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Gestão

Três passos para um workshop de inovação em sua empresa

É importante também aplicar o mesmo pensamento em todo o processo de gerenciamento de inovação, no qual há geralmente cinco pilares fundamentais

Nicholas Evans *

Publicada em 17 de março de 2016 às 08h25

Workshops de inovação são práticas importantes para concepção de ideias, que podem complementar os contínuos processos criativos empresariais.

Assim como qualquer iniciativa ou recurso empresarial com a palavra "inovação" no título, esses eventos também estão sujeitos a exames minuciosos, avaliações e questões de diversos membros da organização, desde a liderança sênior, passando pelos gerentes e chegando até os funcionários. As perguntas mais frequentes podem girar em torno da eficácia desta prática, sua metodologia, duração, custo, comprometimento de recursos, objetivos e resultados. São exercícios geralmente inspirados em uma abordagem recente de gerenciamento simples, para garantir o retorno sobre o investimento.

Executivos e funcionários podem precisar da garantia que o workshop não é tão "pesado" por apresentar muitos processos, ser de longa duração, consumir muito do tempo dos funcionários, apresentar altos custos com viagens, ou ainda ser ineficiente na obtenção dos resultados ou objetivos esperados.

Se estiver gerenciando cada aspecto da inovação da sua empresa, particularmente workshops de inovação ou outras iniciativas que oferecem suporte à concepção direcionada de ideias, indico a seguir três passos para garantir que suas atividades passem pelo desafio e até mesmo superem as expectativas, considerando a filosofia de simplicidade.

Processos simplificados
A primeira área a ser revisada é a do processo que está por trás de seu workshop de inovação. A metodologia precisa ser leve, flexível e em linha com o objetivo para obter rapidamente os resultados esperados, mas com o nível apropriado de rigor, consistência e qualidade.

A técnica utilizada na reunião deve ir além e conter uma lista assertiva de práticas para a obtenção de ideias. O ideal é que essas concepções comecem pela identificação, passem pela categoria prioridade (por exemplo, por meio da promoção de votações) e finalmente, culmine nas ideias mais promissoras, que alcancem os casos de negócios relevantes e um roteiro para tomada de ações. O que acontece "após o workshop" deve ser da mesma forma, ágil e bem definido.

É importante observar a eficiência de cada etapa do processo do workshop, desde a geração até a finalização. Por exemplo, dentro do processo de concepção, verificamos que podemos coletar ideias enviadas eletronicamente de um grupo, em apenas 30 minutos, desde que os participantes tenham o contexto correto e a orientação antecipada para que possam concentrar os esforços.

Outro exemplo é a eleição de ideias, o que requer o número correto de critérios para fornecer dados suficientes de interpretação e análise, mas sem tomar muito o tempo dos participantes. Verificamos que quatro critérios de votação, sendo que dois deles têm foco no "impacto comercial" e dois na "facilidade de implementação", são de fácil gerenciamento e podem ainda oferecer insights suficientes para a priorização de projetos.

É útil também desenhar e oferecer diversas versões de duração do workshop, desde um formato com metade do dia, até um dia ou dois, com base no número de etapas e no tamanho do público. Em geral, a concepção é realizada com sessões de menor duração de votação e depois, avançamos para o desenvolvimento de casos de negócios, com a implementação de roteiros com sessões maiores.

O processo deve também oferecer suporte às sessões físicas, virtuais ou híbridas (isto é, participantes presenciais e com acesso virtual), com base no público pretendido e nos objetivos do exercício. Por exemplo, você pode realizar uma sessão presencial com clientes na qual o tempo de permanência física dos participantes é primordial, mas contar também com sessões virtuais ou híbridas, do ponto de vista do público interno.

Recursos simplificados
No que diz respeito aos recursos, é preciso garantir que está trazendo as pessoas certas para a iniciativa e que tem um programa robusto para capacitar e implementar colaboradores que possam realmente facilitar este evento, com o objetivo de fomentar a inovação.

Para escolher os participantes certos, uma prática recomendada é utilizar as áreas foco do workshop como uma forma de estimular a seleção de especialistas no assunto. Isso irá garantir que você tenha as pessoas certas envolvidas (física ou virtualmente) para abordar os tópicos pertinentes.

Por exemplo, na realização de workshops para clientes, eu normalmente trabalho de maneira antecipada com o gestor da empresa para determinar as metas e os objetivos do evento, além de definir precisamente as áreas principais para a sessão de obtenção de ideias. As principais áreas focam nos segmentos que o cliente deseja explorar as ideias inovadoras e variam entre seis e oito. Esta separação determina também a seleção dos participantes de ambos os lados, da empresa e da minha organização.

Para facilitar, contamos com um grupo global de mediadores capacitados. A meta é ter cobertura geográfica e de idioma em todo o mundo, mas com uma equipe pequena o suficiente para que possam realizar diversas sessões por ano e, desta forma, desenvolvam sua expertise. Isso ajuda a garantir a qualidade e a consistência nos workshops. Você pode pensar nisso como uma abordagem de "presença viável mínima" de mediadores suficientes para uma abordagem global, embora seja uma equipe focada e pequena o bastante para promover a qualidade e consistência do processo.

Por fim, se você souber os locais físicos principais em que realizará vários workshops de inovação por ano, ter mediadores locais capacitados pode ser outra estratégia interessante para reduzir os custos de viagem.

Tecnologia simplificada
Um software de apoio a decisões baseado em Cloud Computing pode ser uma ferramenta poderosa para obter ideias, discutir e revisa-las com o grupo (isto é, ouvir a área de vendas) e elencar as mais promissoras, com base no benefício comercial e na facilidade de implementação que apresenta.

Ao comparar os workshops via web com técnicas manuais tradicionais, tenho visto um aumento de duas a quatro vezes no número de ideias que podem ser geradas em um processo de votação virtual, que é bem mais eficiente.

Em um workshop de inovação típico, utilizando um software em nuvem, podemos capturar de 50 a 100 ideias de um grupo com 10 a 25 participantes e formar um conjunto das sugestões mais promissoras, dentro de duas a seis horas. Por outro lado, um workshop de inovação "tradicional" que utiliza anotações, pode gerar metade do número de ideias dentro do mesmo intervalo de tempo e sem nenhum nível de prioridade de ideias.

Talvez ainda mais importante, o software permite que todo o grupo de participantes contribua com ideias em pé de igualdade, por oferecer o acesso para o envio de ideias de maneira eletrônica, ao contrário do processo manual realizado em papel ou em um quadro ou lousa central, que tende a favorecer os poucos que mais se manifestam na sala. Esse pode ser um dos benefícios que agregam valor em um workshop de inovação, já que ele permite convocar uma equipe multidisciplinar ou de muitas unidades de negócios que podem não colaborar com regularidade. Este formato também fornece a disseminação cruzada de ideias e pode auxiliar em um processo de consenso.

Em suma, embora essas sejam algumas recomendações específicas relacionadas aos workshops de inovação, é importante também aplicar o mesmo pensamento em todo o processo de gerenciamento de inovação, no qual há geralmente cinco pilares fundamentais. Os programas de inovação atuais precisam estar adaptados para oferecer apoio às iniciativas de transformação digital e, por esse motivo, devem aderir aos mesmos princípios de operação, isto é, serem simples, ágeis, flexíveis e eficientes para que possam ser executados com velocidade e escala.

 

(*) Nicholas D. Evans lidera o Programa Estratégico de Inovação da Unisys



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