusto de calendário compartilhado. "Ser capaz de colocar as datas de vencimento do projeto, prazos, horários de férias e marcos de desenvolvimento em um só lugar parece uma característica óbvia, mas muitas suites não fazem isso", disse Kennedy.



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